給与支給のミスについて

こんにちは。
参考になるかどうかわかりませんが、私も以前同じことで困って考え出したのがあるので、ご紹介します。


0.5％で１～２件ということは、従業員さんは150人（100～200人）もいるということですよね。
私は、30人の会社のを一人でやっていますが、比になりませんよね。
金額について私以外は知ってはいけないので、結局すべて一人でやるしかないので、チェック機能に一番心配があります。


●給与ソフトの基本事項（税、保険、交通費、親睦費など）は、なるべく変更しない
⇒次の月に戻すのを忘れてしまうことが圧倒的に多かったので･･･。
イレギュラーには『調整支給・控除』という項目を使って対応してます。


●チェックリストを作成して、実際にチェックをつけながら作業する
⇒社保、税金、退職者控除、などイレギュラーが発生した時点で次回給与のチェックリストにすぐ書き込みます。給与処理をするときにはそれをプリントアウトして、実際にチェックをしながら作業します。

●残業時間は２回見直します。


が、これって結局100人くらいまでしか対応できないやり方かな～と思ってます。
おそらく大企業はイレギュラーな処理を徹底的に排除するルールを作ってるんだろうなぁと想像していますが。

こんにちは、gansisuさん。

さて、ご相談の件、しまかさんが、具体的かつ適切なアドバイスをされていますので、補足的に弊社のチェック方法をお知らせいます。

　しまかさんが、ご指摘の通り、間違う可能性が最も高いのは、『次の月に戻すのを忘れてしまうこと』です。
　これを防ぐために、弊社の場合は『ノート』をつけてさせています。
　具体的には、ある月で（その月だけの）変更を行った場合、その翌月に“戻す（項目名と金額）”ことをノートに記載させ、当該支給月に当月だけではなく、その前月の欄（ページ）も併せてチェックしています。
　当然、戻す月が2ヶ月先の場合は、その2ヶ月先の欄に、予定を記載しておきます。（※ちなみに、欄は月ごとに設けています）

　また、そうすれば、その月だけではなく、前年同月の欄を見ると、「そういえば、こんなこともしないといけなかったな」といった“復習”効果もあります。

　しまかさんがご指摘の
●給与ソフトの基本事項（税、保険、交通費、親睦費など）は、なるべく変更しない。
●チェックリストを作成して、実際にチェックをつけながら作業する。
●残業時間は２回見直します。

は、それぞれミスを無くすための有効な手法ですが、実は最も効果的な方法は、“記録に残す”であり、多くの原因は、“担当者の記憶に頼っている”ことなんですね。
　もちろん、担当者に加え、管理者（＝違う目）にチェックしてもらえるのが最も良いのですけど…。

追伸：ちなみにgansisuさんの会社では何に関してミスが多いのでしょうか？
　ミスの内容によっては、全く違うアドバイスができますので…。

以上

そうですよね！
『記録に残す』
なんか、すっきりしました（笑）


今はチェックが終わった給与振込チェックリストをしっかり残して、次月にもう一度見直してます。
（基本事項を変更してしまったときに、確実に戻すため、です。）


ちょっと話がそれますが、総務の引継書類についても同じことがありますね。
前の担当者は、「○○はどこどこへ連絡」とかそういう感じだったんですが、今私は、「○○はどこどこへお願いしていたけども、これこれこういう経緯で業者を変えた」とか、「その前はいくらでどうだった」とか、「平成○○年に大幅に手順を変更した」とか、そういうのも残してます。

ちょっとそれました。

こんにちは、しまかさん。
わざわざご丁寧に私宛にもご返信いただきましてありがとうございます。少しでもご参考になれば幸いです。

　さて、本題に戻りますが、総務系のことについては、個人的には「耳の痛い」ご指摘ですねぇ（苦笑）。
　といいますのも、給与系にはああいうアドバイスをする私にもかかわらず、総務系についてはそれほど“記録”していないんです。
　その理由はといいますと、少なくとも弊社の総務系の仕事は「記録を残さないほうがいいから」で（苦笑）、全く記録を残していないわけではありませんが、記憶できないことは『付箋』で対応し、必要に応じ貼ったり、外したりしています。
※別にヤバイ仕事をしているわけではないですよ！（笑）。ただ単に、上司が記録を残すことを嫌がるのです。なんていうか、職人的な仕事に“こだわり”があるようです。

