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応募書類が返却できなかった対応について教えて頂きたいです。

著者 初心者総務ニシ さん

最終更新日:2022年05月10日 12:22

いつも大変勉強させて頂いております。
会社で労務処理を担当している者です。
表題の件について、ご教授をお願い致します。

先日弊社にて求人募集を行い、応募者より履歴書を会社まで郵送して頂きました。

書類審査後、弊社では不採用となった方には書類を返却する事になっている為頂いている履歴書記載の住所宛に書類を返送(返却)しているのですが、郵便局より「不在の為保管していましたが、期間を経過した為返送します」と札を貼られた書類が会社に戻ってきてしまいました。

弊社では事前に書類審査通過者にのみ書類着後1週間以内に電話、メール等で次の審査日程を通知する事は通達しており、書類審査に通らなかった方には書類を返却する(簡易書留にて)旨の提示はしておりましたが、今まで書類返却で会社に戻ってきた方はいませんでした。

この場合、直接応募者に連絡をして返却方法を伺うべきなのでしょうか?
(応募して頂いてから約1カ月近く経過しており、大変失礼なお話になってしまうと思うのですが、どうなのでしょうか)

文章が上手くまとめられずに申し訳ありませんが、お詳しい方がいらっしゃいましたらご教授くださいますようお願い申し上げます。

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Re: 応募書類が返却できなかった対応について教えて頂きたいです。

著者うみのこさん

2022年05月10日 18:14

私見です。

返却まではしていて、郵便局に再配達の依頼をしなかった応募者に非がありますから、失礼な話とは思いません。
一度応募者に連絡を取って、返却したほうがいいのかこちらで処分してもいいのか聞けばいいのではないでしょうか。

そのうえで、返却してほしいと言われた場合は、返却すればよいでしょう。
その際、次に返送されてきた場合はこちらで処分することを申し添えればよいでしょう。

Re: 応募書類が返却できなかった対応について教えて頂きたいです。

著者akijinさん

2022年05月11日 07:06

1少々、参考になるかと思いまして、検索しました。
昨今、個人情報保護法との関係で就活時の受け入れた応募書類、履歴書などはすべてが応募者の私的な情報が網羅されていると考えねばならないでしょう。
応募者の落度とはいえ、個人の情報が外部に漏れないとも限りませんから、やはり再度の手続きが必要かもしれません。念のため応募者への問い合わせが必要でしょう・・
少々参考にと添付しました。
就活アドバイザーさんからのご意見です。
なを、いろいろと解説もされてますので添付してみました。
お読みください。

参考HPです。

監修者:室谷彩依さん  就活アドバイザーさんからのご意見です。

≪不採用履歴書には個人情報保護の義務が発生する≫
企業には、不採用履歴書を返却しなければいけないという義務はありません。しかし、履歴書個人情報保護の義務は発生します。
個人情報の保護に関する法律」の第16条1項・第18条1項2項には、「本人の同意を得ずに必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならなず、その利用目的を本人に通知、公表する」、第19条・第20条には、「個人情報を利用する必要がなくなったときは、個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならず、個人情報の漏洩を防ぐために、適切な処置をしなければならない」と定められています。
採用履歴書を返却しないことは違反にはなりませんが、履歴書から個人情報が漏洩した場合は、民法上の損害賠償責任が発生する可能性も。そのため、どの企業も、個人情報である履歴書は慎重に取り扱っていると考えられます。


© 2013-2022 Leverages Co., Ltd.
ハタラクティブを運営するレバレジーズ株式会社;HP
監修者:室谷彩依さん  就活アドバイザー
フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOPフリーター役立ちコラムTOP不採用の履https://hataractive.jp/rirekisho/2405/歴書は返却してもらえる?企業の義務や依頼方法を
https://hataractive.jp/rirekisho/2405/

Re: 応募書類が返却できなかった対応について教えて頂きたいです。

著者初心者総務ニシさん

2022年05月11日 09:20

うみのこ様

回答ありがとうございます。
やはり個人情報ですので確認を取るべきですよね。

応募者の方に連絡を取り、書類返却の意思の有無と方法について確認したいと思います。
私見をいただきありがとうございました。

> 私見です。
>
> 返却まではしていて、郵便局に再配達の依頼をしなかった応募者に非がありますから、失礼な話とは思いません。
> 一度応募者に連絡を取って、返却したほうがいいのかこちらで処分してもいいのか聞けばいいのではないでしょうか。
>
> そのうえで、返却してほしいと言われた場合は、返却すればよいでしょう。
> その際、次に返送されてきた場合はこちらで処分することを申し添えればよいでしょう。

