公印について

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総務に異動になってまだ４ヶ月の新人です。
この私が回答していいものか迷いましたが、参考までにお答えします。

弊社は、今年にオーナー会社が変わり、まさにちびかさんと同様に、手元にあった印鑑の押印権限が300Kmも離れたオーナー会社に渡ってしまいました。

まず、民間企業には「印章管理規程」なるものが存在します。
どんな印鑑が存在し、
それぞれ誰に押印権限があるのか、
押印者は誰か（複数）等々…決められており、
企業によっては押印時間まで定められているところもあります。

これらの決まりごとを全て変更しなくてはいけません。
規程がないのであるなら、マニュアルを変更。
マニュアルがなければ、この際マニュアル化します。

「押印フロー」の見直しです。

確かに小回りが利かなくなり、苦労する場面も多々ありますが、４ヶ月も経つと社内では当たり前のように定着しました。

この国は法的にも「印鑑」が重要な役目を持つ国です。
簡単に押印できていたことが間違っていたと思い、関係各所を巻き込んで相談し、極力業務が滞ることがないようなフローを検討してください。

ガンバって。

公印といっても、いろいろです。
事業主印（取引印）、法人実印、銀行印、社印（角）。

本来は、使用する印鑑ごとに、印鑑利用申請簿を作成して、申請者、保管管理責任者を任命し、その押印記録を保管しておかないとなりません。
また、押印手続きは、予め取り決められた者しか取り扱いができないことになります。
ただ、実務的には非常に面倒です。（押印するのに手間暇かけるので）
元々は、現場サイドでの不正取引等を防止するためですね。
現場サイドで行った取引でも、会社としての責任は免れませんから、当然のことになります。

方法論としては、事業所ごとに取引印を作製する方法があります。
取引先がその事業所、施設特有である場合ですね（印鑑利用申請簿等の取り扱いはやはり同じになる）。
法人全体として取引する場合は、法人印を使用することになります。
全国展開していると、支社長印などで取引できるところもあります。
（但し、取引先が法人代表者印（または法人実印）を要求してくる場合もあります）

私共でも、代表者印を本社に貰いに行くのに片道１時間かかります。
したがって、通常は事業所単位での取引印を使用しています。
（その取引印を使用することは、予め取引先に承認を得ます）




> 施設にて働いています。
> 施設には１施設、5事業所、隣接に3施設があります。法人はここと別の地域でひとまとめであります。
> 公印を現在までは施設にて保管しておりましたが、前年より来られた上司（課長部長）らの指導？により、一週間に一日しかこの施設に出向いてこない課長が本部的の扱いである別の地域にある事務所からワザワザ持参し、公印を押すことになりそうなのですが・・・・。
>
> 僻地と都会なので、急に必要だとなっても、すぐには来てはもらえないといった状況になりそうなのです。
>
> 業務上、ものすごく支障が出るのは明らかなのです・・・。
>
> 私どもの施設にも事務所は存在してます。
> しかしながら、公印を当施設に保管ではいけないと。
> 本当にいけないのでしょうか？
>
> 施設事業所においては新規のお客様への契約に関して必要であるものですし、行政に届ける書類もあります。それを一週間の中の一日にしかやってこない課長が持参し押すことに理解ができないです。
>
> 公印の置き場といいますか、海を隔てた場所に持っていかれ、必要な時には海を渡る・・・。時間にも余裕ができないのではないかなと苦悩の毎日です。
>
> 公印の取り扱いにお詳しい方、どうか教えていただきたいと思います。

はじめまして。
当社では社印や社長印は本社にあり、各事業所の所長印は事業所に置いています。
これと同じで、話をされているのは”施設長印”のような施設限定の公印のことですよね？

当社では所長が自ら所長印を押すことはなく、公印の管理規定を元に総務担当者が代理で捺印しています。
貴法人の権限規定や管理規定では、施設に常駐されている方には捺印または代理捺印できる人がおらず、権限を持った課長が代理捺印するように、規定に合わせて運用が変更されたのではないでしょうか？
権限を持った担当者が施設にいないのであれば、仮に公印を施設においたとしても捺印できませんので、公印の保管場所ではなく権限の問題かと思います。

その規定自体はおかしなものではありませんので、運用上問題があることを法人内でアピールし、施設に常駐されている人に代理捺印の権限が与えられるように、運用の変更を訴えてはいかがでしょうか。
他の施設も同じ変更があるでしょうから、連携を取って現場の声を上げることができると思います。
捺印に際して本部の人の承認が必要であったとしても、電子メールでいったん承認を受けて後付けで承認印をもらう等、運用の仕方はいろいろとあると思います。

個人的には、公印を課長が毎週持ち運ぶのは盗難・紛失の危険性がありますので、捺印するのは週1回本社の課長のみだとしても、保管は施設内の施錠できる場所にした方がいいと思いますが。

