交通費精算　社用車の利用

私見ですが、
ルールがない、という状態であっても、顧客先への交通費は会社としては実費が必要になると考えます。
申請に基づいて処理するのであれば、今回の場合には、いずれか一方の申請が誤っているか、使用していないものを故意に申請しているか、に該当するかと思います。
厳しい見方をすれば、不正に申請を行い会社に損害を与えている、とも考えることができ、また「そんなことはいいよ」という上司の方も、経営者でなければ、それを不正行為とするのであれば、加担しているともいえてしまうかと思います。

社員が利用したものを実費弁済することは問題ないと思いますが、利用していないものについて請求する行為は、御社として会社に損害がないとお考えであるかどうか、でしょうか。
決済を行う部署があるということは、正しく処理されているかどうかを確認する部署ではないのでしょうか。

実際に支払っていないものを会社に請求しているという行為、これが、御社にとって、会社に損害を与える行為であるのかどうか、正当な申請に基づく行為であるのかどうか、について、何か就業規則の規定はありませんかね。　あれば、そこから判断されてもよいかと思います。



> 規則では車に関するルールがないので、公共交通機関を使用したことにして交通費精算を行うこととなっています。利用した際、紙媒体で各々記入し月末に提出するルールです。
> 精算は手間を省くため給与振込になっており、交通費精算はシステム内にて申請し責任者確認経由の本部承認です。
> 申請内容は日付、行き先、電車賃の往復有無、合計額になっています。
> 社用車（営業車）は２台あり、ガソリン代は専用カードにて会社支払いとなっています。
>
> 責任者が出張しており、代理承認することになりました。
> 確認に伴い紙媒体と申請内容の合致確認したところ、社用車を利用したにも関わらず、公共機関を利用したことにして計上している者がいました。状況は客先に２名で行き社用車を利用、交通費精算は社用車を利用しているので精算は無しと思われたが、１名が申請してきました。もう一人は申請せず。承認日に本人は休んでおり既に申請されている内容なので、却下したが後日責任者は支払っていいとの返答でした。理由は「そんなことはいいよ」的な発言でしたので、見て見ぬふりをしています。
>
> ルールが無いだけに必要以上に問いただす事もしませんが、まじめに申請していない人にとっては、割に合わないと思います。車の規則を作る必要がありますが、出来るまで対策を考えたいのでアドバイスをお願いします。

有難うございます。
早速、就業規則を確認してみます。
交通費申請に限らず他の精算も気になって、疑ったら切がないので考えるのはやめますが、偶然自分が代理承認を行った結果が今回だったということで、従来はどうだったのか気になるところではあります。
もし、従来同様なことが起こっているようであれば真剣に考えなければいけません。上司の権限もあるので確認するのは難しいですが、こんな人が上司だと思うと・・・ね～


