交通費（住民票）変更届に関して

> 従業員の交通費変更（住所変更）に関して、
> 弊社は、交通費変更届けと同時に「住民票控え」もしくは、「証明願」という書類を添付し提出してもらっております。
> （添付理由）⇒年金手帳住所変更時に誤って申請しない為。
> 　　　　　　⇒住民税を特別徴収にしている。
> 　　　　　　⇒就業規則へ記載しております。
>
> しかし、実家に住民票を置いたまま、マンション契約を行う社員が増えてきており、
> 年金手帳の住所も、実家のままでいいそうです。
>
> 会社ルールという事で、一旦住所変更をし会社へ提出し、また実家に戻す。
> というのが、ｼﾝﾌﾟﾙだとは考えたんですが、社員の手間になってしまう事は、なるべく避けていきたいと考えております。
>
> 企業によって、様々な書類提出があると思うのですが、
> 皆さんの会社ではどのような取り組みを行っていますか？
>
> 良い案がありましたたら、是非教えて下さい。

こんにちは。
当社では、住民票の提出は求めておりません。それは、法律の原則どおり、転居時に必ず住民税を異動するよう指導しております。
しかし、たまに、給与支払い届提出時に、このような問題が起こりますが、その際は速やかに住民票を異動させております。

参考になるかどうかわかりませんが、
私の勤めている会社の社員にも、住民票は実家に置いたままで居住地は別のところ、という人がいます。
総務経理をしている身としては、
そんなんだからいつまでも学生気分が抜けないんだ！
社会人で1人暮らししてるなら住民票くらいさっさと移せ！と叱咤したくなるのをなんとか飲み込んでいます。

さて、当社では、「通勤手当申請書」というのを提出してもらっています。
住民票を移した場合には、住民票を添付してもらっています。
別の市町村へ引っ越した場合は、住民税の特別徴収をしているので、該当の役所に届けを出さないといけないですからね。

住民票を移していない引越しだと、市町村を跨ぐ場合は社会保険の居住地変更届を出さないといけないですよね。
会社のデータとして、本当に面倒だなぁと思います。

こんなのはどうでしょう？
その、交通費変更届の他に、住所変更届も提出してもらうと言うのは。
その中に
①旧住所
②新住所
③住民票所在地
の三つを書いてもらうようにするというのは。

この住所変更届に、住民票など必要な書類がある場合は添付してもらい、
更には「通勤経路変更に伴う交通費変更申請」とかも付け加えてしまえば提出書類は1枚に収まります。
これをPDFにでもしてデータ化してしまえば、管理も楽になるかなと。

ただ、会社に長く勤める気でいる人間に対しては、住民票を移すように促すべきかなとも思います。

弊社でも同じ問題が起きてます。

交通費の支払いをする為に
交通経路異動届に「住民票」の添付をお願いしています。

住民票を異動していない場合は「賃貸契約書」を添付してもらっています。