従業員個別書類のファイリング

当社も個別で管理しています。
やはり書類ごとより、個人ごとの方がいいと思います。

普通のクリアファイルで管理していますが、確か以前はカウネットなどでそのためのファイルが発売されてました。
クリアファイルだと取り出すのが楽ですが、小さい書類が勝手に落ちてしまう危険もあります。その際はポケットが閉じられるものもいいと思います。

70名程度だと、ファイルを分けてしまってもいいと思うのですが。

> 従業員の履歴書や社会保険、転居、人事異動などの書類を個別で管理したいと思っています。
> 現在は書類ごとのファイルで、何かあるたびに探し出すのが大変です。
> 個人ごとのファィリングの場合はどのようなファイルで管理したら便利なのでしょうか？
> 個別ポケットにいれ、リングファイルなど考えたのですが、何か使いやすいものがあれば教えて頂きたいのです。
> 従業員数が約70名の会社です。
> よろしくお願いいたします。

papijun さん

おはようございます
弊社の場合を記述致します。

個人情報ファイリングは、格納棚に鍵を付けて、特定の者が管理します。
次に個人別にファイルし、インデックスに氏名を記述してます。
・背表紙に社員共通した入社時の提出書類受領欄、その下段に履歴を記述してます。
・ファイルへの保存順は決めております。利用頻度の高い順です。
・１枚目は現在の所属、役職、本人住所、連絡先、健康診断の受診と結果要約、履歴です。（履歴は変更都度、複写して刷新してます。）
・この個人ファイルを現部課署別氏名五十音順にしてます。

使用する場合の抽出し易すさとセキュリティからです。
参考になれば

>ととこばさん
>
>ありがとうございます。やはり個人別ﾌｧｲﾘﾝｸﾞは価値ありますね。
健康診断の結果要約も一緒にとじといたらいいんですね。
現在の書類別から個人別への移行と管理を整理して　取り組んでいこうと思います。良い例をありがとうございました。
頑張っていきます。

shamrockさま

ありがとうございます。
大変ですが、個人別ファイリングはじめていきたいと思います。以前はカウネットでファイルあったんですね。
いろいろ探してみたけれど、それらしいのはないです。
何かポケットとじられるようなもの探してみます。
頑張ります!!

papijun さん

備忘追記します。

ファイリングは、大きく３つのグループに分けております。

ひとつは、頻繁に出し入れ出来る場所に現職用、ふたつめは休職者用（現職ファイルの個人別には表紙のみ残し、「休職者用で保管」と記述（日付入り）、他ひとつは、退職者及び離職者用です。
　この退職者・離職者用の並びは、少々他ふたつと異なり、退職日、離職日順です。（背表紙ラベルには氏名）

ファイリングは、個々の作業に応じた検索・抽出し易いのが一番と思っています。