Re: 応募書類が返却できなかった対応について教えて頂きたいです。

著者初心者総務ニシさん

2022年05月11日 09:23

akijin様

ご回答いただきありがとうございます。
応募者の方に連絡を取り、書類返却(処分)について確認いたします。

就活アドバイザーさんのご意見まで添付して頂きありがとうございました。

> 1少々、参考になるかと思いまして、検索しました。
> 昨今、個人情報保護法との関係で就活時の受け入れた応募書類、履歴書などはすべてが応募者の私的な情報が網羅されていると考えねばならないでしょう。
> 応募者の落度とはいえ、個人の情報が外部に漏れないとも限りませんから、やはり再度の手続きが必要かもしれません。念のため応募者への問い合わせが必要でしょう・・
> 少々参考にと添付しました。
> 就活アドバイザーさんからのご意見です。
> なを、いろいろと解説もされてますので添付してみました。
> お読みください。
>
> 参考HPです。
>
> 監修者:室谷彩依さん  就活アドバイザーさんからのご意見です。
>
> ≪不採用履歴書には個人情報保護の義務が発生する≫
> 企業には、不採用履歴書を返却しなければいけないという義務はありません。しかし、履歴書個人情報保護の義務は発生します。
> 「個人情報の保護に関する法律」の第16条1項・第18条1項2項には、「本人の同意を得ずに必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならなず、その利用目的を本人に通知、公表する」、第19条・第20条には、「個人情報を利用する必要がなくなったときは、個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならず、個人情報の漏洩を防ぐために、適切な処置をしなければならない」と定められています。
> 不採用履歴書を返却しないことは違反にはなりませんが、履歴書から個人情報が漏洩した場合は、民法上の損害賠償責任が発生する可能性も。そのため、どの企業も、個人情報である履歴書は慎重に取り扱っていると考えられます。
>
>
> © 2013-2022 Leverages Co., Ltd.
> ハタラクティブを運営するレバレジーズ株式会社;HP
> 監修者:室谷彩依さん  就活アドバイザー
> フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOPフリーター役立ちコラムTOP不採用の履https://hataractive.jp/rirekisho/2405/歴書は返却してもらえる?企業の義務や依頼方法を
> https://hataractive.jp/rirekisho/2405/

Re: 応募書類が返却できなかった対応について教えて頂きたいです。

著者ユキンコクラブさん

2022年05月11日 12:57

簡易書留でご返送とのこと。
受け取るには、相手の確認サイン(押印)が必要になりますので、受け取る側が受け取らなかったという事になります。
不在票もポスト投函されているはずですが、その対応もされなかったことから、貴社に戻ってきてしまったのでしょう。
返却できなかったのではなく、相手が受け取らなかった事実が残っていますので、貴社の落ち度ではないと思います。
簡易書留で送付した書類が戻ってきてしまっていることを電話連絡し、廃棄します。。でよいと思います。(受け取り側もいらなかったから受け取らなかったことも考えられるので、、、)聞くだけ聞いて、後は廃棄でよいと思います。

採用者への返送について、
履歴書個人情報満載ですから、簡易書留等、確実に送付されていることがわかる方法をとることは大切です。が、相手がいつ受け取れるかはわかりません。
ポスト投函がはっきりわかる方法であえば、
レターパックを使う、
特定記録郵便を使うという方法もありますので、
次回以降、検討してみてください。

> いつも大変勉強させて頂いております。
> 会社で労務処理を担当している者です。
> 表題の件について、ご教授をお願い致します。
>
> 先日弊社にて求人募集を行い、応募者より履歴書を会社まで郵送して頂きました。
>
> 書類審査後、弊社では不採用となった方には書類を返却する事になっている為頂いている履歴書記載の住所宛に書類を返送(返却)しているのですが、郵便局より「不在の為保管していましたが、期間を経過した為返送します」と札を貼られた書類が会社に戻ってきてしまいました。
>
> 弊社では事前に書類審査通過者にのみ書類着後1週間以内に電話、メール等で次の審査日程を通知する事は通達しており、書類審査に通らなかった方には書類を返却する(簡易書留にて)旨の提示はしておりましたが、今まで書類返却で会社に戻ってきた方はいませんでした。
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> この場合、直接応募者に連絡をして返却方法を伺うべきなのでしょうか?
> (応募して頂いてから約1カ月近く経過しており、大変失礼なお話になってしまうと思うのですが、どうなのでしょうか)
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> 文章が上手くまとめられずに申し訳ありませんが、お詳しい方がいらっしゃいましたらご教授くださいますようお願い申し上げます。
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