クレジット明細で経費精算を行う社長への対応について

こんにちは。

> 実際には零細企業では、社長が経費といったものは経費になり、領収書がなくクレジットカード明細で計上しているところが多いと聞いています。

零細企業だから経理が杜撰であったりそれでよいということはないですけど。
貴社の経理処理が税務調査があった場合には、経費としての証がないという点は顧問税理士さんのいわれるとおりでしょう。

社長が経費であると主張しても、誰もがわかる証がないのであれば、否認されることは普通にあることです。
税務上は個人事業主であっても、小さな会社であっても問題のない経理処理をすることが当然であるかと思いますよ。

ただ貴社の社長は正しいことを行う気持ちがないでしょうから、そのような方を変える魔法の言葉はないでしょうね。
顧問税理士さんが言われるように、都度都度必要性を伝えていただくことは方法かと思います。
まあ税務調査が入れば考え方がかわるかもしれません。



> 役員2名、総務経理1名、その他従業員で10名の会社です。
>
> 役員2名ともにクレジットカードを利用して経費を支払っています。
> クレジットカードの明細で経費だと言われているものは会社の経費にするのですが、インボイスの関係上、領収書がなかったら8割分の消費税だと説明し、領収書を提出するように伝えています。
> また、T番号がある領収書やレシートを取っておくように伝えています。
>
> 月1度の精算のため、領収書がとれていない場合があります。
> もしくは、通販利用分はメールの通知をくれます。
> （メールには購入商品や金額や支払った履歴が確認できるので経費といわれたら、経費なので精算します。）
>
> 税理士には、領収書がないと経費にならない旨を伝え続けるしかない、とアドバイスを受けていますが、実際には零細企業では、社長が経費といったものは経費になり、領収書がなくクレジットカード明細で計上しているところが多いと聞いています。
>
> 皆さんの会社の中で、領収書（適格請求書）を社長に必ず取ってきてもらう、もしくは、ネット分は電子で取っておいてもらうということを促すために、どのように社長にお願いしていますか？
>
> うまく伝えられず、「全部出している」と言われて、再確認するんですけど、領収がなくカード明細で精算と言うことがほとんどです。
>
> 何かいいアドバイスがありましたら教えてください。

バウンド様、

弊社も同じような状況で悩んできたので、大変共感しました。
ご参考になるかはわかりませんが、私が行った対応を書き込みさせて頂きます。

弊社の役員は「領収書が必要なことは認識している」が、紛失やもらい忘れ、メールで受け取った領収書を見失うことなどが多々あり、領収書の提出率が低い状態です。様々な対応をしてかなり提出率はアップしましたが100％ではありません。

とにかく領収書の提出を何度も促す。税務調査で指摘の可能性、インボイス制度開始後は消費税控除の対象にならないなど、会社の損失となることを伝える。

顧問税理士の先生など、担当者以外からも伝える。

領収書ボックスを作り、そこに入れてもらう。経費以外の領収書もごちゃ混ぜに入れるので仕訳が面倒ですが、提出率はアップしました。なお、役員室のゴミ箱も一応チェックしています（そこから発見することも）。タイムスタンプの提案は却下されました。

ネット注文の場合、頻繁に利用するサイトなら請求書の宛先を経理担当者にする、またはアカウントを共有して経理担当もアクセス可能にする。（私はしていませんが）役員に届く請求書のメールを経理担当に自動転送の設定をする。

利用前または利用後にすぐに領収書の確認をする。弊社の法人カードは利用したらwebですぐに利用歴が見れます。また接待や出張がある場合はその直後に声をかけていました。

以前、別の会社で経理をしている方に相談したところ、その方は「領収書を提出しないと経費と認めません。社長個人のお支払いになる」と宣言しているとのお話でしたが、私はなかなかそこまでは言う勇気は持てません。

経理担当者にとって領収書の確認も結構大変な業務ですよね。完全電子化など効率化する方法があればいいのにと度々思います。

> 役員2名、総務経理1名、その他従業員で10名の会社です。
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> 役員2名ともにクレジットカードを利用して経費を支払っています。
> クレジットカードの明細で経費だと言われているものは会社の経費にするのですが、インボイスの関係上、領収書がなかったら8割分の消費税だと説明し、領収書を提出するように伝えています。
> また、T番号がある領収書やレシートを取っておくように伝えています。
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> 月1度の精算のため、領収書がとれていない場合があります。
> もしくは、通販利用分はメールの通知をくれます。
> （メールには購入商品や金額や支払った履歴が確認できるので経費といわれたら、経費なので精算します。）
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> 税理士には、領収書がないと経費にならない旨を伝え続けるしかない、とアドバイスを受けていますが、実際には零細企業では、社長が経費といったものは経費になり、領収書がなくクレジットカード明細で計上しているところが多いと聞いています。
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> 皆さんの会社の中で、領収書（適格請求書）を社長に必ず取ってきてもらう、もしくは、ネット分は電子で取っておいてもらうということを促すために、どのように社長にお願いしていますか？
>
> うまく伝えられず、「全部出している」と言われて、再確認するんですけど、領収がなくカード明細で精算と言うことがほとんどです。
>
> 何かいいアドバイスがありましたら教えてください。