　結局は、給与（人事労務）・総務にかかわらず、“数字”といった記録がしやすい事項（感情や微妙なニュアンスがない事項）とそうでない事項の違いだと思うんですよね。

　当初のご質問からは、大分逸れちゃいましたがあしからず…。

以上

お世話になります。回答ありがとうございました。
記録に残す大切さを再認識しました。給与処理は私一人で行っています。慶弔があっても休めず。。。２０日締め、当月２８日払い。２８日が祝祭日の日は前営業日となっていて、振込処理までに最長４営業日しかないのが痛いところです。やはり、変更項目のつけ忘れ、戻し忘れが一番多いですね。いまはA4ファイルとエクセルで、2重に各変更項目には次月への影響を追記して、完了したところは黄色で塗りつぶしています。忘れてしまう理由は変更項目がしっかり私に伝わらないということが多いですね。

> こんにちは、gansisuさん。
>
> さて、ご相談の件、しまかさんが、具体的かつ適切なアドバイスをされていますので、補足的に弊社のチェック方法をお知らせいます。
>
> 　しまかさんが、ご指摘の通り、間違う可能性が最も高いのは、『次の月に戻すのを忘れてしまうこと』です。
> 　これを防ぐために、弊社の場合は『ノート』をつけてさせています。
> 　具体的には、ある月で（その月だけの）変更を行った場合、その翌月に“戻す（項目名と金額）”ことをノートに記載させ、当該支給月に当月だけではなく、その前月の欄（ページ）も併せてチェックしています。
> 　当然、戻す月が2ヶ月先の場合は、その2ヶ月先の欄に、予定を記載しておきます。（※ちなみに、欄は月ごとに設けています）
>
> 　また、そうすれば、その月だけではなく、前年同月の欄を見ると、「そういえば、こんなこともしないといけなかったな」といった“復習”効果もあります。
>
> 　しまかさんがご指摘の
> ●給与ソフトの基本事項（税、保険、交通費、親睦費など）は、なるべく変更しない。
> ●チェックリストを作成して、実際にチェックをつけながら作業する。
> ●残業時間は２回見直します。
>
> は、それぞれミスを無くすための有効な手法ですが、実は最も効果的な方法は、“記録に残す”であり、多くの原因は、“担当者の記憶に頼っている”ことなんですね。
> 　もちろん、担当者に加え、管理者（＝違う目）にチェックしてもらえるのが最も良いのですけど…。
>
> 追伸：ちなみにgansisuさんの会社では何に関してミスが多いのでしょうか？
> 　ミスの内容によっては、全く違うアドバイスができますので…。
>
> 以上

ちなみに、当社は１年ほど前まで、２０日締の２５日払いでした。
休みの関係で支払日が２２日だったり（１１月はそうですよね）すると、もう、大変です。ここだけの話、「大丈夫かなぁ」という少し不安な気持ちもありつつ、間に合わせる･･･そんなのこれ以上人数が増えたら対応できないと思ってました。

で、締め日を変えたんですよ。
最初は１５日に。
そして、給与処理だけでなくさまざまな絡みで今は、「末締の翌月２５日払」になっています。


締め日を変更したことですごく勉強になりましたよ。
基本給と諸手当は月給制の場合は当月払い、時間外のみが翌月へまわる、という当社の支払いスタイルも完璧に理解できて、すべてがスッキリました。
もちろん総務の森へも相談しました！


そのときのスレです。
ご参考までに。
http://www.soumunomori.com/forum/thread/trd-21998