立替金精算処理について

> 経理を担当しています。
>
> インボイス制度後の立替精算（対取引先）の対応について、皆様の実情をお聞かせいただけたらと思い、投稿いたします。
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> 弊社では、他社の経費を立て替える場合が度々あります。
> 立替金を請求する場合は、国税局のインボイス制度の対応マニュアルなどを確認した上で、立替金精算書（支払い毎の明細、税率別の合計など要件を満たした内容)を発行し、支払先から受け取った請求書(インボイス)のコピーを取引先に送付していました。これが最も適切な対応だと認識していました。
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> 最近逆の立場（弊社の経費を取引先が立替える)になることが数回ありましたが、同様の対応をしているところはありません。
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> ある取引先は立替金清算書は合計金額だけで税率別の合計がなかったり、インボイスが全て揃っていなかったり（先方がインボイスとして提出したものが条件を満たしていない、例えばクレジットの売上伝票を提出など)など、これは正しいのかと疑問に感じる処理が非常に多くあります。
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> 何度も交渉や再発行をするのもかえって手間がかかるので、結局弊社が立替金精算書を作成して、先方に承認をいただいているような状態です。国税庁のマニュアルにも、先方から精算書をもらえない場合は、自社で作成し先方の確認を取ればOK（それすらも不要）と記載されているので、違法ではないのでしょう。でも、正しく処理しようとする会社の負担ばかりが増えるような気がして、少し理不尽に感じます。
>
> あえて原則通りに処理する必要はないのでしょうか。

制度上の原則（国税庁Q&A・通達ベース）
1. 仕入税額控除の要件
本来の支払者（＝経費負担者）が控除を受けるには、
支払先からのインボイス（適格請求書）
立替者からの立替金精算書（税率別合計など必要事項）
の保存が必要。

2. 宛名の問題
インボイスの宛名が立替者になっていても、精算書で「本来の支払者の経費である」ことが明らかになれば控除可能。

3. 精算書がない場合
国税庁Q&Aでは「立替者から精算書をもらえない場合は、自社で作成し、相手の確認を取ればOK。場合によっては確認すら不要」と明記されています【国税庁Q&A・立替金精算書関係】。

実務の現状
多くの取引先は「合計金額だけの精算書」「インボイス不備（例：クレジット伝票のみ）」など、原則を満たしていないケースが多い。
そのため、きちんと原則通りに処理しようとする会社ほど負担が増えるという状況が生じています。

結論：原則通りに処理する必要はあるか？
法的には：原則通り（インボイス＋税率別合計のある精算書）を揃えるのが最も安全。
実務的には
自社で精算書を作成し、相手の承認を得る対応で十分。
国税庁も「相手からの交付がなくても、自社作成でOK」としているため、違法ではない。
したがって、原則通りにやらなければならないわけではなく、税務調査で説明できる形で記録を残しておけば問題ない、というのが実務的な落としどころです。


実務対応の工夫
社内ルール化：立替金精算書は自社で作成し、相手に確認を依頼するを標準フローにする。
取引先への依頼文書：インボイス制度対応の立替精算ルールを簡単にまとめ、取引先に事前共有しておく。
リスク管理：税務調査で「誰の経費か」「インボイスの有無」が説明できるよう、最低限の証憑（インボイス写し・精算書・承認印）を残す。

こんにちは。

> あえて原則通りに処理する必要はないのでしょうか。

お返事としては、原則に従って対応するべき、というお返事になってしまいます。

どの部分を割愛できるのかについては、現時点で明確な線引きがハッキリしていないと思われます。

ゆえにお返事としては、原則に従うべき、ということになります。

実情については、業種によっては難しいかもしれませんが、立替清算をできるだけおこなわないような取引に移行することは方法でしょう（当方はこれでできるだけ対応している）。

どの部分を割愛できるのか割愛するのか、については貴社の顧問税理士さんとよく相談してすすめてください。

原則に従わなかった結果として税務調査時の煩雑さと、原則に従った際に要する日々の労力と、その点は税の専門家である顧問税理士さんに確認して対応していただくことが望ましいと考えます。



> 経理を担当しています。
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> インボイス制度後の立替精算（対取引先）の対応について、皆様の実情をお聞かせいただけたらと思い、投稿いたします。
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> 弊社では、他社の経費を立て替える場合が度々あります。
> 立替金を請求する場合は、国税局のインボイス制度の対応マニュアルなどを確認した上で、立替金精算書（支払い毎の明細、税率別の合計など要件を満たした内容)を発行し、支払先から受け取った請求書(インボイス)のコピーを取引先に送付していました。これが最も適切な対応だと認識していました。
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> 最近逆の立場（弊社の経費を取引先が立替える)になることが数回ありましたが、同様の対応をしているところはありません。
>
> ある取引先は立替金清算書は合計金額だけで税率別の合計がなかったり、インボイスが全て揃っていなかったり（先方がインボイスとして提出したものが条件を満たしていない、例えばクレジットの売上伝票を提出など)など、これは正しいのかと疑問に感じる処理が非常に多くあります。
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> 何度も交渉や再発行をするのもかえって手間がかかるので、結局弊社が立替金精算書を作成して、先方に承認をいただいているような状態です。国税庁のマニュアルにも、先方から精算書をもらえない場合は、自社で作成し先方の確認を取ればOK（それすらも不要）と記載されているので、違法ではないのでしょう。でも、正しく処理しようとする会社の負担ばかりが増えるような気がして、少し理不尽に感じます。
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> あえて原則通りに処理する必要はないのでしょうか。

