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労務費計画Excel作成について

著者 セブンあゆみ さん

最終更新日:2019年05月26日 02:30

入社してもうすぐ2年になり人事労務をやっております。

現在引き継ぎをしておりあと数ヶ月で独り立ちをしないといけません。
ただいま QC活動の一環で労務費作成を検討中で悩んでおります。

労務費の当月実績と次月計画を作成しなければなりません。
70人の社員には作業区分が20近く有りそのセグメント別にも経理に報告しなくてはいけません。
給料支給の際は固定部分は当月前払い 変動部分は前月分支払いとなっております。
まず実績については給与データをExcelでCSVで落としても分解しなければ使えないので少々手間がかかります。
年度計画 月次計画 実績対比も必要ですので なんとか効率よくExcelで作表するにはどうしたらいいかと頭を悩ませています。
給料計算もExcelでしていますので、なんとか給料計算をする際に
給料計画→給料計算→労務費実績→労務費比較 が 一連のファイルで効率よくできたらうれしいなと願っています。
各種時間外の予測 深夜業手当 通勤手当(これは毎月ガソリン単価が違い 出勤実働も計上しないといけません)
人員予測(入社 退社) 
賞与支給予測(これは評価支給です)
賞与法定福利予測
退職引当金 などなど考えることがたくさんありますが、
月初に70人の手書きの勤怠表がきてから変動給を計算して経理に支給額をお渡ししてやっと前月の労務費実績を計算し、それに加えて労務費計画も計算する必要があります。それを稼働4日で経理に提出ですので、未熟者は泣きそうならい歯を食いしばって取り組んでいます。
現場と業務とではセキュリティーの関係で勤怠表がExcelデータでこない部分も泣きそうですが、入社したばかりの私はまだ実績がないので意見が通りませんので粛々と作業をこなすのみです。
稼働四日目には別に有給休暇のデータや時間外データ 人員データも部署ごとに会議用の資料として作成もありますので、なんとかいい知恵を教えてください。
関数をとにかく教えてほしいです。そのレベルの人間ですのが無我夢中でがんばっております。
どうかよろしくお願いいたします。

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Re: 労務費計画Excel作成について

著者いつかいりさん

2019年05月26日 07:47

大変なのはよくわかりますが、給与計算をエクセルで構築されたのはどなたのでしょうか。その方の力量があれば、言い換えるとそれくらいの力量がないと、今なさってる一連作業の半自動化は難しいでしょう。

その方が通常業務をはなれて、構築するのでないとできない業務量なのかすらわからないので、ここでの回答者では指南のしようがないです。

Re: 労務費計画Excel作成について

著者セブンあゆみさん

2019年05月26日 08:01

> 大変なのはよくわかりますが、給与計算をエクセルで構築されたのはどなたのでしょうか。
⬇︎
『今年度退職される29年勤務の方が作られたものと思います。』

その方の力量があれば、言い換えるとそれくらいの力量がないと、今なさってる一連作業の半自動化は難しいでしょう。
⬇︎
QCサークル活動でリーダーになり、今回は退職される方がおられる今改善を考える時期だという話し合いになりました。』

> その方が通常業務をはなれて、構築するのでないとできない業務量なのかすらわからないので、ここでの回答者では指南のしようがないです。
⬇︎
イツカイリ様
ご回答いただきありがとうございます。

引き継ぎしてくださる方は副部長クラスなのでQC活動にはメンバーとしてはいないです。
メンバーの力を借りて頑張るのみです。
実際その方が構築されたエクセルに手を変えるのはその方は面白くないはずです。
私は現状でやるつもりでしたが、話し合いの上なので、致し方ありません。
改善第一
方法を模索中です。

Re: 労務費計画Excel作成について

著者4畳半一間さん

2019年05月27日 11:10

セブンあゆみ さん

こんにちは
『いつかいり』さんが申されていること、私には十二分にわかります。
物事頑張って出来る事、頑張っても出来ない事があります。特に本件のように時間的側面を持っているところからも私には後者の思いが浮かんでます。

 しかし、否定だけでは前に進みませんね。
そこで以下を提案します。
1.多分、給与計算には他シートまたは他ブックには社員全員分のマスタなる原始データがあると思います。勤怠を入力する(勤怠入力シート)とそれらの社員基礎データを参照(マクロ)して、就業時間や総時間、社員の方の基本単価、・・・有給休暇付与日交通費支出の原始(車、自転車、公共機関、自宅から会社までの・・・)等々適切な項目に表示し、確認後、決められた集計や控除基礎等も併せて月別給与明細シートへ入力及び参照された金額時間等マクロで書き込んでいるのではないでしょうか?
 もし、こうした動作がエクセル上で行っていたならば(隠し項目、隠しシート含め)作成された方は、可也の技術や業務知識をおもちです。
 多分、そうした方にいろいろと質問されても、その回答を貴殿が理解できるようには思えません。(失礼!)
2.現状の給与のしくみを貴殿が図式化しては如何でしょうか?
  図式化とは、給与計算には何が、同様な項目が必要か、それは貴社規定か法的規定か(保険料所得税等、通勤費や手当て、勤怠に於ける通常、残業、深夜、旧祭日等の控除基礎データ)、そして書かれている等級または分類等、全て紙の上に列挙します。
 続いて現行の給与入力項目をも列挙します。
 つぎに列挙した項目を大きく入力項目と他項目群に大別後、関係を線で表します。
 つぎに項目と項目の関係を線で結びます。
 つぎに、どのような順番で処理すべきかを入力側と設定側(基礎データ)に連番をふっていきます。主観の違いを明確にする為、前者を数字2桁まで、後者を数字4桁以上とかで分けて採番しても良いです。
3.ここまで、どの位の時間を要すか予測してから着手されては如何でしょうか

次にやっと本論に入りますが、分からないのは、労務費の実績、計画が出来たとして何にお使いでしょうか? それを使用して分析後、社員の就業効率化を図ろうとしているのでしょうか?それとも労務費算出の上位に原価計算が想像されるのですが如何でしょうか?

