勤怠システム導入時について

どのような伝え方がいいか、というのは会社文化によるところが大きいです。
極端な話、会社が決めてしまったらそれで終わりで、従業員へのメリットすら不要とも言えます。

なんて言ってしまうと、回答にはならないので、一案を。

公式の説明会としてやるのではなく、根回しのイメージです。

勤怠システムを導入することでメリットがある作業者（人事とか総務担当）の人で、従業員に影響力のある人はいないのでしょうか。
いるなら、その人に、「新しいシステムで楽になるんだよ」ということを広めてもらえれば、すんなりいくでしょう。


勤怠システム程度のシステムで、従業員側を説得しないとならないなら、システム導入云々の説明ではなく、普段の従業員との経営側のかかわり方から考えなければいけないと思います。

こんばんは。

記載の内容だけですと、労働者にどのようなメリットが有るのかよくわかないなー、としか思えません。

会社としてシステムを導入したのであれば、「○月からはこのような方法になります。操作方法にわからない点があれば、〇〇まで連絡ください」でよくありませんか。

おそらく会社としては単なる思いつきでなく、何かしらのメリットが会社的にあるから導入されたものかと思います。労働者も、使っているうちに慣れるかと思います。

新規システムを導入する場合には、それを使う前から異議を唱える方は一定数いるでしょうから、メリットがある場合でも異議はなくならないでしょう。
導入するのは確定であれば、変更点や操作方法を説明していくことがよいかと思います。



> お世話になります。
> この度弊社にて新たに勤怠システムを導入することが決まり、そちらに対して色々な準備を進めている段階です。
> その際に、従業員に対しての説明会を実施することとなり、その際従業員を納得させるだけのメリットの提示について悩んでおります。
>
> 現状、弊社での出勤簿作成方法についてですが、各自エクセルに出社時刻と退勤時刻を入力してもらい、そちらを月末に送って総務にて計算する形をとっております。
> 勤怠システムの導入により、エクセルの入力と送付の作業が無くなることはメリットして考えれらますが、それだけの理由でゴリ押すのは難しいと考えています。
>
> 他に何か、説得の材料として使える要素はございますでしょうか。
> また、同じご経験をされた方やその際どのような方法で従業員に納得いただいた方法等ございましたらご教示いただいけますと幸いです。
>
> よろしくお願い申し上げます。

こんにちは。
職員に対してのメリットを伝える必要は特にない気がします。

システムを導入することにより今後はみなさんにお願いしていた、エクセルの入力と送付の作業が無くなります。
だけで十分かと。

なぜシステムを導入するに至ったかは、エクセルに入力してもらったものを総務で計算するよりもシステムに直接入力してもらい、自動計算する方が効率的だから、ですよね？
そのことを説明したらよいかと思いました。

どのようなエクセルシート・勤怠システムなのかが分かりませんが、勤怠システムでなら有給休暇の残日数なども自動で計算されて従業員も把握しやすそうに思います。
変な入力してきたらエラーで登録できないなどもありそうなので、総務の手間やミスも減りそうです。
また、勤怠システムに登録することで今後どんどんデータも保存されていくわけで、過去データを探す時にエクセルより楽そうですし、監査が入った時や、統計解析等するときも便利そうです。

そのあたり会社としてわざわざお金を掛けてでも導入することになったメリット・経緯を軽く説明し、そうなるとエクセルをもらって、総務でシステムに手入力は二度手間・逆にミスの原因になるので本人に手打ちしてもらうことにしました。で十分な気がしました。

当社ではシステムを変更した時とくに文句とか詳しいことを指摘してくる人はいなかったですね。入力方法の質問はありましたが。



> お世話になります。
> この度弊社にて新たに勤怠システムを導入することが決まり、そちらに対して色々な準備を進めている段階です。
> その際に、従業員に対しての説明会を実施することとなり、その際従業員を納得させるだけのメリットの提示について悩んでおります。
>
> 現状、弊社での出勤簿作成方法についてですが、各自エクセルに出社時刻と退勤時刻を入力してもらい、そちらを月末に送って総務にて計算する形をとっております。
> 勤怠システムの導入により、エクセルの入力と送付の作業が無くなることはメリットして考えれらますが、それだけの理由でゴリ押すのは難しいと考えています。
>
> 他に何か、説得の材料として使える要素はございますでしょうか。
> また、同じご経験をされた方やその際どのような方法で従業員に納得いただいた方法等ございましたらご教示いただいけますと幸いです。
>
> よろしくお願い申し上げます。

