有給休暇の付与・繰り越し案内、効率化の工夫を教えてください！

こんにちは。

原則は有給休暇管理簿がいつでも確認できる状況ですので、有給休暇管理簿で確認してもらうこととしています。
斉一的付与はしていないので、入社日によって労働者ごとに基準日も異なるためです。

ただ案内として給与明細を活用していますので、締日における有給休暇の残日数を給与明細にも記載しています（支給日における残日数とはずれが生じることはあらかじめ説明済です）。

参考にならないかもしれませんが、上記のように案内しています。



> 有給の付与日数や繰り越し日数を従業員へ案内する方法について、
> 皆さんの会社ではどのようにされていますか？
>
> 当社では、3月末に有給管理簿を締め、4月1日に総務へ報告・取りまとめを行い、
> 繰り越し日数と新年度付与分を計算したうえで、
> Excelで各従業員の有給付与個票を作成し、印刷して各部門長から配布する流れです。
> 現在、給与明細の電子化により、給与明細に有給残日数を明記できるように
> なったため、そちらに切り替えたいと考えています。
> ただし、給与明細の配布日が毎月25日となるため、有給付与日数のお知らせが
> 4月下旬になり、やや遅くなること（別に1週間くらいしか変わらない）、
> また、これまで繰り越し分と新年度付与分を分けて表記していたのが、
> 合算でしか確認できなくなることから、上司の承認が得られない状況です。
> 紙で配布すると多くの工程が必要となり、ExcelからExcelに転記することで
> ミスも多く、さらに4月は予定が立て込んでいるため、余計な作業を減らしたいと考えています。
>
> 皆さんの会社では、有給の締めから繰り越し分の処理、新年度付与の計算、
> 従業員への案内などを、どのようにされていますか？
> いろいろ参考にさせていただきたいです。

こんにちは

> 有給の付与日数や繰り越し日数を従業員へ案内する方法について、
> 皆さんの会社ではどのようにされていますか？

システム導入が必要なので参考にならないかもしれませんが
弊社ではクラウドの勤怠管理システム(出勤簿)に休暇の付与/使用/残日数などが表示されるようになっていますので、本人が出勤簿画面で確認できるようになっています。


> 当社では、3月末に有給管理簿を締め、4月1日に総務へ報告・取りまとめを行い、
> 繰り越し日数と新年度付与分を計算したうえで、
> Excelで各従業員の有給付与個票を作成し、印刷して各部門長から配布する流れです。
> 現在、給与明細の電子化により、給与明細に有給残日数を明記できるように
> なったため、そちらに切り替えたいと考えています。
> ただし、給与明細の配布日が毎月25日となるため、有給付与日数のお知らせが
> 4月下旬になり、やや遅くなること（別に1週間くらいしか変わらない）、
> また、これまで繰り越し分と新年度付与分を分けて表記していたのが、
> 合算でしか確認できなくなることから、上司の承認が得られない状況です。
> 紙で配布すると多くの工程が必要となり、ExcelからExcelに転記することで
> ミスも多く、さらに4月は予定が立て込んでいるため、余計な作業を減らしたいと考えています。
>
> 皆さんの会社では、有給の締めから繰り越し分の処理、新年度付与の計算、
> 従業員への案内などを、どのようにされていますか？
> いろいろ参考にさせていただきたいです。

こんにちは！

弊社では、クラウドサービスの有休ノートを使って全従業員の休暇を管理しています。

有休ノートを使うと、従業員が自分で有給の残日数や付与状況を確認できるため、個別の案内や紙配布が不要になります。
また、休暇の消滅や付与も自動で行われるので、事務作業も減らせます。

使いやすいので本当にオススメです

ありがとうございます。

有給休暇管理簿がいつでも確認できる状況、これは非常に理想的だと思います。
また、「案内として給与明細を活用」という点は、当社が目指しているイメージと近いと感じました。
ぜひ、具体的な処理方法やフローを参考にさせていただきたいのですが、以下の点について教えていただけますでしょうか。

本人からの有給申請はどのような方法で行われていますか。
上司や処理担当者は、どのような手順で承認・処理されていますか。
申請後は、直接有給管理簿にアクセスして処理されるのでしょうか。

さらに、使用した有休日数については、どの程度の役職者が、どのくらいの頻度で確認されていますか。
当社では、毎月全従業員の使用日数を一定の役職者まで確認していますが、確認のみで、有給取得促進までは行っていません。
このあたりは会社の方針によると思いますが、参考までに教えていただけると幸いです。
また、毎月集計して給与明細に残日数を記載されているというイメージでよろしいでしょうか。
ちなみに、当社のシステムには有給の計算機能がなく、Excelなどで管理簿を処理した日数をシステムに入力（インポート）する仕様の予定です。
有給管理専用のシステムを導入できれば理想ですが、費用面がネックになっています。

ゆるりんさん

お返事ありがとうございます！

> 本人からの有給申請はどのような方法で行われていますか。
従業員が、有休ノートのWebまたはアプリから直接申請しています。
申請が出ると管理者にメールが届くので、有休ノート上で内容を確認し、クリックで承認しています。


> 上司や処理担当者は、どのような手順で承認・処理されていますか。
弊社では、直属の上司1名が承認すれば完了、というシンプルな運用です。
なお、有休ノートでは最大4段階まで承認フローを設定することも可能です。


