取締役会の招集通知省略

会社法、定款などに定める招集手続きは、次回開催が決まっていない、臨時に開きたい場合を想定したものです。

毎月定例の開催日が確定しているところまで、法の要求する招集手続きは不用です。開催期日が近づけば、案内を出しておくに越したことはないですが。

ご心配なら、取締役会の規定に「毎月第○曜日開催」とか、暦上不定なら年次の開催日一覧を決議しておくとかやりようはあるでしょう。

＞１．取締役会開催において、招集通知の省略を行ってもよいか。

取締役及び監査役（以下、取締役等という。）に取締役会の招集通知を出す目的は、取締役等に取締役会への出席の機会を確保するためなので、取締役等の全員の同意があれば、招集通知を省略できます。

＞　２．省略を行う場合、各取締役および監査役から省略の同意書を得る必要があるか。

取締役等の同意は、黙示的でもよいとされていることからすると、同意書はなくても招集通知の省略は出来ると思います。
また、取締役等に同意書を求めること自体、その取締役等に招集通知を発していることになると思いますが…。

＞　３．同意書を得る場合、開催毎に同意書を得る必要があるのか。または、年間開催計画が定められているため、年1度だけ入手すればいいのか。(年間開催日は取締役会で報告され、議事録に残っていませんが取締役会の承認を得ています。)

取締役会で承認された年間開催計画に基づく取締役会であれば、取締役等は、いつ取締役会が開催されるかが分かっているので、同意書を貰わなくてもよいと思います。
もし同意書を貰うのであれば、年に1回で十分だと思います。→このこと自体、取締役会の招集通知を発しているのと同じだと思いますが…。

＞　４．同意書が必要な場合、どのような文面が必要でしょうか。ひな形等があれば、教えてください。

もし同意書を貰うのであれば、年間開催計画が承認された取締役会を特定し、その取締役会で承認された年間開催計画に基づいて開催される取締役会の招集通知を省略することに同意する旨が分かる内容であればよいと思います。



元々、取締役会の招集通知の省略に対する取締役等の同意の規定は、取締役等が全員集まっている時に、そのまま取締役会の権限事項について協議・決定を行ったような場合を想定したものであると言えます。
そのため定例の取締役会であれば、いつ開催されるかを周知しておけば、取締役等の同意がなくても個別の招集通知を省略出来ます。ただ、念のために招集通知を発してる会社は多いとは思いますが。