交通費の精算

きたやま さん　　　　お疲れさんです。

電車、バス等の旅費は、実際に支払われた費用で精算するのが本来のあり方です。
しかし、それら交通費の領収書をいちいちもらってくるのは非常に煩雑なので、旅費交通費の精算書を書けば、費用として認められます。ただし、特急券のように領収書がもらえるものは、旅費精算書に添付をお願いしましょう。

社員所有の自動車で出張に行くケースもあります。その場合は、ガソリン代と償却費等の費用を計算し、キロ当たりの支給額に基づいて支給することになります。ただし、自動車別に計算するのは大変なので、旅費規程でキロ当たりの金額を合理的に定めておいて支給しましょう。

個人カードとの清算等については、原則当該規則で定めておくことも必要でしょう

akijin さん
ご返信ありがとうございます。

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> 電車、バス等の旅費は、実際に支払われた費用で精算するのが本来のあり方です。
> しかし、それら交通費の領収書をいちいちもらってくるのは非常に煩雑なので、旅費交通費の精算書を書けば、費用として認められます。
ただし、特急券のように領収書がもらえるものは、旅費精算書に添付をお願いしましょう。
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情報が不足しておりました。
電車運賃など、ネットなどから価格確認でき、金額がいつも変わらないものについては領収書は不要としています。
その際に、社員のポケットマネーでの立替支払いではなく、会社で用意したICOCAに事前に入金しておき、そのカードを利用することで
直接的な現金の精算をなくしています。
ただ、定期との併用不可であるため例外的に経費精算が必要な場合があります。

ここでの問題点は2つ。
①定期併用が出来ない場合に定期代と外出交通費として2重でお金を支払うことがある。
②経費精算時の手間。
使用者が精算書を記入。(用途や経費発生理由を書く))
↓
上長による内容確認(選択したルートが適切であるか、申請可能な内容であるかを確認)
↓
照査(申請された内容に問題はないか、出金許可出来るないようであるか。)
↓
承認(社長による承認、主に金額確認と現金準備)
↓
出金 完了

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> 社員所有の自動車で出張に行くケースもあります。その場合は、ガソリン代と償却費等の費用を計算し、キロ当たりの支給額に基づいて支給することになります。ただし、自動車別に計算するのは大変なので、旅費規程でキロ当たりの金額を合理的に定めておいて支給しましょう。
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当社でも同じようにしています。

うちのやり方が大きく外れていないことが確認できて安心しました。
ありがとうございます。
御社では、申請にかかる工数の問題や2重請求、社員からの簡素化依頼などございませんか。
過剰反応しすぎなのでしょうか。

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> 個人カードとの清算等については、原則当該規則で定めておくことも必要でしょう
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たとえばどのような規則があるのでしょうか。