家族手当はなぜ申請が必要なのか

> 当社では同居の税法上の扶養家族が家族手当の支給対象で
> 従業員からの支給申請書に基づき支給しています。
> 税法上の扶養家族の変更があった都度、扶養控除等異動申告書の提出させています。扶養控除等異動申告書で扶養家族の変更がわかるのになぜ、家族手当の申請書を提出させるのかとクレームがありました。就業規則上決まったルールだと答えましたが、なぜ、申請書が必要なのかという理由を明確に答えることができませんでした。
> 当社と同様に税扶養かつ、申請書により家族手当の支給している企業は、どのような理由で申請書を提出させているのでしょうか？人事側の都合（手続き上のミスが少なくなる等）以外の理由がありましたら、ご教授ください。


これは、正直、就業規則を作成した段階でのこと、としかいえないので、理由は会社ごとに異なると思います。

当方は、家族手当の支給をしていませんが、例えば、通勤手当の支給に際して、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書で住所の確認の代用はしていません。
通勤手当の支給に必要な書類があれば、重複する部分があっても記載してもらっています。
例）住民票をもらっているから、住所欄を記載しなくてもよい、とはしてません。

まあ、あげるとすれば、以下のようなことはあるかな、と思います。

・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は提出書類ですから、そもそも、会社の保管する家族手当を管理するものではない
・税務の取り扱う部門と、給与を取り扱う部門がそもそも違う
・マイナンバーの入っている書類をそれが必要がないファイルとは分けたい
・申請しなければ手当は支給しないことになっている
・家族手当の支給に不必要な項目が給与所得者の扶養控除等（異動）申告書にあり、従業員が多いとそれを管理する社員の労務が増えるのを避けたい
・転記が必要であれば、誤記することによるミスを減らしたい（ミスは記載した本人に責任をもってもらう）
等等。。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書で代用できるのであれば、就業規則を訂正もの方法ですけど、実情にあった対応が望ましいかと思います。

ただ文面からは、御社の場合の理由は、わかりませんけどね。。

こんにちは。
こういったケースは、現状が有利であるということを認識さると納得させやすいです。

例えば、、、

世の中には色々な会社がありますが、もし家族手当の条件が税扶養のみで強制支給だった場合、損するケースが出てきます。

・御社の家族手当が、5,000円。支給条件は同居の税扶養あり。
・妻の家族手当が、10,000円。支給条件は（税扶養の有無は問わず）同居する子があり、配偶者が当該子について家族手当等を貰っていない時。※要提出：配偶者の給与明細等。

といった場合など、夫が家族手当を貰わないほうが、世帯収入が増えるケースが出てきます。これ以外にも様々なケースが存在し、それらについてすべて対処できないため、申請制にしているようです。
規則は、個人単位で適用されるので自分のケースだけで考えがちですが、色々なケースに対応できるように作成しているので、このような面倒な手続きも出てきてしまうんです。

といった説明をすると納得してもらいやすいかと考えます。

逆に言えば、どう考えても（社員及び会社が）損しかしない規則は変更したほうが良いということになります。そういったことを、常に念頭においておけば、色々なケースについて対応もしやすくなるかと思われます。