商号変更と代表取締役辞任同時の議事録について

お疲れさまです。
企業の実務担当です。

さて、旧代表者の取締役辞任ということで良いのですね？
その場合は、臨時株主総会議事録は次のように作成します。
全く同一の登記事由により私が実際登記申請をして完了した際の例です。ご参考まで。

議長は旧代表者ということですから、開会宣告のところの文章は、
『以上のとおり株主の出席があったので、取締役（旧代表者名）は議長席に着き、本臨時総会は適法に成立したので、開会する旨を宣し、直ちに議事に入った』
というような表現で記入し、

次に、『第１号議案　定款変更の件』で商号の条文の変更を決議して、

さらに、『第２号議案　取締役選任の件』で、旧代表者の取締役辞任と、新代表の取締役就任（即時承諾も）を決議して、

ここが分かりにくいところですが、最後の記名押印のところを次のように記載します。
『○○株式会社臨時株主総会
　　　議長　取締役　旧代表者氏名　（会社実印）
　　　　　　　　同　　　新代表者氏名　（個人実印）』

以上です。

＊取締役選任に関する議事録文例が必要であればまたお書きしますが・・。

傳右衛門様
質問者です。早速の回答本当にありがとうございます。
感動しました。
甘えついでにもう一つ伺いたいのですが、
新　代表取締役は、社外のもので、この総会に出席していません。
その場合は、教えていただいた
＞　同　　　新代表者氏名　（個人実印）』

の欄はどうすればいいのでしょうか？
また、最後の○○株式会社　は、新会社名でよろしいのでしょうか？

よろしくお願いします。

本当にすみません。

欠席の場合は、前回書いた「第２号議案」で就任の即時承諾の内容を書かずに、別途就任承諾書をもらって、記名押印は旧代表者だけとなります。

役員が１名だけ（旧代表者１名→新代表者１名）のときは、本件の場合、株主総会後の取締役会は開催することはないので、これだけでいいと思います。

しかし、もし他にも取締役がいるのであれば、株主総会終了後に取締役会を開いてそこで代表取締役と役員の管掌等を決めることになり、またまた不在で代表取締役に選任されるということになりますね。

えー、ところで、企業の実務担当者としては、このような選任はありえないほどよろしくないものだと感じるわけです。
このような法定の会議の際にも会社に近づかない代表取締役とはどのようなものなのか、と考えるわけです。

御社の株主構成が全く分からないので軽々に言えませんが、私であれば、すべての関係者から････を得て、･･････････････（省略）･････････････ように実行します。

さて、最後の社名のところは新社名をお書きください。

傳右衛門様

ありがとうございます。
そうなんです。役員１名の立ち上げたばかりの小さな会社なんです。取締役会はありません。

経緯としては、

今までの代表者は、名前を借りているだけでした。（新代表が別会社に勤務してて、兼務禁止だったため）

ようやく独立して、今回新代表が就任した。


というものです。

説明なしの不在決議だらけじゃ確かにありえないですよね。
言葉不足ですみません。


でも、実務をご経験されている傳右衛門さんのアドバイスは本当に助かりました。

ありがとうございました。




> 役員が１名だけ（旧代表者１名→新代表者１名）のときは、本件の場合、株主総会後の取締役会は開催することはないので、これだけでいいと思います。
>
> しかし、もし他にも取締役がいるのであれば、株主総会終了後に取締役会を開いてそこで代表取締役と役員の管掌等を決めることになり、またまた不在で代表取締役に選任されるということになりますね。
>
> えー、ところで、企業の実務担当者としては、このような選任はありえないほどよろしくないものだと感じるわけです。
> このような法定の会議の際にも会社に近づかない代表取締役とはどのようなものなのか、と考えるわけです。
>
> 御社の株主構成が全く分からないので軽々に言えませんが、私であれば、すべての関係者から････を得て、･･････････････（省略）･････････････ように実行します。
>
> さて、最後の社名のところは新社名をお書きください。