労働条件通知書の電子交付について

> タイトルのとおり、相手の了解を得て、労働条件通知書を電子交付する場合、メールで送付することを予定しておりますが、送付時にデータにパスワードをかけるのが一般的なのでしょうか？（例：ZIPファイルにパスワードを付けて、別メールにてパスワードを送付する）
> ZIPファイルにパスワードをかけて、別メールでパスワードを送付する方法は、セキュリティー面でそれほど効果があるわけではなく、開くまでに少し時間をかせげる程度と聞いたことがあります。
> 皆さんは電子交付（メール送信）する場合、どのように交付しておりますでしょうか？そもそも普通に添付して交付しているなど、ご助言等いただけますと幸いです。
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> 労務管理とは異なるかもしれませんが、何卒よろしくお願いいたします。
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1. パスワード付き ZIP は一般的かどうか
現在も、「ZIP ファイルにパスワードを設定し、パスワードを別メールで送付する方法」は中小企業を中心に広く使われています。
ただし、セキュリティ専門家の評価としては、強固な保護とは言えず、誤送信時の時間稼ぎ程度の効果とされています。

その理由
メールが盗み見られた場合、ZIP とパスワードメールの両方が取得される可能性があるため
パスワードが簡易なものになりやすいため
メール自体が暗号化されていないケースが多いため

そのため、「最低限のセキュリティ対策」として扱われているのが実情です。

2. 実務でよく採用されている交付方法

① パスワード付き ZIP（パスワード別送）
最も一般的な方法です
宛先間違いの際に一定のリスク軽減効果があります
個人情報保護の観点から採用されやすいです

② PDF をそのまま添付（パスワードなし）
小規模企業で採用されることが多いです
手間が少ない反面、セキュリティは弱めです
会社のポリシーによって判断されます

③ クラウドストレージの共有リンクを利用
（Google Drive、OneDrive など）
アクセス権限を細かく設定できます
誤送信時でもリンクを無効化できるため安全性が高いです
最近増えている方法です

④ 電子署名サービスを利用
（DocuSign など）
本人確認や同意取得とセットで運用できます
中〜大規模企業で採用が増えています

3. 電子交付時の注意点

労働者の同意が必要
電子交付を行う場合は、労働者の明示的な同意が必要です。
メールで「電子交付で問題ないか」を確認し、返信を保存しておくことが望ましいです。

到達確認を行う
送付後に「受け取りました」という返信をもらうことで、交付の証拠になります。

個人情報保護の観点での最低限の対策
宛先のダブルチェック
パスワード設定（可能であれば PDF 自体にも設定）
不要な情報を含めない

パスワード付き ZIP は現在も一般的ですが、強固なセキュリティとは言えません
PDF 添付のみの企業もありますが、リスクは高めです
クラウドリンクや電子署名サービスなど、より安全な方法も増えています
電子交付には労働者の同意と到達確認が重要です

こんにちは。

メールのやり取りは未だメインではありませんが。
基本的にはパスワードはかけていないです。

ただメールアドレスのタイプミスは避けたいので、メールアドレスは本人から一旦空メールでよいので送信してもらい、そのメールアドレスに返信しています。
先に紙面にもらっている場合には、そのメールアドレスに確認メールが届いているのを確認の上で、必要な書類の添付を行っています。



> タイトルのとおり、相手の了解を得て、労働条件通知書を電子交付する場合、メールで送付することを予定しておりますが、送付時にデータにパスワードをかけるのが一般的なのでしょうか？（例：ZIPファイルにパスワードを付けて、別メールにてパスワードを送付する）
> ZIPファイルにパスワードをかけて、別メールでパスワードを送付する方法は、セキュリティー面でそれほど効果があるわけではなく、開くまでに少し時間をかせげる程度と聞いたことがあります。
> 皆さんは電子交付（メール送信）する場合、どのように交付しておりますでしょうか？そもそも普通に添付して交付しているなど、ご助言等いただけますと幸いです。
>
> 労務管理とは異なるかもしれませんが、何卒よろしくお願いいたします。
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おっしゃるように、ZIPファイルのパスワード別メール送付は、基本的には意味がないとされています。

メールが傍受されている環境では無意味であること、結局はコピペで送る場合が多いため宛先ミスもそのまま引き継がれることが多いこと、などが理由です。

むしろウイルスチェックができず、有害であるとされることすらあります。

最も強固なのは、パスワードをメール以外の方法で共有したうえで、パスワード付PDFなどで送ることです。
このパスワードは毎回変える必要はなく、個人ごとに共有ができていれば使いまわしで構いません。
この方法のデメリットは、相手がパスワードを紛失・忘却するリスクです。
送付したパスワードを適切に保存しておくことは難しいものです。
「パスワードなんだっけ？」と聞かれることが多くなり、無駄な作業が発生する可能性が高まります。

次善の策として、メールには含まれない個人の情報を使用する方法があります。
例えば、生年月日をパスワードとして、PDFを送付します。
この場合だとパスワードの紛失・忘却リスクはありません。
しかし、生年月日を知っている人ならファイルを開けてしまうというリスクがあります。

弊社では生年月日プラスアルファの情報でパスワード化して送付しています。