請求書と明細書のcheck

> 当社には社用車が何台かあり、
> ガソリン供給は、所定のガソリンスタンドで入れ、明細書を
> 車に置いている状態です。
> ガソリンスタンドから請求書が送られて来た時に
> 請求書とその明細書をcheckしないまま、支払いをしているようです。
> （車に明細書が置きっぱなしの為、推測です。）
> 通常、checkしないものですか？
>
> アドバイスなどをよろしくお願いいたします。

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内部監査担当から進言させていただきます。
車両別管理表は設置されていないのですか。
社内に車両管理規程がある場合、車両管理責任者による、車両点検確認、車両諸費用確認等を求めることが必要です。
その際、給油時のチェックとオイル等の交換確認をしていると思います。その車両管理表は、車両の安全確認と運行費用などの確認を求めることが必要となります。
当然ですが、経理責任者側では、諸費用の支払などの確認を求めることも必要となります。
前職、ある車両リース業務の内部監査をしておりましたが、一部ではありますが、社員自己車両による不正請求、スタンド側のダブり請求などを拝見しております。
特に、スタンド頻度の高い車両等については点検確認を充分にしておくことが必要です。

久保FP事務所様
ありがとうございます。

言葉足らずな所がありましたので、補足いたします。
・ガソリンは、所定ではなく、会社指定の１ヶ所のガソリンスタンドで入れる。
・車両管理規程あり
・車両管理規程によると、社用車の管理責任者＝管理課長
・但し、社用車を運転する者（当社は、業務で外出する時に社用車を利用します）は、「使用前、使用後の点検の励行し、車両の清掃と手入れに心がける」とあります。
・社用車の運転者は、ガソリンを入れた際に、車に常備している、ガソリンカード袋に明細書を入れる。
・社用車には、「車両使用簿」があり、
「いつ、誰が、どこからどこまで載って、走行距離」を書く。
・指定のガソリンスタンドが管理課長と関係のある人が経営している。

常備しているガソリンカード袋に何ヶ月も前の明細書が
ある状態なので、請求書とcheckしていないだろうと推測した次第です。

久保FP事務所様
いずれにしても、
経理責任者が確認するのが、当然と考えてよいという事でよいでしょうか？

> 久保FP事務所様
> ありがとうございます。
>
> 言葉足らずな所がありましたので、補足いたします。
> ・ガソリンは、所定ではなく、会社指定の１ヶ所のガソリンスタンドで入れる。
> ・車両管理規程あり
> ・車両管理規程によると、社用車の管理責任者＝管理課長
> ・但し、社用車を運転する者（当社は、業務で外出する時に社用車を利用します）は、「使用前、使用後の点検の励行し、車両の清掃と手入れに心がける」とあります。
> ・社用車の運転者は、ガソリンを入れた際に、車に常備している、ガソリンカード袋に明細書を入れる。
> ・社用車には、「車両使用簿」があり、
> 「いつ、誰が、どこからどこまで載って、走行距離」を書く。
> ・指定のガソリンスタンドが管理課長と関係のある人が経営している。
>
> 常備しているガソリンカード袋に何ヶ月も前の明細書が
> ある状態なので、請求書とcheckしていないだろうと推測した次第です。
>
> 久保FP事務所様
> いずれにしても、
> 経理責任者が確認するのが、当然と考えてよいという事でよいでしょうか？

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内部監査関係から見ますと、
社内管理規程は適切に開示されています。
多少厳しくなりますが、監査チェック事項とすれば、不正使用防止の点から、月次、車両管理簿記入には、記入項目のほか、＜燃料受入日；燃料数量記入；ＧＳスタンド回収帳票＞の添付を求めることも必要かと思います。
買掛請求時の車両管理責任者と経理責任者のダブルチェックが必要と思います。
年度、監査部署の方との２～３回程度の臨時監査などもしてみることも良いと思います。

＞指定のガソリンスタンドが管理課長と関係のある人が経営している。
当該スタンドは、管理課長の方とどのような関係なのか、うかがい知れませんが、取引先の関係がルーズな点が認められるならば、改善を求めることも必要かと考えます。

久保FP事務所様
ありがとうございます。

確認し、改善を求めて行くようにします。
長い慣習に、おかしいと思っても言えない状況が続いているようですので、変えて行きたいと思います。

ありがとうございました。

以前勤務していた会社では、きちんと毎月社用車ごとに運転日報と給油明細兼領収証をチェックしておりました。
自社と契約しているガソリンスタンドであろうが
地方出張時の遠方のガソリンスタンドでも
領収証を必ずもらい、運転日報と一緒に提出を義務づけしておりました。
かなり大変ですが、会社の車で経費を使用するというコスト意識を持ってもらう上でも習慣づけていければいいですね。
頑張って下さい。