中小企業における文書作成の意義

中小企業における文書作成の意義

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2010-03-18

中小企業の経営において、あまりに多くの形式的な文書は不要でしょう。 しかしながら、逆に、最低限あった方が良いと思われるような文書もない会社 が意外に多いのにびっくりさせられます。 会社における文書とは、非常に大きく分類すると以下の4種類に分けられます。 なお、文書は必ずこの4種類の分類のいずれかに属するものですが、必ずしも 属する分類は1文書1分類とは限らず複数の役目をしている文書もあります。 （４種類の文書の分類と作成の意義） １）法律的社外文書 主として法律的な意義を目的として作成する文書 （なお、法律的社外文書にも連絡的意味も含まれている） （例）契約書、注文書、請求書、領収証書など 法律的社外文書は、社外との約束ごとを文書化することで、 以下のような意義があります ①あいまいさを排除し、相手と当社相互のミスを防止するため ②約束内容を当事者双方の関係者が理解し、一般化するため ③契約の成立の事実等を第三者に証明するため ④もし万が一紛争になった場合の判断基準、証拠書類 ２）連絡的社外文書 挨拶状、会社案内、カタログ、広告、ホームページ、各種交信文書 （なお、連絡的文書であっても、その内容につき一定の責任を持たなければ ならない点では法的な適用を受ける） 連絡的社外文書は、主として社外とのコミュニケーションを目的としています 効果的な情報発信は、顧客や取引先等との関係構築に不可欠でしょう ３）法律的（ルール的）社内文書 社内の規定やルールなど 社外でも適用される法的な意味に加え、社内で取り決めたルールや決めごとなど も含む （例）定款、議事録、各種社内規程、社内帳票、伝票、仕様書、マニュアル、図面など 法律的（ルール的）社内文書は、文書化することで以下の意義があります ①ある種の規定は文書化することにより法的な意義を持つ（定款や就業規則など） ②文書化により社内のルールや手順の統一を行う。品質の標準化 ③文書化により業務を組織化、システム化する（人に頼るのではなくシステムで仕事をする） ４）連絡的社内文書 社内における日常的な業務指示、報告、連絡等の書類など （例）社内通達文書、社内連絡文書など ①日常での社内の連絡内容の明確化、徹底化 ②（空間的、時間的に）広く社内へ連絡するため ③記録として残すため 以上のように文書にすべき意義は多岐に渡ります。 このような意義を理解し、意味のない文書の作成は排除するとともに、 意義のある文書の整備を行うことは、中小企業にとって大切なことです。 ========================================================== 起業支援、契約書・文書作成、経営改善コンサルタント 愛知県豊田市 井藤行政書士事務所 ツイッターはこちら　http://twitter.com/itohmasao 機械設計、機械加工、機械開発のフルステージ ==========================================================