作業手順

作業手順

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2011-02-10

-------------------------------------------------------------------- 成長し続ける企業に！サービス業専門社労士日記（第612号） -------------------------------------------------------------------- おはようございます。 メルマガ発行者のこまつじゅんいちです。 このメルマガは サービス業特に飲食店経営者及び店長 売上が上がらないとお悩みの経営者 労務管理の難しさを感じている人事担当者 同業の社労士さん へ向けてこまつが自由に書きたいこと書いているメルマガです。 テーマは 「従業員のやる気と売上は本当に連動している」 です。 -------------------------------------------------------------------- ◎お客様の売上アップのため！サービス業専門社労士日記 のバックナンバー・配信停止はこちら ⇒ http://archive.mag2.com/0000250571/index.html 小松潤一社会保険労務士事務所 http://www.style-neo.jp　　http://www.style-neo.com -------------------------------------------------------------------- 目次 ■はじめに ■作業手順 ■最後に -------------------------------------------------------------------- ■はじめに さあ2月です。あっという間に年度末が近づいてきていますが どうお過ごしでしょうか？ 今年は色々なことにチャレンジしていくつもりで 動いていますが社内の内部環境の整備を今年は当社では やって行こうと思い、様々な活動を展開しています。 どこの会社でもそうなんでしょうが 創業から間もないころはお客様も少なく売り上げも少ないので 特に意識をしなくてもほとんどの仕事を覚えているものです。 「あそこの会社には○○円で商品を卸している」 「あそこの会社は少し特殊な商品を購入してくれているから注意を！！」 など 当初は従業員数も少ないので特殊な仕事をこなしても みんな覚えているものですが 会社の規模がだんだんと大きくなるにつれて 同じ作業をしていてもダメな場合があるのです。 規模が大きくなっているのにおかしな管理体制を していたり 良く分からない工程の作業を行っていたり 今日はそんな話 -------------------------------------------------------------------- ■作業手順 （今日は当社の流れの作業ですが皆さんの会社の作業をイメージしてお読みください） 当社は社労士事務所ですので書類がたくさんあります。 通常の業務はこんな感じです。 まずお客様の企業より新入社員の連絡や退職予定者の連絡が当社に来ます。 その連絡をもとに役所に提出する書類を作成して時期が来たら 役所に手続きに行きます。 そして役所に行くと手続きの控えが発行されるので それを当社の保管分に控えを取り、原本をお客様やその従業員に 返却するのです。 上記は大きなな流れですが細かい中身をみていくと各企業ごとに対応が 変わってきます。 まずお客様の企業より新入社員の連絡や退職予定者の連絡が当社に来ます。 ⇒これがお客様によってまちまちです。 ＦＡＸで連絡が来るのか？ 電話で連絡が来るのか？ メールで連絡が来るのか？ ⇒さらに連絡内容がお客様によってまちまちです。 すべての情報を連絡くれるか？ とりあえず集まっている情報だけをくれるのか？ 役所に手続きに行きます。 ⇒役所に行くのもタイミングとお客様によってまちまちです。 郵送で手続きを取るのか？ 電子申請で手続きするか？ 役所まで持参するのか？ 手続きの控えをお客様に返却する ⇒これもお客様によってまちまちです。 場合によっては原本を当社にて保管している企業様もあります。 書類は従業員の控えなので従業員に直接郵送している場合もあります。 こんな感じです。 企業やタイミングによって作業の内容を変更していく必要が出てくるのです。 創業当初は従業員数も少ないので様々なパターンを覚えているのですが お客様数が増えたり従業員数が増えたりしていたら 覚えることすら難しくなってきてついには間違いを犯すのです。 例えば小売業を営んでいたら 商品アイテム数が増えてきたり 卸業なら お客様ごとに卸値が違っていたり 仕様が違っていたり 様々な違いが出てくるようになって 今まで通りの作業では仕事をミスってしまうようになる可能性が高くなるので 作業手順が増えていくことは仕方ないことなんです。 そしてしばらく時間が経過した際に 良く分からない手順が多くなっていて 無駄な作業を決行しているにもかかわらず 誰もおかしいと思わなくなって言われた仕事をこなすようになってくるのです。 そんな作業全く必要ないのに誰も不思議なことに改善しようと 思う人はいません。 【今している作業は無駄な可能性があるとすべてを疑え】 そうなんです。無駄な作業をたくさんしている可能性があります。 その作業をやろうと決めた当初は意味があった作業なのかもしれませんが それから時間が経過するにつれてまったく無意味な作業になっていることも 結構あるのですが 不思議なことにその作業をなんの疑いもなく続けている人が多いのです。 その作業を一つ取り辞めることにより作業手順の改善によりお客様の サービスの向上につながることとなるのです、 作業改善をずっと考えているとあれ不思議あれ不思議 今まで部長など高度の知識を持っている人しか出来なかった作業が いつの間にかアルバイトでも出来るようになり 今まで残業をしなければ終わらなかった作業が 時間以内に終了できるようになり それが会社の利益改善につながり商品の価格を下げたり してさらにお客様が増えてきたり などなど 好循環になっていくのです。 今の仕事は間違っている可能性があり改善できる と思わない人は改善も出来ません。 おしまい 良かったら感想下さい info@style-neo.jp -------------------------------------------------------------------- ■最後に お客様の数は多い場合と少ない場合で作業のやり方を変えるのは当たり前です。 管理方法が違いますから でも規模が大きくなった際の作業手順をきちんと決めていかなければ 大きな失敗を犯すのです。 失敗と言うのは会社に目に見える損害を与えることもあるでしょう。 しかし逆に目に見ることが出来ない損害の方が本当に怖いのです。 経営者は普段から従業員に対して 「無駄な作業を省くように！！！！」 「作業手順の削減につながる提案をどんどん出せ！！」 と言い続けないといけませんね -------------------------------------------------------------------- 創造人材株式会社 小松潤一社会保険労務士事務所 小松潤一