株主総会招集通知を「期限内に発したか」の確認方法

そうすけさん　こんにちは。

株主総会の開催については、まじめに色々と疑問を持たれ、熱心に勉強されているご様子ですね。私も事務局をしていますが、不真面目なせいかあまりそのようなことは気にもしたことはありませんでした。勉強になります。

ご承知のように、公開会社でない株式会社は１週間、非取締役会設置会社は定款に定めることにより１週間より短縮することができます。取締役会設置会社は、招集通知を書面又は電磁的方法により行わなければなりませんまた、非取締役会設置会社であっても、株主総会に出席しない株主に書面による議決権行使を認める場合には、書面又は電磁的方法による通知が必要です。
ですから、普通郵便でも書留でも手渡しでも構わないと思います。
100％子会社の株主総会では、親会社の担当役員などに手渡しとか社内便で送付するとかしていると思います。
書面を発した日の記録などは気にしたことはなく、期日までに間に合わせなければ、ということだけ考えていました。
そもそも、誰が何のためにその記録の確認が必要になるのでしょうか？
株主？取締役？が気にしているのでしょうか？

トライトンさん
お世話になっています。

いやいやご謙遜なさらないでください。おかげさまで助かっております。

> そもそも、誰が何のためにその記録の確認が必要になるのでしょうか？
> 株主？取締役？が気にしているのでしょうか？

特に誰かに言われたわけではなく、気にしているのは自分です。
色々調べていくうちに、あるサイトに「招集通知の発送期間（2週間前等）は厳格に守る必要があり、『なか12日間』で発送したところ　『招集手続きに重大な瑕疵がある』として決議取消となった例があります。」という判例のような記述があったので、そんなことになっては大変と思い、それじゃ自社の場合は２週間なのか１週間なのかハッキリさせ、それを守る必要があると思ったわけです。
ところが、招集通知の発し方によっては期限が守れたかどうかが必ずしもハッキリと確認できないケースがあるのに対し、期限を厳格に守る必要があるということに矛盾を感じました。
当社の場合は株主が少数なので、その株主が了承すれば問題にならないことは承知していますが、そもそもどうなの？という疑問を持った次第です。

こんにちは。

ご自身が念のため気にされていたのですね。
『招集手続きに重大な瑕疵がある』として決議取消となりうるのは確かですね。

でも、期日までに発送していないということを立証しなければいけないのは
会社ではなく、株主側ではないでしょうか？
期日までに発送しておけば、そんなに気にしなくてもいいのではと思いますが、
楽観過ぎますかね。当社の場合は、株主名簿管理人の信託銀行からの発送なので
間違いはないと思います（事前に期末事務日程で確認しています。）が、気にされる
場合、（問題が起こりうると想定される場合）は、費用が若干かさみますが、
書留で発送されるのが無難とは思います。

トライトンさん

矛盾を感じるとどうしても白黒つけたくなってしまうんですが、
トライトンさんのように少し楽観的に考えたいと思います。

ありがとうございました。