災害時、緊急時の対応について

> 初めて投稿いたします。
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> 社員40名ほどの中小企業で執行役員から取締役総務部長になりましたが、総務はまったくの新米です。
> ちょうど今日（4/3）のような悪天候、交通機関の混乱が予想されるような場合の総務としての対応について、ご教示ください。
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> 社長と相談の上、社員に早く帰宅するよう通達しましたが、大企業と違い、仕事の都合もあるため、全社員一斉に帰宅というわけにはいかず、帰れる人からできるだけ、という形をとらざるを得ません。
> このようなとき、総務部長としては社に残るべきなのでしょうか？
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> よろしくお願いいたします。

こんにちは。
昨日のような場合は、指示命令を出せば、最後までは残る必要はないと思います。（違う見方をする方もいらっしゃるとは思いますが）

一方、昨年の大震災クラスの大災害時は、「災害対策本部」等立ち上げる場合があると思います。そのような場合には、社に残る必要があると思います。

≪組織・役割の決定≫

災害発生に備えて、「災害対策本部」を設置します。防災対策本部長のもとに、通報連絡班や初期消火班などの各「防災対策班」を設置し、指揮命令系統を確立します。
新たに組織を作らずに総務部は通報連絡班、管理部は初期消班、各部署ごとに班組織とするのもよいでしょう。社員が少なく、班を組織できない場合は、一人一人が役割を担います。また、各責任者が不在の場合に備えて、責任･権限委譲の代行基準をあらかじめ作成しておくことが必要です。
さらに、時間外や休日に本部を設置する場合を想定し、徒歩や自転車で通勤できる社員をメンバーに含んでおくことが必要です。

お早うございます。
在勤している会社の管理本部で危機管理担当をしている立場から助言申し上げます。

オレンジcubeさんが仰るとおり、昨日の様な荒天(台風、降雪等々）により交通機関に支障が生じることが予め想定される場合には総務部長のお立場としては、役員ならびに社員の
帰宅の安全確保が第一優先となります。

帰宅の優先順位としては、ご自身を含めて中長距離の通勤をしている役員または社員から速やかに帰宅させ、なお労務管理上、「本日の早退は出勤扱いとする。」旨を必ず各部門長に伝えた上で職位を問わず帰宅を促すことになります。
　従って「総務部門の責任者だから」というお立場で残る必要はないと考えます。但し帰宅途中で緊急事態が起きた等の場合に備えて会社に残留される役員又は社員との間の連絡手段の確保は必要ですので、日ごろから各部門別と役員間の緊急連絡網を作成され周知する必要があるかもしれません。

大規模震災のような場合でも先の3.11の様に必ずしも業務中の時間帯に発生するとも限りませんので、対策本部を立ち上げるにしても事業所から徒歩、自転車または自家用自動車で出勤可能な役員または社員を予め対策本部の初動立ち上げのチームに編成して、なお安否確認情報が収集出来るような体制を構築しておけば、取締役総務部長としてその場に仮に居合わせなくても事業継続の初動は確保出来ます。(総務部長といえども会社に辿り着けないという物理的な問題も発生しますので。）　
一方、業務時間内に大規模震災が発生した場合、3.11を教訓に消防庁等々が推奨しているとおり、会社に留まることにより社員の皆様のご家族にとっても安否は確保され、役員ならびに社員の皆様の安全も確保出来ることから、総務部門のみならず会社に留まることを前提に防災用品(水、非常食等）の備蓄を検討されることも一案です。

以上長くなりましたが、ご参考になれば幸甚でございます。

オレンジｃｕｂｅ様

ご返信、ありがとうございます。
規模により判断するということですね。安心しました。
ありがとうございました。

akijin様

ご回答、ありがとうございます。
大変参考になります。

社長を対策本部長として緊急連絡網を作り、帰宅方面別にグループを規定していますが、個々の役割や権限委譲などは今のところ何も決めていない状況です。

今後に備え、もう少し詳細を決めていこうと思います。

ありがとうございました。

NAOJ様

詳細なご説明をありがとうございます。大変参考になります。

昨日は、全社員に帰宅を促しましたが、結局半数くらいは通常勤務時間、または残業でした。私自身は早めに帰ってしまったのですが、その後が気になって、残るべきだったのかと悩みました。

前総務部長部が防災用品、非常食を準備してありましたが、昨年の震災後に確認したところ、賞味期限がぎりぎりでしたのであわてて入れ替えました。
緊急連絡網も更新されていなかったので見直すことにしています。
一応、対策本部長を社長とし、帰宅方面別にグループ分けをしていますが、特に役職のない一般社員でもグループのリーダー、サブリーダーとして指名しても差し支えないでしょうか。
初歩的な質問で申し訳ありません。

早速にご返信有難うございます。

昨日は、当方も午後２時半に通常業務を打切りました。
私自身はオフィスから至近の距離に自宅が在るので偶々
オフィスが落ち着くまで残りましたが、通常勤務または残業で残られた方々の中には、暴風雨の中を無理に帰宅するよりも残業をして状況が落ち着いたら帰宅すれば良いという判断で続けられたのかもしれません。
業務終了に関する指示、お客様対応の確保、緊急時の連絡手段さえ確保出来ればご自身も交通機関が確保出来る内に帰宅
するという判断は妥当だと考えます。

ご質問の件は一般社員でもグループリーダー、サブリーダーにすることに問題はないと思います。寧ろ職位、年齢、性別に拘らず、若手社員にも、自分も会社を支える一員だという自覚を持ってもらい活躍してもらうという動機付けとしても
有効と考えます。(勿論初動の対応の重要性や実働する場合フローは教育する必要がありますが。）

非常食は「賞味期限」が曲者でいたずらに抱え込んでしまうことをどこの事業所でも頭を痛めますが、最近ではMPO団体などで、３年間の賞味期限で販売し、購入後２年経過後に
継続して契約をする場合は、古い非常食は引き取ってもらえて（アフリカ等の難民キャンプへ送られ）、我々は新しい賞味期限の保存食を確保出来るという仕組みを売りにしている
会社もあるようですので色々とﾈｯﾄ等で探されると良いかもしれません。

NAOJ様

たびたび丁寧なご回答をありがとうございます。

> ご質問の件は一般社員でもグループリーダー、サブリーダーにすることに問題はないと思います。寧ろ職位、年齢、性別に拘らず、若手社員にも、自分も会社を支える一員だという自覚を持ってもらい活躍してもらうという動機付けとしても
> 有効と考えます。(勿論初動の対応の重要性や実働する場合フローは教育する必要がありますが。）

なるほど、むしろ若手社員にこそ、そのような機会を与えることはモチベーションのアップにもつながりますね！

非常食についてもご教示ありがとうございます。
早速探してみます。

いろいろとありがとうございました。