取締役会の委任

○株主が法人株主の場合、法人の社員であれば通常出席している者以外（通常の出席者の部下）の出席でも問題ないでしょうか？
→「代理権限委任状」を持って出席されていればＯＫです。

・株主総会の議事録は、議事録作成者の認め印だけでも、登記できますので、問題はありません。

取締役会を併せて同日に予定していますが、同様に上記通常出席者は取締役でもありますが、同社員が代理出席する場合、どのような手続きが必要でしょうか？

→問題は、現代表取締役が、先の株主総会で取締役を辞任（退任）され、「取締役会で、新代表取締役を選定」する必要が生じた場合、取締役全員の実印・印鑑証明書添付が必要です。法人株主ということですが、「取締役は個人となりますので個人の実印・印鑑証明書」が必要な事を事前に説明し、その取締役が了解され、出席者に全権委任されるなら問題はありませんが、定款に代理出席の取扱はどのように規定されているか、再確認してしてください。
登記事項でない、決議なら代理出席でも、大きな問題は生じませんが、「新代表取締役を選定決議（取締役も辞任の場合）」厳格な手続きが必要です。
管轄法務局商業登記相談コーナーへ定款持参の上、相談にいかれば親切に教えて頂くことができますので、ぜひ、先に法務局で事前相談されることをおすすめします。
藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂
http://www.fujita-kaishahoumu.com/

藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂 様

ありがとうございます。
よくわかりました。

巨人族

巨人族さん、こんにちは。

　すでに藤田先生から回答が出ておりますが、若干意見を述べさせていただきます。

　株主総会において法人株主の社員が出席するには委任状を提出するというのが原則ですが、株主を代理人とする委任状と区別するために「職務代行通知書」とするのが一般的です。実際、当社でも社員が他の会社の総会に出席するときは発行していますし、当社の総会に来ていただく際も基本的には提出していただいています。

　内容的には以下のようなものです。

　　　　　　　　　　　　職務代行通知書
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平成○年○月○日
　株式会社＊＊＊＊　御中

　　　　　　　　　住　　所
　　　　　　　　　会 社 名
　　　　　　　　　代 表 者　　　　　　　　　　　　　印


　平成○年○月○日開催の株式会社＊＊＊＊第○期定時株主総会(その延会または継続会を含む)における下記議決権の行使に当たり、当社は、
　　　　　　　を職務代行者として派遣いたしますので、ここに通知いたします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
　１．株式会社＊＊＊＊の第○期定時株主総会の全議案につき、会社原案に賛成の議決権を行使すること。

　２．修正案等が提出された場合は、上記１．の主旨に沿って議決権を行使すること。

　３．同総会における提案、動議の一切の件につき、議決権を行使すること。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以　上

　次に取締役会への出席ですが、取締役会はあくまで取締役個人で構成されており、会社法では代理委任は認められていないと思います。社員の方が出席されたとしてもオブザーバーであり、取締役としては欠席になると思いますよ。ただし取締役会は取締役の過半数が出席すれば有効でありその過半数で決議は可能ですので、有効性の問題はないと思います。