自分のマイルを使って出張した場合の取り扱い

こんにちは。

私見です。

> 以下のようなケースでがありました。
>
> -----
> ○入社して間もない社員が、私的に貯めたマイルを使って、飛行機で出張に赴い
> 　た。飛行機の領収書はないといっている。（飛行機代は０円だが、自宅ー空
> 　港、空港ー目的地までの交通費は発生）
> 　
> ○会社の規程上では、
> 　　・交通費は実費を支給する。
> 　　・交通費申請の際に領収書の添付は、明記されていない。
> 　　・飛行機は、業務都合上、やむを得ない場合に限り認める。
> 　　　（＝原則、新幹線利用）
> 　と決められている。

→規定に原則として領収書の添付がない交通費については精算できないという風にしたほうが良いかと。ただ、領収書の発行が難しい場合もあろうかと思いますので、一定の金額以上の時など制限を設けてもいいかもしれません。
別の人がやらないとも限らないですし。。。
経理的な面は分かりませんので規定については、経理の方ともご相談されて方が良いと思います。

> -----
>
> このケース、会社はどのように対応するのが良いでしょうか？
>
> 　１．会社は、どこまでの交通費を払うべきか？実費分だけでよいか？
> 　　（出張時の交通費は本来、会社が負担すべきと考えられるが、実費が発生
> 　　　していないので、飛行機代は、払わなくても良いのか？）
> 　２．飛行機代を支払う場合、どの金額を払うのが妥当か？
> 　　（領収書がなく、本来は、新幹線利用が原則であることを考えると、白領に新幹線の正規料金を記載して、その金額を払うような気が・・・）

→　自宅から空港、空港から目的地の実費分は領収書に基づき精算すべきだと。
飛行機代については、私ならせっかく貯めたマイルを使ったんだから実費相当を払ってほしいという気持ちがあります。
支払うのであれば、なぜ領収書がないのかを別途明記しておいたほうが良いでしょう。

> 　３．本人への処分は必要か？
> 　　（初めてのことで、今後ないよう注意喚起はしたので、不要と考えますが）
→　貴社が不要と考えるのなら注意喚起だけでいいと思います。

明確な答えでなくて申し訳ありません。

こんにちは。

難しいですね。　個人的な意見になります。

・実費支給という規定であれば、実費がかかっていないといえてしまうかと思います。
で、貴社は該当人に金銭を支払うのかどうかを、決めていただくことになります。

１．２．
貴社できめていただくことになるのですが、支払う場合の相当額がいくらであるのかをどうするのかはいくつか考え方があると思います。

Ａ．その飛行機を実際に搭乗した際の正規の運賃とする
Ｂ．その飛行機を実際に搭乗した際の最安値の運賃とする（株主優待や早割を含めて）
Ｃ．搭乗したマイルにおいじて、金額を決定する（マイルの換金にした際の額を参考にする）
等でしょうか。他にも考えはあるかもしれません。
ＡＢはその金額は航空会社のホームページが参考になるでしょうし、Ｃは使用したマイルを証明してもらうことがよいかと思います。

ただし、支払う金銭を旅費交通費としての会社の経費としてよいかどうかは、貴社の顧問税理士さん、もしくは税務署に確認してください。もしかすると、会社の経費でも課税給与と判断される可能性があるかな、と思うためです。その場合には、所得税の源泉等が必要になります。

３．
貴社でのルール整備も必要であるかと思います。
同じように、個人のマイルで航空券利用した場合に、今後どのように対応されますか？、というのは、これを機会に明確にしておくことがよいと思います。
飛行機については、会社手配とし、本人手配としない会社もあります。