> 私見ですが、
> ルールがない、という状態であっても、顧客先への交通費は会社としては実費が必要になると考えます。
> 申請に基づいて処理するのであれば、今回の場合には、いずれか一方の申請が誤っているか、使用していないものを故意に申請しているか、に該当するかと思います。
> 厳しい見方をすれば、不正に申請を行い会社に損害を与えている、とも考えることができ、また「そんなことはいいよ」という上司の方も、経営者でなければ、それを不正行為とするのであれば、加担しているともいえてしまうかと思います。
>
> 社員が利用したものを実費弁済することは問題ないと思いますが、利用していないものについて請求する行為は、御社として会社に損害がないとお考えであるかどうか、でしょうか。
> 決済を行う部署があるということは、正しく処理されているかどうかを確認する部署ではないのでしょうか。
>
> 実際に支払っていないものを会社に請求しているという行為、これが、御社にとって、会社に損害を与える行為であるのかどうか、正当な申請に基づく行為であるのかどうか、について、何か就業規則の規定はありませんかね。　あれば、そこから判断されてもよいかと思います。
>
>
>
> > 規則では車に関するルールがないので、公共交通機関を使用したことにして交通費精算を行うこととなっています。利用した際、紙媒体で各々記入し月末に提出するルールです。
> > 精算は手間を省くため給与振込になっており、交通費精算はシステム内にて申請し責任者確認経由の本部承認です。
> > 申請内容は日付、行き先、電車賃の往復有無、合計額になっています。
> > 社用車（営業車）は２台あり、ガソリン代は専用カードにて会社支払いとなっています。
> >
> > 責任者が出張しており、代理承認することになりました。
> > 確認に伴い紙媒体と申請内容の合致確認したところ、社用車を利用したにも関わらず、公共機関を利用したことにして計上している者がいました。状況は客先に２名で行き社用車を利用、交通費精算は社用車を利用しているので精算は無しと思われたが、１名が申請してきました。もう一人は申請せず。承認日に本人は休んでおり既に申請されている内容なので、却下したが後日責任者は支払っていいとの返答でした。理由は「そんなことはいいよ」的な発言でしたので、見て見ぬふりをしています。
> >
> > ルールが無いだけに必要以上に問いただす事もしませんが、まじめに申請していない人にとっては、割に合わないと思います。車の規則を作る必要がありますが、出来るまで対策を考えたいのでアドバイスをお願いします。

①　「「そんなことはいいよ」的な発言でしたので、見て見ぬふりをしています。」などは、論外です。
　貴社はいい加減がまかり通る世にも珍しい会社のようです。

②　その批判は別として、出張に関する経費は、適正なものであれば会社の経費（税法では「損金」）とすることが広く認められています。

③　しかし、「社用車を利用したにも関わらず、公共機関を利用したことにして計上している者がいました。」と言うことは、不正受給（二重払い）したことで有り、会社としては詐欺または業務上横領の被害に遭ったことになると思います。

④　社用車の費用は、貴問によれば全て会社が負担しているからです。

⑤　そうであれば、事の是非はともかくとしても、本件に関し本人に支払った「公共機関を利用したことにして計上し」た額は、すべて本人に（不正だが）給与を支払ったことになります。
　従って、給与計算書に「特別手当」とでも臨時的な項目を設け、支給額に加えるべきです。

⑥　当然、この種のことは抜本的な改善が必要です。放置するならば、次第に会社は悪の巣窟と化し、消え去るでしょう。　

正しい解答有難うございます。
まぁ言われなくても分かってはおりますがね。なのでアドバイスをもとめたのですよ。




> ①　「「そんなことはいいよ」的な発言でしたので、見て見ぬふりをしています。」などは、論外です。
> 　貴社はいい加減がまかり通る世にも珍しい会社のようです。
>
> ②　その批判は別として、出張に関する経費は、適正なものであれば会社の経費（税法では「損金」）とすることが広く認められています。
>
> ③　しかし、「社用車を利用したにも関わらず、公共機関を利用したことにして計上している者がいました。」と言うことは、不正受給（二重払い）したことで有り、会社としては詐欺または業務上横領の被害に遭ったことになると思います。
>
> ④　社用車の費用は、貴問によれば全て会社が負担しているからです。
>
> ⑤　そうであれば、事の是非はともかくとしても、本件に関し本人に支払った「公共機関を利用したことにして計上し」た額は、すべて本人に（不正だが）給与を支払ったことになります。
> 　従って、給与計算書に「特別手当」とでも臨時的な項目を設け、支給額に加えるべきです。
>
> ⑥　当然、この種のことは抜本的な改善が必要です。放置するならば、次第に会社は悪の巣窟と化し、消え去るでしょう。　

3037 さんへ申し上げます。

　「まぁ言われなくても分かってはおりますがね。なのでアドバイスをもとめたのですよ。」

とはどういうことですか。回答者を試している？　からかっている？　不真面目すぎます！！

　回答に対してそんなことを言うので有れば、今後質問しないで下さい！！。

　迷っている善意の真面目な質問者の、妨げになります。