覚書

こんにちは
> 法人企業で事務所は賃貸です。
> ビルの1階に数台駐車場をビルの家主から借りています。
>
> ビル内に居住している一般住人から、「駐車場を利用していないときに貸してほしい」との相談がありました。
> 平日の遅い時間帯や企業休日（土日祝）
>

まず、既存の賃貸契約の内容を確認しましょう。
ほとんどの賃貸契約では、「また貸し」を禁止しているはずです。　賃貸契約に違反するならば、この覚書事態が、契約に反する行為を許容することになります。
ですから、まずその点を確認するべきと思います。

その上で問題がなければ、相手と契約を交わす事は可能です。
覚書だろうが、契約書だろうが、名前に関わらず、一定の期間で　書面で相手と貸すことを約束するならば賃貸契約です。
単に可能な範囲で便宜を払う事と、契約として約束することは全く異なります。　この契約を解約できる条件を、まず考えていなければ問題になると思います。
裏返せば、嫌ならば一方的に貸し手が破棄できる契約ならば、内容はあまり気にする必要はあまりありません、　少しでも不都合があれば破棄してしまえば良いのです。

色々な解釈や考え方があると思いますが、私ならばそのように考えます。

外資社員さんのご指摘のように契約書に又貸しの禁止条項の有無を確認してください。もし、その条項がない場合でも念のため、貸主の書面の承諾を得ておくことがいいでしょう。

又貸しの契約条文ですが、やはり外資社員さんご指摘のように、いつでも契約を解約できる条件を入れることが重要ですね。
あとは、貸主との契約内容を同じようにカバーしておく、ということも重要な事です。

料金についても御社としては貰わなくてもいいのだと思いますが、十分考慮した方がいいと思います。

Naoton さんのご懸念は私も同感です。そこまで書こうと思いましたが、「料金については考慮を」と端折ってしまいました。
無償にすると、他の住民との問題も出てくるおそれもあるので、無償ではなく、有償にすべきと考え、「考慮を」としました。
もちろん、有償でもNaoton さんのご懸念はあるとは思いますが。

こんにちは。
外資社員さん、トライトンさんのコメントで一般住民さんと｢もし本当に約束を交わすなら｣、実務的にはカバーされていると思います。

> こちらとしては、迷惑がかからなければ、料金等頂かず利用しても構わないのですが、
> 念のため覚書を書いてもらおうと思います。
>
> 記載したいことは
> ・業務時間外であっても、もちろん社員優先
> ・すぐに連絡がとれること
> ・トラブルがあっても責任をとらない
> など。
>
> 他に記載するべきこと、注意するべきことはありますか？
> また、雛型などあれば良いのですが、どのように記載するのかわかりません。
>

あなたのお会社としても｢貸す気マンマン｣のようにお見受けします（笑）

私は総務マンとして、契約実務から一歩離れて｢近隣とのお付き合い｣の視点からコメント申し上げます。

まず、あなたのお会社に駐車場の使用（また貸し）を申し出てこられた一般住民の方は、あなたのお会社と懇意な方なのでしょうか？　例えば、お会社の責任者と気さくにあいさつを交わし、お互いの人柄も把握されている、など。

率直に申し上げて、申し出をされてきた方は大変虫の良いことを仰ってきていると思います。また、それをお受けされようとしているあなたのお会社は常識的な会社の対応より随分人の良いご対応をされようとしています。

同じビルの他の住民の方が噂を聞きつけて、夜間や休日には数台分空くのであろうから、こちらにも貸して欲しい、と申し出をされた場合、あなたのお会社ではどのように対応されるおつもりでしょうか？

私ならそのようなお申し出は丁重に（ある意味全近隣に公平に）お断りするのが、トラブル回避の予防策と考えます。

｢あそこの会社は相手によって対応を変えるケシカラン会社だ｣などと、思いもよらぬレピュテーショナルリスクが発生することを懸念するわけです。大袈裟ですが。

また貸しをすることで近隣と友好的関係を築ける、というメリットもあるわけで、申し出の受け入れを否定するわけでもありませんが、上記のような見方もあるんだ、ということは参考になさってください。

みなさん、お返事ありがとうございます。

Naotoｎさんのおっしゃる通り、今後他の居住者から声がかかった場合どう対処したらいいのかわからなくなります。今回申し出があった方は、駐車場で顔をたまに合わせる程度で特に親しい関係でもありません。

もし覚書を交わすのであれば、みなさんのご意見通り、いつでも契約を取り消すことができることを盛り込みたいと思います。

家主との契約をもう一度見直し、社内で再検討したいと思います。

大変助かりました。
ありがとうございました。