経費を提出しない役員

> 皆様にお知恵を借りたいと思い相談します。
>
> 少数の会社で、経費に関して月1で経費精算書を提出するきまりになっているのですが、8月現在、4~7月の4か月分の経費精算書が役員から提出されていません。
>
> この役員は同じことを繰り返し行い、
> こちらは業務を円滑に進めることができず困っています。
>
> あるNPOの理事も兼務しており
> 理事の仕事に没頭して、本来するべき業務をしていない状況です。
> 社長に相談して、提出するように促してもらっていますが、
> その場では「わかりました」というのですが、いざ期日になると提出はなく、なしのつぶてです。
>
> 経費を提出していない状況では追加の仮払いを行わないなど
> 若干のしばりは設けましたが、悪化していく一方です。
>
> なにか罰則などを新たに設けたほうが良いのでしょうか？
>
> お知恵をお借りしたいと思います。
>
> 宜しくお願い致します。


こんにちは。私見ですが…
通常の精算期間は1か月なんですよね。
末締めで翌5日か10日迄くらいでしょうか。
役員とはいえ精算期日を守らないのであれば全額役員持ちとして経費に出来ませんとすべき事案かと思います。
代表からの注意も聞かないようであれば期日が過ぎていますので経費に出来ません既にその期間は締めましたとして本人持ちにしてはどうでしょうか。
何時でも清算してもらえるという甘えがあるから期日厳守が出来ないのでしょう。
清算出来ない上に仮払をしているのであれば役員貸付として処理しましょう。
社長にも清算出来ないので本人持ち、仮払は貸付処理になりますと報告、承認してもらいましょう。
また役員として事業所の業務遂行が出来ていないのであれば役員給与改定も視野に入れて今後の検討課題…給与減額…としてはどうでしょうか。
役員給料の減額や経費個人持ちで貸付利息払いとなると下手な罰則より本人には痛手でしょう。
後はご判断ください。
とりあえず。

> こんにちは。私見ですが…
> 通常の精算期間は1か月なんですよね。
> 末締めで翌5日か10日迄くらいでしょうか。
> 役員とはいえ精算期日を守らないのであれば全額役員持ちとして経費に出来ませんとすべき事案かと思います。
> 代表からの注意も聞かないようであれば期日が過ぎていますので経費に出来ません既にその期間は締めましたとして本人持ちにしてはどうでしょうか。
> 何時でも清算してもらえるという甘えがあるから期日厳守が出来ないのでしょう。
> 清算出来ない上に仮払をしているのであれば役員貸付として処理しましょう。
> 社長にも清算出来ないので本人持ち、仮払は貸付処理になりますと報告、承認してもらいましょう。
> また役員として事業所の業務遂行が出来ていないのであれば役員給与改定も視野に入れて今後の検討課題…給与減額…としてはどうでしょうか。
> 役員給料の減額や経費個人持ちで貸付利息払いとなると下手な罰則より本人には痛手でしょう。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。

ありがとうございます。

「経費の時効は5年」
「年度をまたいだものは認められない」

などが検索で使ったので迷ってしまいました。
参考にさせて頂きます。

こんにちは。

何か月も経費精算しなくてもよい経費って、何を購入されているのでしょうか。
出張旅費の精算をいつまでもされないのでしょうか。


> 「経費に関して月1で経費精算書を提出するきまりになっているのですが」

とありますので、そのルールが守れないことには会社の月次決算もだせないという状況かと思われます。
関与税理士さんから強くいってもらうか、期限を過ぎた場合には経費精算はできないというようなルールを設けることも一考かと思いますが、一社員が決することではないので、会社としてどう対応するのかを決めて貰う必要があるでしょう。

もし出張旅費であれば、個人の購入を禁止し、会社ですべて手配することは方法ですし、何かを購入するにしても、その方が購入すること自体を止めて、会社で購入する方法にすれば、そもそもその方が経費を立替なければならな必要性がなくなるとは思います。
仮払いし購入してもらうという方法自体を止めることはできないのでしょうか？そもそもの立替を用いる方法は避けることはできるように思えます。



> 皆様にお知恵を借りたいと思い相談します。
>
> 少数の会社で、経費に関して月1で経費精算書を提出するきまりになっているのですが、8月現在、4~7月の4か月分の経費精算書が役員から提出されていません。
>
> この役員は同じことを繰り返し行い、
> こちらは業務を円滑に進めることができず困っています。
>
> あるNPOの理事も兼務しており
> 理事の仕事に没頭して、本来するべき業務をしていない状況です。
> 社長に相談して、提出するように促してもらっていますが、
> その場では「わかりました」というのですが、いざ期日になると提出はなく、なしのつぶてです。
>
> 経費を提出していない状況では追加の仮払いを行わないなど
> 若干のしばりは設けましたが、悪化していく一方です。
>
> なにか罰則などを新たに設けたほうが良いのでしょうか？
>
> お知恵をお借りしたいと思います。
>
> 宜しくお願い致します。

> こんにちは。
>
> 何か月も経費精算しなくてもよい経費って、何を購入されているのでしょうか。
> 出張旅費の精算をいつまでもされないのでしょうか。
>
>
> > 「経費に関して月1で経費精算書を提出するきまりになっているのですが」
>
> とありますので、そのルールが守れないことには会社の月次決算もだせないという状況かと思われます。
> 関与税理士さんから強くいってもらうか、期限を過ぎた場合には経費精算はできないというようなルールを設けることも一考かと思いますが、一社員が決することではないので、会社としてどう対応するのかを決めて貰う必要があるでしょう。
>
> もし出張旅費であれば、個人の購入を禁止し、会社ですべて手配することは方法ですし、何かを購入するにしても、その方が購入すること自体を止めて、会社で購入する方法にすれば、そもそもその方が経費を立替なければならな必要性がなくなるとは思います。
> 仮払いし購入してもらうという方法自体を止めることはできないのでしょうか？そもそもの立替を用いる方法は避けることはできるように思えます。
>

ありがとうございます。
出張の多い会社なので小口である程度の資金を持たせるのが通例になっています。ご指摘の通り月次の決算がまとまらず。困ってるのが現状です。
夏季休業中に仕上げるとの本人談ですので、それまでは待つ予定ですが、今後また繰り返すことが予想されるので何か策を講じることができないかと思い、自分で検索するだけではなく皆さんのお知恵をお借りしたいと思い書き込んでみました。