株主総会議事録について

初歩的な確認事項で恐縮です。
定款の提出を求められているそうですが、議事録はいらないのではないでしょうか？

ともあれ、私が提出するとしたら、まず先方が議事録で確認したいことを確認します。
確認したい内容が株主数であるなら修正すべきですが、そうではなさそうですので
そのまま提出し、指摘を受けたら「誤字」である旨伝えます。

典型的Ａ さま

こちらの方こそ説明不足で申し訳ありません。

新規取引先（金融機関）より、「定款（写し）を提出してほしい」と言われているので、
こちらとしては当然議事録の写しも併せて提出しようと思っています。

原始定款より何度か変更をしており、議事録も何通かあるため株主数が違う旨を
突っ込まれそうな気がしたもので訂正した方がいいのかどうか悩んでおりました。
確かに「誤字」である旨を伝えればいいことですね。
今回はそうすることにします。
ただ、今後もこのままにしておいてもいいことなのでしょうか？
問題ないでしょうか？
総務の経験が短いため、ご意見お聞かせいただければ幸いです。

定款は設立時に認証を受けるものであるため誤解されているかもしれませんが、
あくまでも社内規程にすぎません。
その内容について、一部、登記する必要がある、
もしくは登記するためには定款に定めておかなければいけない・・・というものです。


想像ですが、定款についても「目的」を確認するのではないでしょうか。また、現時点で有効なものだけ見せればよく、議事録の開示は不要かと思います。

議事録については、誤字を修正した内容であらたに作成してみてはいかがですか？
本来、会社が作成するものであり、必ずしも司法書士の先生にお願いする必要はありません。

典型的Ａ さま

ご教示いただき、ありがとうございます。

> 想像ですが、定款についても「目的」を確認するのではないでしょうか。また、現時点で有効なものだけ見せればよく、議事録の開示は不要かと思います。

私も現時点のものだけを提出すればややこしくないのでそうしたいと思うのですが…
実は一度も定款自体を変更したことがないのです。（原始定款+議事録保管のみ）
もともとのデータ（条文のみをワードで保管してあります。）から、変更した個所を訂正し、最後のページに変更年月日と「本書は当会社の現行定款に相違ありません。」の文言+会社のゴム印+代表者印とかでいいのでしょうか。
何度も質問して申し訳ありません。


> 議事録については、誤字を修正した内容であらたに作成してみてはいかがですか？
> 本来、会社が作成するものであり、必ずしも司法書士の先生にお願いする必要はありません。

議事録については新たに作成しようと思います。ありがとうございます。

そうですね。今後の改正にそなえ、
「○○株式会社　定款

平成○○年○○月○○日　施行
平成○○年○○月○○日　改正
平成○○年○○月○○日　改正」

のような表紙をワードで作成されてはいかがでしょうか？
このあたり、適当なものを検索してみてください。
御社の社内規程で決まったフォームがあればそちらで。

それを製本（袋とじ）し、「相違ありません」印でよろしいと思います。


定款の「変更」は何回かされているようですので、印刷する必要はありませんが、
変更履歴はワードファイルで作成しておいたほうがいいと思います。

典型的Ａ さま

何度も回答いただきまして、本当にありがとうございます。
助かりました。

相手先へは現時点の定款を提出したいと思います。