わたしも他の方の意見に同意ですが、
どうしても納得材料がいる、というのなら。


> 現状、弊社での出勤簿作成方法についてですが、各自エクセルに出社時刻と退勤時刻を入力してもらい、そちらを月末に送って総務にて計算する形をとっております。

ということは、いままで入力もれや入力ミスなどがあったのではないでしょうか？
勤怠システムを導入すれば、これらのミスはなくなります、とか。
確認作業も大変だったのでは・・と想像ですが。
従業員の方もいちいち毎日エクセルに入力なんて面倒ではなかったのでしょうか・・。
業務効率化とか、生産性向上とかなんとかそれらしく説明できればいいですね。

お疲れ様です。

おおっ！というようなメリットではありませんが、部下の勤務表を管理する立場の私からすると、「有給休暇の残数管理」「残業の上限時間管理」をシステムがしてくれるのはとっても助かります。

今までの記録簿形式だと、どうしても間違いが起こってしまうことがあったのです。これは一般社員でもメリットだと思います。有給休暇取得状況を確認するにも便利だし、自分や部下の残業時間を締日前に確認するには記録簿形式だと計算が必要ですが、今はモニターを眺めるだけです。フレックスで働く人も勤務時間数計算の必要がありません。

私の立場からすると部下の総残業時間をpdfにして落とせば年間残業時間の管理もあっという間ですし、人件費の予算申請時もとっても楽です。

ご参考まで。


> お世話になります。
> この度弊社にて新たに勤怠システムを導入することが決まり、そちらに対して色々な準備を進めている段階です。
> その際に、従業員に対しての説明会を実施することとなり、その際従業員を納得させるだけのメリットの提示について悩んでおります。
>
> 現状、弊社での出勤簿作成方法についてですが、各自エクセルに出社時刻と退勤時刻を入力してもらい、そちらを月末に送って総務にて計算する形をとっております。
> 勤怠システムの導入により、エクセルの入力と送付の作業が無くなることはメリットして考えれらますが、それだけの理由でゴリ押すのは難しいと考えています。
>
> 他に何か、説得の材料として使える要素はございますでしょうか。
> また、同じご経験をされた方やその際どのような方法で従業員に納得いただいた方法等ございましたらご教示いただいけますと幸いです。
>
> よろしくお願い申し上げます。

ほかの方もおっしゃっている通り、社員側のメリットを提示する必要は無いと思います。

社内の決まりとして例えば「社員過半数の承認が必要」などであったとしても、説明会の内容としては「こういうシステムを導入することになりました」「このシステムはこういうもので、出勤時はこの作業、退勤時はこの作業をしていただきます」などのシステム説明会で良いと思います。

現状の作業がシステムを導入することで社員個人のやることはこのように変わります、という内容を説明する説明会なので、システムのメーカーサイトがHPに用意しているような導入時の説明資料のようなものを配布するのが説明会の資料。
（細かい決まりなどは導入後の説明でOK）

日々の出退勤記録から総務でのまとめ作業、給与支払いの流れまでを現状と導入後で比較説明すれば、さらにわかりやすいかと思います。

その中で社員側のメリット、総務側のメリットも説明し、導入時の多少の混乱以外のデメリットは無いことを伝える程度かと。

ちなみに弊社では最初に導入したシステムがICカードでの打刻だったので（手書きからの変更）、ICカードで打刻機に「ピッ！」とやることに全員テンションが上がり、ほとんど反対はありませんでした（笑）

> お世話になります。> この度弊社にて新たに勤怠システムを導入することが決まり、そちらに対して色々な準備を進めている段階です。
> その際に、従業員に対しての説明会を実施することとなり、その際従業員を納得させるだけのメリットの提示について悩んでおります。
>
> 現状、弊社での出勤簿作成方法についてですが、各自エクセルに出社時刻と退勤時刻を入力してもらい、そちらを月末に送って総務にて計算する形をとっております。
> 勤怠システムの導入により、エクセルの入力と送付の作業が無くなることはメリットして考えれらますが、それだけの理由でゴリ押すのは難しいと考えています。
>
> 他に何か、説得の材料として使える要素はございますでしょうか。
> また、同じご経験をされた方やその際どのような方法で従業員に納得いただいた方法等ございましたらご教示いただいけますと幸いです。
>
> よろしくお願い申し上げます。