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契約書の管理方法について

著者 業務担当者 さん

最終更新日:2021年09月17日 17:21

内部監査等の担当者から、定期的に自動延伸条項のある契約書について、契約期間の延伸を行う意思決定を取るように指導を受けて、定期的に意思決定を取っています。

内部統制上、契約書の管理契約内容の精査のため定期的に自動延伸条項のある契約書について、期間の延伸を行う意思決定をとるのは良いことと思いますが、どのくらいの期間でその意思決定を取ることが望ましいのか、指標的なものを確認できる文献等はございますでしょうか。

これまでは年1回と言われたり、半年に1回と言われたりして期間の統一がされていないのが実情です。

よろしくお願いいたします。

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Re: 契約書の管理方法について

著者安芸ノ国さん

2021年09月18日 11:15

著者 業務担当者 さん こんにちは。

お話しの契約書条項などの自動更新、これには内部監査だけでなく、内部統制上からもいろいろと問題が生じることもあります。
条件等ではなく、法令等の改正などある場合には覚書などにより改正などする必要もあります。
また、経済状況などにより、メイン条件などの変更等も伴うこともありますから、概ね、一年では延長の確認、5年程度で法令等変更などの確認を為すkとも必要となります。
当該契約書のついては、該当部署担当者を等して相手側とのヒヤリングなどすることも必要でしょう。
部署ごとに契約リスト作成しチェックを求めることも必要と思います。
参考までに、2点ほど同様の件での解説ページがありましたので添付しておきます。
役員を含めての会議も必要ふぇしょう。

AI-CON Pro社 Hpより
トップ
リーガルテックマガジン
解説
有効期間条項と自動更新条項(契約期間に関する条項)
https://ai-con-pro.com/magazine/commentary/20190518642/

株式会社TREASURY社 Hpより
電子契約書ならGreatSign
電子契約書コラム一覧
契約書
契約書に自動更新条項を記載するメリット・デメリット
https://column.greatsign.com/category/contract/article/147

Re: 契約書の管理方法について

著者業務担当者さん

2021年09月21日 07:21

安芸ノ国 さん

おはようございます。

ご回答ありがとうございました。

>条件等ではなく、法令等の改正などある場合には覚書などにより改正などする必>要もあります。
>概ね、一年では延長の確認、5年程度で法令等変更などの確認を為すともことも>必要となります

確かに、関係法令改正等により内容の変更が必要になる場合もあることだと思います。そのあたりを踏まえて確認は必要かと思います。

関係個所と調整のうえ、見直し期間について調整できればと思います。

参考になる文献情報もいただきありがとうございました。


> 著者 業務担当者 さん こんにちは。
>
> お話しの契約書条項などの自動更新、これには内部監査だけでなく、内部統制上からもいろいろと問題が生じることもあります。
> 条件等ではなく、法令等の改正などある場合には覚書などにより改正などする必要もあります。
> また、経済状況などにより、メイン条件などの変更等も伴うこともありますから、概ね、一年では延長の確認、5年程度で法令等変更などの確認を為すkとも必要となります。
> 当該契約書のついては、該当部署担当者を等して相手側とのヒヤリングなどすることも必要でしょう。
> 部署ごとに契約リスト作成しチェックを求めることも必要と思います。
> 参考までに、2点ほど同様の件での解説ページがありましたので添付しておきます。
> 全役員を含めての会議も必要ふぇしょう。
>
> AI-CON Pro社 Hpより
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> 解説
> 有効期間条項と自動更新条項(契約期間に関する条項)
> https://ai-con-pro.com/magazine/commentary/20190518642/
>
> 株式会社TREASURY社 Hpより
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> 契約書に自動更新条項を記載するメリット・デメリット
> https://column.greatsign.com/category/contract/article/147

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