事前の出張申請書は必要でしょうか？

私の以前勤めていた会社では…

「出張指示書及び出張旅費精算書」なる申請書がありました。
要は、投稿者様の書類「1」と「2」を合算したものをＡ4サイズ1枚にしたものです。

先に上部の「出張指示書」に記載し責任者の承認を得て、経理に回し出張旅費の前払金と共に出張者に用紙を一旦返す（渡す）。
帰社後に下部の「出張旅費精算書」に支出明細を記載してもらい、領収証添付の上、責任者の承認を得て、経理に戻る。
という流れだったと記憶しています。

やはり、言った言わないの問題が起こるとも限らず、そこで揉め事になるならば…というその当時の会社の見解で、このような1枚で事が済む書類に至ったと聞きました。

参考になれば幸いです。







> 出張に行く場合は、１．出張申請書を事前に作成し、上長から承認を得る。２．出張後経費清算書を作成し、上長から承認を得る必要があります。
> 現在、事前の申請書は必要ない＝事前に口頭で上長から承認もらえばよいのではないかと声が上がっています。
> そこでご相談ですが、事前の申請書をなくした場合、考えられる問題はないでしょうか。
> 言った言わないが発生する、就業規則の改定が必要になるということは考えつくのですが、その他に何かリスクがないか教えてください。

個人的には、よほど大きな会社でない限り、「出張したいのですが…」「ああいいよ…」でいいと思うのですが、組織的にはやはり許されないのではないかとも思います。
単なる出張ですが、
１．そもそも出張する必要があったのか？
２．その費用対効果は？
３．誰の指示による出張なのか？（責任の所在）
４．最後に出張報告書（経費の精算ではなく、その内容が問題）

実際には出張していないにも関わらず、出張したことにして経費を着服していたというケースもあります。
コーポレートガバナンスの問題になりますが、社内業務監査で引っ掛かる案件になりますね。
うちでは「手間の問題じゃない！」と監査部からどやされますが、
まあ～
「そこまではやるつもりはないし、考えてもいない。」というなら別です。

どんな場合においても、「そんな不正はしないだろう」ではなく、「やりたくてもできない環境をつくりあげる」
そのような考え方が常に根底にあります。



> 出張に行く場合は、１．出張申請書を事前に作成し、上長から承認を得る。２．出張後経費清算書を作成し、上長から承認を得る必要があります。
> 現在、事前の申請書は必要ない＝事前に口頭で上長から承認もらえばよいのではないかと声が上がっています。
> そこでご相談ですが、事前の申請書をなくした場合、考えられる問題はないでしょうか。
> 言った言わないが発生する、就業規則の改定が必要になるということは考えつくのですが、その他に何かリスクがないか教えてください。