> 申請後は、直接有給管理簿にアクセスして処理されるのでしょうか。
はい。
休暇は承認されたタイミングで正式に登録され、そのまま有給管理簿に反映されます。


> さらに、使用した有休日数については、どの程度の役職者が、どのくらいの頻度で確認されていますか。
弊社では、GW・お盆・年末年始などの長期休暇前に、
上司が（承認対象の）部下の有休残日数を確認する程度です。

小規模な組織ということもあり、全社員分を毎月定期的にチェックする運用は行っていません。


> 毎月集計して給与明細に残日数を記載されているというイメージでよろしいでしょうか。
弊社は「各自、有休ノートにログインして自分で確認する」というスタンスのため、
給与明細には有休残日数は記載していません。


> 有給管理専用のシステムを導入できれば理想ですが、費用面がネックになっています。
費用面がネックになる点、とてもよく分かります。
全社でかかっている作業時間（人件費）と、有休ノートの利用料を比較して検討されるのがおすすめです。

結果的に、導入したほうが業務時間が短縮され、会社全体のコストが下がるケースもあります。


その他にも気になる点がありましたら、お気軽にご質問ください。
よろしくお願いいたします。

削除されました

> 有給の付与日数や繰り越し日数を従業員へ案内する方法について、
> 皆さんの会社ではどのようにされていますか？
>
> 当社では、3月末に有給管理簿を締め、4月1日に総務へ報告・取りまとめを行い、
> 繰り越し日数と新年度付与分を計算したうえで、
> Excelで各従業員の有給付与個票を作成し、印刷して各部門長から配布する流れです。
> 現在、給与明細の電子化により、給与明細に有給残日数を明記できるように
> なったため、そちらに切り替えたいと考えています。
> ただし、給与明細の配布日が毎月25日となるため、有給付与日数のお知らせが
> 4月下旬になり、やや遅くなること（別に1週間くらいしか変わらない）、
> また、これまで繰り越し分と新年度付与分を分けて表記していたのが、
> 合算でしか確認できなくなることから、上司の承認が得られない状況です。
> 紙で配布すると多くの工程が必要となり、ExcelからExcelに転記することで
> ミスも多く、さらに4月は予定が立て込んでいるため、余計な作業を減らしたいと考えています。
>
> 皆さんの会社では、有給の締めから繰り越し分の処理、新年度付与の計算、
> 従業員への案内などを、どのようにされていますか？
> いろいろ参考にさせていただきたいです。

従業員への案内は、Excelのマクロを使って、一斉メール送信しています。
Excelのマクロは、メールの送信先毎に内容を少しだけ変えられる、というものです。
有給休暇の案内でいえば、テンプレの文章があって、その中の付与日数だけが違うということになります。

それの環境（弊社でいえば、office365)は必要になるかもしれませんが、一度構築してしまえば、いろんなことに応用がきくので便利です。

トリオ様

ありがとうございます。
office365は導入しています。
活用方法を模索している段階ですので、、
マクロは苦手な分野ですが、もし差し支えない範囲で良ければ、
概要を教えていただきたいです。

>
> 従業員への案内は、Excelのマクロを使って、一斉メール送信しています。
> Excelのマクロは、メールの送信先毎に内容を少しだけ変えられる、というものです。
> 有給休暇の案内でいえば、テンプレの文章があって、その中の付与日数だけが違うということになります。
>
> それの環境（弊社でいえば、office365)は必要になるかもしれませんが、一度構築してしまえば、いろんなことに応用がきくので便利です。

> トリオ様
>
> ありがとうございます。
> office365は導入しています。
> 活用方法を模索している段階ですので、、
> マクロは苦手な分野ですが、もし差し支えない範囲で良ければ、
> 概要を教えていただきたいです。
>
> >
> > 従業員への案内は、Excelのマクロを使って、一斉メール送信しています。
> > Excelのマクロは、メールの送信先毎に内容を少しだけ変えられる、というものです。
> > 有給休暇の案内でいえば、テンプレの文章があって、その中の付与日数だけが違うということになります。
> >
> > それの環境（弊社でいえば、office365)は必要になるかもしれませんが、一度構築してしまえば、いろんなことに応用がきくので便利です。

当時、参考にしたサイトがどこにいったか分からなくなりました・・・
使っているExcelファイルを勝手に共有していいかどうかも分からないので、本当に概要だけでご勘弁ください。


２つのシートで構成されています。

１．「テンプレ」シート
⇒ここに書かれた内容が実際にメールで送られます。
２．「メール送信」シート
⇒メール送信する/しない　To　cc　BCC　などが列毎に構成されています。
　その中に、「Tag」という列があり、「Tag」で少し内容を変更できるというシートです。

メール送信　送信するシート　To　Tag
する　テンプレ　◯◯@◯◯　あなたの有給休暇は３日です。
する　テンプレ　□□＠□□　あなたの有給休暇は４日です。
する　テンプレ　△△＠△△　あなたの有給休暇は５日です。


↑こんなイメージのシートです。
◯◯さんには、有給休暇は３日です、というメールが送信されます。
□□さんには、有給休暇は４日です、というメールが送信されます。
△△さんには、有給休暇は５日です、というメールが送信されます。

これらの送信を、マクロ（ワンクリック）で終わらせることができます。


参考になるでしょうか、中途半端な情報ですいません。


（ちなみに、『Excel　VBA　日報』　等で検索かけると類似のシステムはありそうな気がしますし、生成AIに頼んでもいいかと思います。）