宿泊時の経費精算について

> お世話になります。
> 社員が連泊でホテルへ宿泊した際の経費精算方法についてご教示ください。
>
> 先月の【8/13～8/15】にかけて出張に伴う宿泊が発生した社員がいるのですが、
> 社員本人から「経費申請日はいつにすればよいか」という問い合わせがありました。
> どうやら【8/5】にオンライン予約でクレジットカード決済をしたらしく、サイトから発行した領収書の発行日は【8/5】となっているようです。
>
> こちらとしては実際に宿泊が発生した日（8/13もしくは8/15）が申請日になるものだと考えていたのですが、この場合は何日が申請日としてふさわしいのでしょうか？
>
> 初歩的な質問で申し訳ありませんが、ご回答いただけますと幸いです。


こんにちは。私見ですが…
出張に伴う宿泊は事前予約で決済されることがほとんどでしょう。
なので宿泊日が領収日となる事は少ないと考えます。
また個人予約ではなく事業所として手配はされないのでしょうか。
事業所手配であれば今回のような問題は起きにくいと思います。
本人負担を少なくすることも考慮し事前精算できるものは精算されてはどうでしょうか。
それに合わせて出張旅費精算を作成し精算したものと未精算がはっきりし1つの出張にどの程度の費用が発生したのか解りやすくなります。
今回一括精算であれば出張後の精算ですが事前領収のものがあっても不自然ではないので宿泊と当日経費には日付を入れて精算書を作成されてはどうでしょうか。
後はご判断ください。
とりあえず。

こんばんは。

貴社の出張費の処理の考え方によるでしょう。

そもそも従業員に必要経費の立替を行った状況と言えると思います。
出張は会社が指示する業務といえますから、それに要する交通費や宿泊費は会社が支払うことになります。

で、会社がすべてを行う場合には、当然に出張日より前（おそくとも当日）に支払は完了しているかと思います。

ただ、社員が立替を行う場合には、会社として仮払いする考え方、後払いする考え方があります。貴社の規定がどのようになっているのか、によるでしょう。

仮払いする場合には、概算の費用を事前に支払い、後から領収書などをもって最終精算することになります。

後払いする場合には、すべての事項が完了した後に精算することになります。

ゆえに質問内容だけでは判断できませんので、貴社の立替を要する際の精算方法の規定、もしくは過去の慣例を確認して処理を行ってください。



> お世話になります。
> 社員が連泊でホテルへ宿泊した際の経費精算方法についてご教示ください。
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> 先月の【8/13～8/15】にかけて出張に伴う宿泊が発生した社員がいるのですが、
> 社員本人から「経費申請日はいつにすればよいか」という問い合わせがありました。
> どうやら【8/5】にオンライン予約でクレジットカード決済をしたらしく、サイトから発行した領収書の発行日は【8/5】となっているようです。
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> こちらとしては実際に宿泊が発生した日（8/13もしくは8/15）が申請日になるものだと考えていたのですが、この場合は何日が申請日としてふさわしいのでしょうか？
>
> 初歩的な質問で申し訳ありませんが、ご回答いただけますと幸いです。

お疲れ様です。

事前決済でも、宿泊時に支払ったのでも、いずれ社員の方が立て替えて支払ったものであることは一緒です。
重要なのは、実際に業務のために宿泊したかどうか、会社の経費が発生した事実があるかどうかですので、当然に申請日は、帰社して業務が終了して申請書を作成した日でよいと思います。