履歴書・職務経歴書の返却について

こんにちは。私見です。

退職した職員の入社時の履歴書を保管しなければならない理由が思い当たらないのですが。

退職後の住所については、入社時の履歴書に記載されている住所は役に立たない事が多いかと思います。
退職時に退職後の送付先を提出してもらったほうが現実的に思えます。


１．
労働基準法を確認してみても、採用時に必要とした履歴書を返却しなければならない、とはありません。
なので、返却しなければならない、という法的根拠もないかと思います。
採用に必要な書類であったのであれば、提出された書類の所有権は会社にあるかと思いますので、返却をするかどうかの判断は会社側の判断になるかと思います。

２．
会社が必要とする期間でしょう。
そして、その履歴書が必要であることは、個人情報保護法の観点からすれば、利用目的は対象者さんには明確に伝えていただくことが望ましいでしょう。
その上で必要がなくなったときには、適正に処分ができることも会社として伝えていただくことがよいでしょう。
①にもつながるかもしれませんが、必要とする利用目的を明確にすることで保管期間が明確になるでしょう。

３．
返却する際に複写するのであれば、個人情報の取り扱いについては原本と同様に対応する必要があると考えます。



> ご教示いただけますでしょうか。
>
> 直近で退職する社員より、採用時に提出した
>
> 　①　履歴書
> 　②　職務経歴書
>
> この2点を、一両日中に返却してほしい旨依頼がありました。
> なお、私達会社は、文書管理や人事情報などの文書管理規則がありません。
>
> 会社としては、一定期間保管しておきたい（返却物がある場合に住所を調べるなど）
> ので、保管したいです。
> 質問です。
>
> 　①　返却を断る際の法的根拠
> 　②　保管する期限はどのくらいがよいか
> 　③　もし、返却せよ、となった場合、コピーを取ることは問題ないか
>
>
> 以上、ご教示いただけますでしょうか。