会計システム導入時の支払が発生しない稟議書の取り扱いについて

こんにちわ。

考え方次第だとは思いますが、会計システムとは言っても承認機能があるのであれば、支払いが発生しない稟議や事前申請などに使っても良いと思います。
特に会計上のデータとして残ってしまうのでなければ問題ないかと。

弊社では会計システムではありませんが、マネーフォワードクラウド経費を使用しています。
同システムには承認機能が付いていますので、稟議は元より昇格申請やクレジットカードの利用申請、出張など、直接会計に紐づかない申請にも使っています。
どうしても紙での提出が必要なものや、別途システムに紐付けないといけないもの以外は全てこの機能を使っています。

用途ごとに申請用のシステムがバラバラだったり、紙と電子が混在していると社員に取っては非常に使いづらい物になります。
なので、なるべくまとめてしまった方が楽だと思いますよ。

> お世話になっております。
>
> 弊社ではfreee会計を導入を検討しており、以下ワークフローもfreee会計で行うことを考えています。
>
> 現状は、以下のワークフローがあります。
> ・物品購入伺
> ・書籍購入伺
> ・講習会受講伺
> ・協力者登録票
> ・稟議書
>
> このうち、稟議書について、現状稟議規定はなく、従業員の感覚で稟議書を作成するか否かを判断しています。そのため、支払が発生しないものの稟議書があり、これもfreee会計のワークフローで行うか悩んでいます。
>
> freee会計は会計システムなので、支払が発生しない稟議までfreee会計で行うのはどうなのか？と思うのですが、決めの問題なのでしょうか。
> freee会計でやらない、となると、現状の紙のまま、または他システムでやる、のどちらかになりますが、freee会計でやるものとそれ以外でやるもの、と2パターンに別れるのも微妙だな、と思うのです。
>
> ちなみに、支払が発生しない稟議書は、「人事評価制度の改定について」や「一般事業主行動計画の策定について」、「会社情報更新データ」などです。
>
> 皆様のご意見等参考にさせていただきたく、ご教示いただければ幸いです。

まずは権限規定を伴う稟議規定を策定する方が先かな、と思いました。

稟議書はしかるべき人が意思決定（買い物も意思決定の一つ）を行い、関係者が共有したという証票です。複数の人が確認や承認したことを示す内部牽制の機能でもあります。証票なしの意思決定は、部下からすると二階に上がって梯子を外される危険が常にありますし、役員や上司からすると勝手に訳の分からない仕事が進んでしまう危険があります。

当社は製造業ですが、年初の方針決定（研究開発やマーケティング等いろいろある）は1銭も動かないですが稟議対象です。御社で稟議を取る5W1Hを決めてから、それは紙で残すのかシステムに委ねるのか、さらにそれが決まってから、最終的にアプリはFreeeを使うのかどうかを決めたほうがよいと思います。

システムありきではなく仕事ありきで進めるべきだと思います。


> お世話になっております。
>
> 弊社ではfreee会計を導入を検討しており、以下ワークフローもfreee会計で行うことを考えています。
>
> 現状は、以下のワークフローがあります。
> ・物品購入伺
> ・書籍購入伺
> ・講習会受講伺
> ・協力者登録票
> ・稟議書
>
> このうち、稟議書について、現状稟議規定はなく、従業員の感覚で稟議書を作成するか否かを判断しています。そのため、支払が発生しないものの稟議書があり、これもfreee会計のワークフローで行うか悩んでいます。
>
> freee会計は会計システムなので、支払が発生しない稟議までfreee会計で行うのはどうなのか？と思うのですが、決めの問題なのでしょうか。
> freee会計でやらない、となると、現状の紙のまま、または他システムでやる、のどちらかになりますが、freee会計でやるものとそれ以外でやるもの、と2パターンに別れるのも微妙だな、と思うのです。
>
> ちなみに、支払が発生しない稟議書は、「人事評価制度の改定について」や「一般事業主行動計画の策定について」、「会社情報更新データ」などです。
>
> 皆様のご意見等参考にさせていただきたく、ご教示いただければ幸いです。

新人総務課長 様

ご回答いただきありがとうございます。
やはり複数パターンに分かれるのは微妙ですよね…。
新人総務課長様の会社のパターンを教えていただきありがとうございます！
大変参考になりました。

booby 様

ご回答いただきありがとうございます。
おっしゃる通りですね。
まず現状の整理をして、改めてfreeeか紙のままか検討していきます。