ご回答ありがとうございます。

原則と実務対応の違いを丁寧にご説明いただきありがとうございます。

実務対応の工夫については是非取り入れを検討したいと存じまず。
（社内ルール化、取引先への依頼文書など）

大変助かりました。ありがとうございました。

> 制度上の原則（国税庁Q&A・通達ベース）
> 1. 仕入税額控除の要件
> 本来の支払者（＝経費負担者）が控除を受けるには、
> 支払先からのインボイス（適格請求書）
> 立替者からの立替金精算書（税率別合計など必要事項）
> の保存が必要。
>
> 2. 宛名の問題
> インボイスの宛名が立替者になっていても、精算書で「本来の支払者の経費である」ことが明らかになれば控除可能。
>
> 3. 精算書がない場合
> 国税庁Q&Aでは「立替者から精算書をもらえない場合は、自社で作成し、相手の確認を取ればOK。場合によっては確認すら不要」と明記されています【国税庁Q&A・立替金精算書関係】。
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> 実務の現状
> 多くの取引先は「合計金額だけの精算書」「インボイス不備（例：クレジット伝票のみ）」など、原則を満たしていないケースが多い。
> そのため、きちんと原則通りに処理しようとする会社ほど負担が増えるという状況が生じています。
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> 結論：原則通りに処理する必要はあるか？
> 法的には：原則通り（インボイス＋税率別合計のある精算書）を揃えるのが最も安全。
> 実務的には
> 自社で精算書を作成し、相手の承認を得る対応で十分。
> 国税庁も「相手からの交付がなくても、自社作成でOK」としているため、違法ではない。
> したがって、原則通りにやらなければならないわけではなく、税務調査で説明できる形で記録を残しておけば問題ない、というのが実務的な落としどころです。
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> 実務対応の工夫
> 社内ルール化：立替金精算書は自社で作成し、相手に確認を依頼するを標準フローにする。
> 取引先への依頼文書：インボイス制度対応の立替精算ルールを簡単にまとめ、取引先に事前共有しておく。
> リスク管理：税務調査で「誰の経費か」「インボイスの有無」が説明できるよう、最低限の証憑（インボイス写し・精算書・承認印）を残す。
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ご回答ありがとうございます。

更に質問させて下さい。

>立替清算をできるだけおこなわないような取引に移行することは方法でしょう
>（当方はこれでできるだけ対応している）。
御社ではどのようなご対応をされているのでしょうか。
もし差し支えなければ、ご教示いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

> こんにちは。
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> > あえて原則通りに処理する必要はないのでしょうか。
>
> お返事としては、原則に従って対応するべき、というお返事になってしまいます。
>
> どの部分を割愛できるのかについては、現時点で明確な線引きがハッキリしていないと思われます。
>
> ゆえにお返事としては、原則に従うべき、ということになります。
>
> 実情については、業種によっては難しいかもしれませんが、立替清算をできるだけおこなわないような取引に移行することは方法でしょう（当方はこれでできるだけ対応している）。
>
> どの部分を割愛できるのか割愛するのか、については貴社の顧問税理士さんとよく相談してすすめてください。
>
> 原則に従わなかった結果として税務調査時の煩雑さと、原則に従った際に要する日々の労力と、その点は税の専門家である顧問税理士さんに確認して対応していただくことが望ましいと考えます。
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> > 経理を担当しています。
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> > インボイス制度後の立替精算（対取引先）の対応について、皆様の実情をお聞かせいただけたらと思い、投稿いたします。
> >
> > 弊社では、他社の経費を立て替える場合が度々あります。
> > 立替金を請求する場合は、国税局のインボイス制度の対応マニュアルなどを確認した上で、立替金精算書（支払い毎の明細、税率別の合計など要件を満たした内容)を発行し、支払先から受け取った請求書(インボイス)のコピーを取引先に送付していました。これが最も適切な対応だと認識していました。
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> > 最近逆の立場（弊社の経費を取引先が立替える)になることが数回ありましたが、同様の対応をしているところはありません。
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> > ある取引先は立替金清算書は合計金額だけで税率別の合計がなかったり、インボイスが全て揃っていなかったり（先方がインボイスとして提出したものが条件を満たしていない、例えばクレジットの売上伝票を提出など)など、これは正しいのかと疑問に感じる処理が非常に多くあります。
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> > 何度も交渉や再発行をするのもかえって手間がかかるので、結局弊社が立替金精算書を作成して、先方に承認をいただいているような状態です。国税庁のマニュアルにも、先方から精算書をもらえない場合は、自社で作成し先方の確認を取ればOK（それすらも不要）と記載されているので、違法ではないのでしょう。でも、正しく処理しようとする会社の負担ばかりが増えるような気がして、少し理不尽に感じます。
> >
> > あえて原則通りに処理する必要はないのでしょうか。