ネットショップ運営会社解散後の書類保存について

キーマー さん

こんにちは
すでに解決済みでしたら、参考にしていただければと思います。

発注書や仕入伝票は、いまや電子化したものを交付することは、実務上でも一般的となっています。
ですので、これらをペーパベースで保存する必要性はないと思います。
（当社でも、発注書などは一応ペーパで交付していますが、控えはデータ保管です）

また個人情報が記載されている発注書を廃棄したいとお気持ちはわかりますが、
個人情報の保護と、会社法508条1項の重要書類の保管とは別の概念ですので、
廃棄はおススメできません。
そのままデータ化して保存することをおススメします。
できれば、パスワードをかけた方がよろしいかと思います。

ご参考になれば幸いです。

> 年内に、勤務しているネットショップ運営会社が解散します。
> 司法書士事務所さんや税理士事務所さんに相談しながら解散の準備を進めていますが、
> 解散・清算・結了後、清算人（社長予定）が保存すべき書類を最大10年間保存することになるかと思いますが、社長個人宅に大量の段ボールを置くわけにもいかず、スペース圧縮を検討中。
> そこで、出来る限り電子化（紙出力してあったものをスキャンしてpdfファイル化）していきたいのですが、
> 次のようなものはpdfしていいものでしょうか？
> ①受注書（ネットショップの受注データを毎日出力し、綴っています）
> ②仕入伝票（ほぼ毎日仕入れが発生しているため、稼働日分の伝票があります）
>
> 帳簿書類の電子化（電磁的保存）は、事前に税務署に届け出の必要があるので間に合わないとのこと（税理士事務所の方談）で、それらは紙で保存するつもりです。
>
> また、①については、お客様の個人情報が書かれているので、可能であれば廃棄（粉砕の上）したいと思っています。代わりに注文情報が分かる手段があれば、個人情報記載の受注所は廃棄してもいいものでしょうか？
>
> 事務所さんに相談しつつも、やや不安があるため、ここで質問させてもらいます。よろしくお願いします。

返信が遅くなってすみません。
具体的なアドバイス、ありがとうございます。

お客様の個人情報は、「注文書」として、
ロックをかけて、信頼できる先（おそらく、外部委託）で保管したいと思います。

来週から、いろんな帳票のスキャン作業を黙々とやっていきます。
ありがとうございました。





> キーマー さん
>
> こんにちは
> すでに解決済みでしたら、参考にしていただければと思います。
>
> 発注書や仕入伝票は、いまや電子化したものを交付することは、実務上でも一般的となっています。
> ですので、これらをペーパベースで保存する必要性はないと思います。
> （当社でも、発注書などは一応ペーパで交付していますが、控えはデータ保管です）
>
> また個人情報が記載されている発注書を廃棄したいとお気持ちはわかりますが、
> 個人情報の保護と、会社法508条1項の重要書類の保管とは別の概念ですので、
> 廃棄はおススメできません。
> そのままデータ化して保存することをおススメします。
> できれば、パスワードをかけた方がよろしいかと思います。
>
> ご参考になれば幸いです。
>
> > 年内に、勤務しているネットショップ運営会社が解散します。
> > 司法書士事務所さんや税理士事務所さんに相談しながら解散の準備を進めていますが、
> > 解散・清算・結了後、清算人（社長予定）が保存すべき書類を最大10年間保存することになるかと思いますが、社長個人宅に大量の段ボールを置くわけにもいかず、スペース圧縮を検討中。
> > そこで、出来る限り電子化（紙出力してあったものをスキャンしてpdfファイル化）していきたいのですが、
> > 次のようなものはpdfしていいものでしょうか？
> > ①受注書（ネットショップの受注データを毎日出力し、綴っています）
> > ②仕入伝票（ほぼ毎日仕入れが発生しているため、稼働日分の伝票があります）
> >
> > 帳簿書類の電子化（電磁的保存）は、事前に税務署に届け出の必要があるので間に合わないとのこと（税理士事務所の方談）で、それらは紙で保存するつもりです。
> >
> > また、①については、お客様の個人情報が書かれているので、可能であれば廃棄（粉砕の上）したいと思っています。代わりに注文情報が分かる手段があれば、個人情報記載の受注所は廃棄してもいいものでしょうか？
> >
> > 事務所さんに相談しつつも、やや不安があるため、ここで質問させてもらいます。よろしくお願いします。