 長くなりましたので、続きを次の投稿で記述致します。

Re: 労務費計画Excel作成について

著者4畳半一間さん

2019年05月27日 17:12

続編

 『労務費』と簡単に述べておりますが、その『労務費』とは一般会計上の『労務費』でしょうか? 管理会計上の『労務費』でしょうか? 原価計算上の『労務費』でしょうか?
 視点によって『労務費』の構成は大きく異なります。

 例えば、貴社のパート。アルバイト。派遣者。業務委託による費用をも考えていますか

 『労務費』を構成している要素を給与計算の把握で記述したように洗い出し、更にそれら個々の原始証憑は何なのか、その運用サイクル等も併せて列挙し、同様に線で結びます。

 こうした調査、分析をしますと既存の給与データとのリンクも可視化されます。


尚、これまでの洗い出しや相関が書けましたら
次にどのようなカテゴリーをどのブックのどのシートに設定するかを決めてください。(ブック名及びシート名を決定します。)

次にシートの有効件数や追加シートの必要の有無、ブックでも同様です。これらをかき出します。

次に設定しようとしているブック間の情報の流れを矢印(両方向矢印含む)で記述
し、ブック間の相関図を作成します。この時にそのブックの有効条件(期間やデータ量等による新規追加作成)をも記述してください。
同様な事をシートについても記述します。
机上でそれらを確認しましたら、それらをエクセルに記載してドキュメントとして他情報格納フォルダで保管更新管理することをお勧めします。

<<エクセル作成上の注意点>>
・稼働後のシート追加またはブック追加作業では、その集計先やリンク先が見当たらないとか重複(既にあります。)等エラーとなりますのでご注意ください。
もし、稼働後、追加しなければいけない事が想定されましたら、予め、次用を作成し検証しておかなければいけません。

<<補足>>
・一番多く見受けられるのは、作成した後の事です。今回も経験されてますね。
運用書を作成しておくことです。
この作成については、当サイトでご質問が上がりましたらご回答申し上げます。

頑張ってください。



Re: 労務費計画Excel作成について

著者4畳半一間さん

2019年05月27日 17:24

度々、申し訳ございません。
エクセル作成での最重要点を備忘しましたので記述しておきます。

作成には多くの時間を費やすと思います。
エクセルを開いてからの長時間の作業では必ず、数分置きでも10分置きでも宜しいのですが自動更新をONにしてから作業に入ってください。

 作業中に落ちたら、それまでの作業が水の泡となりますのでね。


Re: 労務費計画Excel作成について

著者セブンあゆみさん

2019年05月27日 20:51

四畳半一間様

沢山に御指南、提案をいただきまして誠にありがとうございます。



> 1.多分、給与計算には他シートまたは他ブックには社員全員分のマスタなる原始データがあると思います。
⬇︎
毎月の様に入社退社などの動きがあるので原始データはなく、
ファイルを毎回コピーしてつかっております。

勤怠を入力する(勤怠入力シート)とそれらの社員基礎データを参照(マクロ)して、就業時間や総時間、社員の方の基本単価、・・・有給休暇付与日交通費支出の原始(車、自転車、公共機関、自宅から会社までの・・・)等々適切な項目に表示し、確認後、決められた集計や控除基礎等も併せて月別給与明細シートへ入力及び参照された金額時間等マクロで書き込んでいるのではないでしょうか?
⬇︎
マクロは一切使っておらず
全てサムイフ関数などでデータの行き来をしていらっしゃいました。
よって各項目シートが沢山の給与モニターとなっています。
毎月、各シートを見直して出た数字を給与ソフトに入力しております。



> 次にやっと本論に入りますが、分からないのは、労務費の実績、計画が出来たとして何にお使いでしょうか? 
⬇︎
経理が原価計算をする為かと思います。

Re: 労務費計画Excel作成について

著者セブンあゆみさん

2019年05月27日 21:32

四畳半一間様

続けて失礼します。



>  『労務費』と簡単に述べておりますが、その『労務費』とは一般会計上の『労務費』でしょうか? 管理会計上の『労務費』でしょうか? 原価計算上の『労務費』でしょうか?

⬇︎
おそらく管理会計をするために早く早くと急かされるのだと思います。
勿論
直接 間接のみならず作業毎に計上もしているので原価計算にも使っているのだろうなとも思っています。

今までの会社は会計ソフトに入力していたので思い通りにCSVに落とせたのですが、全てエクセル作業なのでなかなか神経を使います。

>  例えば、貴社のパート。アルバイト。派遣者。業務委託による費用をも考えていますか

⬇︎
全て
分けて報告しています。

マクロが組めたらどれだけ幸せだろうかと未知の世界を彷彿しておりますが、今はひとつひとつをこなしていくのみです。

給料計算は現在なんとかこなせていますので、目下資料作りにあくせくしております。

稼働日四日の中には通常業務(総務人事) に加え月初は新入社員教育も重なるので、私語、休暇、一切無しで頑張っています。

担当が1人しかいず、なかなか苦しいのですが効率を目指して頑張ります。

相関図 頭をひねって取り組んでみます!
ありがとうございました。

Re: 労務費計画Excel作成について

著者セブンあゆみさん

2019年05月27日 23:51

四畳半一間様
ほんとですね。
最重要点ですね。
自動更新を試みます。
過去
半日作業がパーになった事がどれだけあったか。

ありがとうございます。

作成をできる限り頑張ってみます!

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