fooさん こんにちは
通例では、社員への福利厚生管理から、「社員貸付金規則」等の設定を為さっていると思います。
社員から生活環境等の要請で当申請書に返済条件を謳い、返済確認を求めているでしょう。
通常は、月分割返済、退職等が絡む場合には退職金からの一括返済等を求めているでしょう。
退職者への案内においても同文書、案内等を行い、確認を求めくことも必要でしょう。
<社員貸付金申請書>
返済条件
1. 一括返済
① 平成 年 月度給与から
② 平成 年(夏季/冬季)賞与から
③ 退職金より
2. 分割返済(計画は次のとおり)