> 以下のようなケースでがありました。
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> ○入社して間もない社員が、私的に貯めたマイルを使って、飛行機で出張に赴い
> 　た。飛行機の領収書はないといっている。（飛行機代は０円だが、自宅ー空
> 　港、空港ー目的地までの交通費は発生）
> 　
> ○会社の規程上では、
> 　　・交通費は実費を支給する。
> 　　・交通費申請の際に領収書の添付は、明記されていない。
> 　　・飛行機は、業務都合上、やむを得ない場合に限り認める。
> 　　　（＝原則、新幹線利用）
> 　と決められている。
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> このケース、会社はどのように対応するのが良いでしょうか？
>
> 　１．会社は、どこまでの交通費を払うべきか？実費分だけでよいか？
> 　　（出張時の交通費は本来、会社が負担すべきと考えられるが、実費が発生
> 　　　していないので、飛行機代は、払わなくても良いのか？）
> 　２．飛行機代を支払う場合、どの金額を払うのが妥当か？
> 　　（領収書がなく、本来は、新幹線利用が原則であることを考えると、白領に
> 　　　新幹線の正規料金を記載して、その金額を払うような気が・・・）
> 　３．本人への処分は必要か？
> 　　（初めてのことで、今後ないよう注意喚起はしたので、不要と考えますが）
>
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タニー0131 さん

ご返信ありがとうございます。
参考にさせていただきます。

> →規定に原則として領収書の添付がない交通費については精算できないという風にしたほうが良いかと。ただ、領収書の発行が難しい場合もあろうかと思いますので、一定の金額以上の時など制限を設けてもいいかもしれません。
> 別の人がやらないとも限らないですし。。。
> 経理的な面は分かりませんので規定については、経理の方ともご相談されて方が良いと思います。

私としても、規程が不十分であるとは感じていますので、既定の見直しは行う必要があると思います。

> →　自宅から空港、空港から目的地の実費分は領収書に基づき精算すべきだと。
> 飛行機代については、私ならせっかく貯めたマイルを使ったんだから実費相当を払ってほしいという気持ちがあります。
> 支払うのであれば、なぜ領収書がないのかを別途明記しておいたほうが良いでしょう。

領収書はなくても搭乗券の半券は残っているようなので、それを根拠に飛行機代を払うのが筋なんでしょうかね。

ぴぃちん さん

ご返信ありがとうございます。
参考にさせていただきます。

ルールの整備という意味では、基本は新幹線利用を促したうえで、規程改定も必要もあるかと思います。

実費支給だから払う必要がないと言われれば、そんな気もしますし、証憑がないなら、本来会社が認めている手段（新幹線）での金額を払うような気もするし、飛行機に乗ったのだから、飛行機代で払うべきなのか、すぐにこれだという回答が出てこないですね。

> 以下のようなケースでがありました。
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> ○入社して間もない社員が、私的に貯めたマイルを使って、飛行機で出張に赴い
> 　た。飛行機の領収書はないといっている。（飛行機代は０円だが、自宅ー空
> 　港、空港ー目的地までの交通費は発生）
> 　
> ○会社の規程上では、
> 　　・交通費は実費を支給する。
> 　　・交通費申請の際に領収書の添付は、明記されていない。
> 　　・飛行機は、業務都合上、やむを得ない場合に限り認める。
> 　　　（＝原則、新幹線利用）
> 　と決められている。
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>
> このケース、会社はどのように対応するのが良いでしょうか？
>
> 　１．会社は、どこまでの交通費を払うべきか？実費分だけでよいか？
> 　　（出張時の交通費は本来、会社が負担すべきと考えられるが、実費が発生
> 　　　していないので、飛行機代は、払わなくても良いのか？）
> 　２．飛行機代を支払う場合、どの金額を払うのが妥当か？
> 　　（領収書がなく、本来は、新幹線利用が原則であることを考えると、白領に
> 　　　新幹線の正規料金を記載して、その金額を払うような気が・・・）
> 　３．本人への処分は必要か？
> 　　（初めてのことで、今後ないよう注意喚起はしたので、不要と考えますが）


こんばんは。
下記情報があります。

ポイント自体は、個人に所有権が帰属しているはずです。

会社側は、支払った額につき経費の計上はもちろん可能です。しかし、会社から従業員への支払なので、ポイント精算分の金銭は、「旅費交通費」ではなく、「給与」とみなされる可能性もあります

従業員からポイントの精算依頼があったとしても、「精算できない」、と一言で断るわけにはいきません。

ただし、ポイント部分の金銭精算額は、「給与所得」となる可能性があるので、「給与として源泉徴収」します。というくらいでしょうか。

今回はマイレージですが利用明細の提出で清算し、支払った額は給与課税となる可能性があります。
確定的なことは税務署にご相談ください。その際には消費税についても確認されるといいでしょう。
とりあえず。