広島県社会保険労務士会
会員 特定社会保険労務士 第１種衛生管理者 広島市 日高　貢 様

ありがとうございます。
頭では意見が正しいのだろうとは分かっているのですが・・・。

chacha様

ありがとうございます。

規定はないのですが、公印簿（何にいつ公印を誰がどんな書類に押したか）はその都度記入しております。
実際、月ごとに必要な行政への請求や、突発に発生するお客様契約などによるものです。
確かに月日が経つと定着しそうだとは思うのですが、陸続きではないところが現状引っかかってる部分なのです。
急きょ必要な時の場合、車ですぐ来れるならばとも思いますが、僻地のため、乗船してこなければなりません。
一日待ってもらえたらいい話なのでしょうけれど。
様々な問題が起こると予想もせず、週一でいいだろうって考えた上司に対して不満ありです。
規定が大事ですね・・・。もしそうなることが決まるようならば、きちんとしたマニュアルを作ってもらうよう直談判してみます。

hitokoto2008　さま

ありがとうございます。
たぶん、公印がおっしゃている取引印としてあるのだと思います。
片道１時間ならば・・・・いいのですが・・・。
取り決めがいつになるやらわかりませんが・・・・・。
２０年弱経っている施設で、公印で不正が起きていなかったので・・・・。
何か起きた後ではいけないって気持ちもわからないまでもないのですが、職員の姿勢も大切にしてもらいたいです。今まで何事もなくできたというのは使い方を間違えていないということですから・・・・。

遊佐さま

ありがとうございます。
押印ができる人間を立てる、それが週一にしかこない課長にとのことなのでしょうけれど、遊佐様のおっしゃるとおり、持ち運びの危険性が私たち職員よりも重大だと感じているのですが・・・、そして施設内の施錠での保管もしております。公印押す際も、事務室の中で押すようにしてますので、事務員が居る時なのです。
公印記録簿も存在してますので、どのようにしたいのかが明確に見えないまま、単にここにいる職員は必ず不正するだろうって頭ごなしに思っているのだと。
常駐する気も全くないようです。
それなら、施設にいる係長（今年主任から昇進した方）がいるのですが、係長に押してもらえればというと、何もわからない彼が押すと困ると言ったそうなのです。ありえませんよね？ならなぜ係長にあげたのか・・・・。あ、愚痴になってしまいました、申し訳ありません。

承認の方法も行っている様子です。
そうなるとメールが多くなるので困るようなこともおっしゃっていたそうです・・・。
解決の糸先というか、方針が全く見えてこず、こちらは単に業務に支障が増えるだけで・・・。

> ２０年弱経っている施設で、公印で不正が起きていなかったので・・・・。
> 何か起きた後ではいけないって気持ちもわからないまでもないのですが、職員の姿勢も大切にしてもらいたいです。今まで何事もなくできたというのは使い方を間違えていないということですから・・・・。

私も、そういう問題は起こしたことがありません。
ただ、業務監査部門にはそれを認めてもらえませんでした。
（私が業務監査部員なら、同じようにやると思います）

１．書類を作成する者、２．その書類に押印を押してもらうことを申請する者、３．押印する書類の内容をチェックする者、４．書類に押印する者、５．公印を保管、管理する者。
それぞれ違う複数者を任命するように指示されました。
ところが、この通りに行うには、間に管理職を３人以上配さないとならなくなります。
押印するためにだけ、そんな人員を配置するなど、中小企業では現実的には無理でしょう。
「自分で書類を作って、自分で押印する」
それが、不正の温床になるということですね。





> hitokoto2008　さま
>
> ありがとうございます。
> たぶん、公印がおっしゃている取引印としてあるのだと思います。
> 片道１時間ならば・・・・いいのですが・・・。
> 取り決めがいつになるやらわかりませんが・・・・・。
> ２０年弱経っている施設で、公印で不正が起きていなかったので・・・・。
> 何か起きた後ではいけないって気持ちもわからないまでもないのですが、職員の姿勢も大切にしてもらいたいです。今まで何事もなくできたというのは使い方を間違えていないということですから・・・・。
>

会社の公印管理の考え自体が間違っているとは思えませんので、営業上や他の理由で、公印の管理を少し甘くした方が法人にとって利益になる、といった説明が必要かと思います。

> そして施設内の施錠での保管もしております。
公印は課長が毎週持参しているのではなかったのでしょうか？
公印紛失時の影響は大きいですので、施設内での保管への変更とセットで施設の捺印担当が捺印するように話を持って行くのは有効と思っていましたが、施設内に公印が保管されているのでしたら、交渉材料にしにくいですね。

> 何もわからない彼が押すと困ると言ったそうなのです。
> 承認の方法も行っている様子です。
> そうなるとメールが多くなるので困るようなこともおっしゃっていたそうです・・・。
現時点で捺印の承認はメールで行っていて、課長は承認済みの書類に捺印しているだけなのでしょうか？
具体的な承認プロセスが分かりませんが、もしメールを負担に思う人がいるため、メールでの承認申請を行っておらず、書類の中身を理解する能力を持った課長が施設訪問時に書類を確認して承認しているのであれば、能力不足と評価されている係長では代わりは務まらないでしょう。
施設内の実務や従業員管理の能力と、書類を確認する能力は別物だと思います。

> 解決の糸先というか、方針が全く見えてこず、こちらは単に業務に支障が増えるだけで・・・。
管理を甘くする希望を出すのですから、施設の常駐者が捺印することを認めた場合のメリットを、会社に説明できる必要があるかと思います。
・捺印できるのが週一回であるために生じる日常的な金銭的な不利益
・ここ数年で、船で本部に捺印してもらいに行っても間に合わないほどの急ぎの案件が何件あり、それらが成立しない場合には、いくらの損失が生じていたか
・メールでの承認プロセスの運営にかかる時間数と、課長が来所するために必要な時間数
あたりをまとめてみてはいかがでしょうか。