交通費はカードで払ってと言われた

みずたまり さん　　　お疲れさんです

出張旅費交通費の前払い、立替払い、種々の要因があります。
社員にとって、毎日の生活費、これは必ず必要とするものですね。
矢張り、一時的とはいえ、高額の金銭を立替るには生活資金等との関係からも避けて通りたい気分になります。
あくまで、出張とは業務の必要上、会社命令として行いますから、これにかかる資金はやはり前払いとして行うことが賢明と思いますが、緊急時、あるいは金銭的に少額となれば一時的な立替を会社としてはお願いすることもあります。
少々、参考までに、出張旅費等の支給、計算などをおこなう際のニーズ、問題点、部署別にあげてみました。

≪社員（申請者）の場合≫
・手書きとシステムが混在するので、２重入力が手間になる。
・スケジューラーと連携して、日付や訪問先を自動で登録したい。
・頻繁に訪問する先や入力の手間を省きたい
・運賃をいちいち調べるのは面倒
・どの勘定科目を選択すればよいかわからない
・代理入力ができないので、どうしてもという時の対応ができない
・法人カードで精算したり、携帯などのICカードと連携して、入力をできるだけ簡略化したい

≪上長・経理担当者（承認者）の場合 ≫
・乗車区間の運賃をいちいち調べるのは面倒
・旅費規程、勘定科目のチェックをするのは面倒
・領収書と明細行がバラバラなので、どの領収書かを探すのが面倒
・上長が不在だと承認できないため代理で承認できるようにしたい
・社員やプロジェクトがどの程度経費を使用しているのか把握したい
・振替伝票をいちいち作成するのは面倒
・不明なものや承認できないものを差戻ししたい
・２重に精算していないかチェックするのは面倒
≪経理担当者の場合≫
・会計システムへ振替伝票を入力するのは面倒
・バンキングシステムに振込金額を入力するのは面倒
・修正や承認内容（金額）など、申請者にメールで通知したい
・定期券が利用できる乗車区間をチェックしたい

これらの点では、やはり、雇用者と労働者での話し合いの上、一つの規則で行う事が賢明でしょう。

お話のカードでの支払い管理ですね。確かに会社としては金銭を一時的用立てることもなく良いと思いますが、昨今カードの決済金額の管理システム、厳しくなっていますので時には、必要とする資金を用立てることもできない場合もあります。

Ａ：先に事前に出張申請をし、承認後、仮払金、出張後、精算が一般的な会社です。
まず、「出張旅費規定」の制定が先決です。

藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂
http://www.fujita-kaishahoumu.com/