役員変更の届出について

シンヤさんへ

辞任による役員の変更登記を申請する際には、通常、辞任届を添付して登記申請しますが、株主総会議事録を辞任届として援用することも可能です。
ただし、その場合には、
①辞任する役員が株主総会に出席していること
②席上辞任する旨を表明していること
③株主総会議事録にその旨の記載があること
が要件となります。
以上の要件を満たしていれば、辞任届の添付を省略することができます。

なお、登記手続上は辞任届の省略が可能ですが、エビデンスとして、辞任届等の書類を徴求しておくことをお勧め致します。

> 役員変更登記に関して質問します。
>
> 　今度の株主総会で監査役が１名辞任し、新たに１名監査役を選任する予定になっております。
> 　その際、役員の変更登記をする事になると思いますが、添付する書類の辞任届について、株主総会で本人が辞任の意思を述べる予定になっております。この場合、議事録にその旨と辞任の日付を載せる事により辞任届けの省略は可能でしょうか？
>
> 　ぜひ回答をお願いします。
可能です。但し重大な要件が一つつきます。それは印鑑についてです。議事録の印鑑は代表社印ですます方法と全員の印鑑（印鑑証明書付き）と二つありますが、援用したいのなら、後者の方法
が必要になります。というのは印鑑は本人が納得して押すものだからです。もし議事録に「甲山太郎は○月○日で辞任する旨表明した」との文言があり、本人の印鑑があれば、間違いなく本人の
意思であるという蓋然性が高くなるため、別個の辞任届けは不要になります。その際は添付書類欄に「辞任届けは議事録の記載を
援用する」と書けばとおります。
でも、代表社印でいく場合にはそれだけでは、本当に本人に
辞任の意思があるのか不明でしょ。（もしかしたら、勝手にでっちあげただけかもしれない）だから、別個に印鑑つきの文書が必要になるというハナシです。従って答としたら、印鑑証明書つきの全員の印鑑が議事録の最後にあるというのが、条件になります。

土橋・塩澤司法書士事務所 様


ご回答ありがとうございました。
参考にさせて頂きます。

もう一つ質問をさせて頂きます。
もし辞任届けを添付する場合、辞任届はすべて手書きでなければいけないのでしょうか？文面はワープロで住所、氏名は手書きという形でもよいのでしょうか？そして日付は辞任する日付でよいのでしょうか？それとも他に決まりがあるのでしょうか？
初心者的な質問かもしれませんがよろしくお願い致します。

lusyfer 様

ご回答ありがとうございました。
ぜひ参考にさせて頂き、検討させて頂きたいと思います。

シンヤさん　こんにちは。

辞任届については、司法書士の先生のアドバイスがありましたが、実務担当からも入手しておくことをぜひお勧めします。
なお、文面はワープロで住所、氏名、日付を手書きしていただくことでOKです。当社でもあまり使いませんが、取締役、監査役の就任承諾書、辞任届は雛型を作成しておき、使用しています。

シンヤさんへ

辞任届については、トライトンさんのおっしゃる通り、文面はワープロで、住所・氏名・日付は手書きして捺印をいただければ大丈夫です。辞任届の日付は、株主総会を開催した日付（＝株主総会で本人が辞任の意思を表明した日付）になります。

辞任届の簡単な雛型を掲載しますので、ご参考になさってください。

 
辞　任　届

私は、一身上の都合により、平成２１年●月●日開催の定時株主総会の終結時をもって、貴社の監査役を辞任いたしたく、お届けいたします。

平成　　年　　月　　日

住　所　　　　　　　　　　　　　　　　　

氏　名　　　　　　　　　　印

株式会社 ●●
代表取締役 ●●　御中


土橋・塩澤司法書士事務所
http://www.ds-office.jp

土橋・塩澤司法書士事務所 様

ご回答ありがとうございました。

これで変更登記も安心して行うことができると思います。
ありがとうございました。