取締役会議事録の一部を社外への提出したい

ブランシェさん　こんにちは

　取締役会議事録は、取締役会の日から10年間本店に備置されなければなりません。

　企業は、株主総会議事録や定款などの文書について、営業時間内であれば株主の閲覧を阻むことはできません。また、その際に裁判所の許可なども必要ありません。
　
　これに対し取締役会議事録は、株主や債権者がいつでも自由に閲覧できるとは限りません。取締役議事録については、業務監査権限のある監査役のいる会社や委員会設置会社の場合、裁判所の許可がないと株主も閲覧・謄写の請求ができないことになっており、それ以外の会社ならば、裁判所の許可が不要となります。

　これは、株主にむやみに閲覧させては会社の機密を保持できない危惧があるからです。したがって、取締役会の議事録の閲覧を求められても、必ずしも見せる必要はなく、裁判所の許可をもらってくるように要求することができます。
　ただし、裁判所の許可を得て取締役会議事録の閲覧・謄写を求めたときは、これに応じなければなりません。

問題は、一部の閲覧とありますが、議事録等も全議案との絡み合いもあり、やはり問題でしょう。ただ先に述べました裁判所の開示命令があれば、開示することが必要となります。

ブランシェさん、こんにちは。

　取締役会議事録を株主に閲覧させる場合については、すでにakijinさんが回答のとおり裁判所の許可が必要でありますが、今回のケースは業務上、会社が必要に応じ写しを提出するものですので別に考えていいと思います。

　ただし、他の決議事項や報告事項など、機密情報などが含まれている可能性もありますので、謄本ではなくその決議部分だけの抄本にされてはいかがですか？

　当社でも過去にそういう処置で出した記憶があります。標題部分、開催日、出席者などの冒頭部分と当該決議事項など必要な部分のみの写しを作成し、代表者印で原本証明しましたね。

　以上参考までにお知らせします。

ご質問にはありませんでしたが、
当該国あるいはケースにより、議事録（抄本）の写しの原本証明などへの公証人の証明を求められたり、親会社の定款（同じく公証人の証明付き）なども併せて添付書類として求められることがありますので、その辺りの必要書類の確認はなさっておいた方が良いかも知れません。老婆心ながら。


> 海外で会社登記申請を行うにあたり、親会社が設立を決定したという証跡の確認資料として、親会社の取締役会議事録のコピーの提出を求められています。
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> 議事録に含まれる決議事項には、会社設立以外の事案も含まれるため、すべての決議事項を含んだコピーを対外的に提出したくないのですが、議事録の決議事項の一部だけを出すことができる方法はありますか。
> その場合の必要な記載事項などもありましたらあわせておしえてください。