総務の仕事の全体像

> 初めまして。私はこの度初めて総務という仕事を担当することになりました。とっかかりとして会社内の備品（文具、コピー用紙）の管理発注や、名刺の発注、簡単な作業から引き継いでいます。徐々に給与計算や社会保険の手続き等、引き継ぐ予定でいるのですが、指導者してくださる人に仕事の指示を仰いでも、その人の仕事の忙しさの具合で、指示や説明を拒否されることもあってこの先どう頑張ればいいのか迷ってます。基本的なミスをしてしまった後に、”総務の仕事って何？”というメールをもらい、私は（嫌味にしかとれなかったので）つい”あなたはどう思うのか？”みたいな（もっと丁寧ですけど）返答をしてしまったら、上司に報告されてしまいました。逆に意識の低さを指摘されてしまいました。総務の仕事って、初心者の私はどうとらえたらいいんでしょうか？教えてください。


総務と言っても幅が広すぎますよね。

小さな会社では経理や人事などを含めて管理事務全般を行う場合が多いです。
逆に経理部や人事部が他にあるような大会社では、いわゆる“庶務”といわれる雑用全般が主業務の場合もあります（ちょっと語弊がある言い方ですけど）。

やっぱり総務って縁の下の力持ちだと思います。
基本的に目立たないし、営業みたいに直接利益を生む仕事ではありません。

私が前職で心掛けていたのは「総務のお客様は従業員」という事です。
人に喜ばれる事にやりがいを感じないと総務は向いていないかもしれません。
もちろん喜ばれる為には義務的な仕事をしているだけではダメです。
工夫が必要ですし、頼まれなくても人に尽くす事です。

私は社会保険や給与全般を行っていたので（もちろん雑用込み）、従業員の利益になる事は必要が無くても案内していました。
手前味噌ですが、おかげで多くの従業員から頼られていたと思います。

もちろんそれでも「経費（人件費）しかかかっていない部署のくせに」なんて陰口たたく人はごく少数いましたけど。

ただ割と小さい会社だったから自分の自由にできたという、環境要因はあるでしょうね。
大企業なら自分の自由に動けませんから。
あと私自身、中小企業向きの人間だと思ってますし、周囲からも言われてました。

サッカーならゴールキーパー、野球ならキャッチャーのような決して花形ポジションではありません。
でもこの仕事になんとかやりがいとか面白みを見つけてもらえたらなぁと願ってます。

回答になっているか分かりませんが、まずは自分が出来る範囲で頑張ってみて下さい。

>ぽち子様
そもそも企業の中では、総務・庶務を担当された方々は
それ程多くないと思います。従ってその方たちの無理解は
仕方の無い事であると考えます。
人事・人材開発・総務を中小企業で、20年担当して思う
事は、確かに目立たない仕事を行っておりますが、
実は企業にとって無くてはならない存在だと思います。
それは、特にテナントビルに入っていれば歴然なのですが、
大家との家賃交渉などは、通常総務が、下準備、交渉と
進めていく。そして落ち着くところに持っていく。
これはまさに交渉のプロではないでしょうか。
それに、職場の安全衛生の確保。消防など。
全て、従業員の皆さんが、各々の仕事に邁進できる土壌を
作っているのが総務です。
いろいろな業者と直接連絡をとって、納期管理をしたり、
値段交渉もやられるでしょう。
逆に言えば、総務は会社の顔でもあるのです。自分が
弱腰になれば、その分余計なコストが会社にかかります。
繰り返しになりますが、総務は外部や従業員に対する
ネゴの専門家だと思います。すばらしい職務です。

初めまして。
私も小さい会社の総務に勤務している者です。
ぽち子さんと同様に引継等では、教わるタイミングや意味が理解できなくて困っておりました。
物品の管理・発注・購入、給与計算、社会保険＋雑務。
異動直後は、他人の『頑張って』の無意味さに気づく位でした（笑）
今は時間と共に、仕事の進め方や要点のつかみ方が分かって来たので、 ARIES さんの言うように自由な感じでこなしています。
最初からすべてを理解しようと思っても難しいものだと思います。
年齢の差も障害になることでしょうし。
私はまだ若いほうなので、関係部署の『～長』の役職の方とぶつかることもしばしば…。
言葉の使い方は勉強になりました。
総務という職場は、とても自分のためになっている職場だと思います。
辛抱することもお仕事なのかも知れません。

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指導してくれる方ってのは普通に考えたら自分の上司なり先輩なりに当たると思うんですが
仮に嫌味だとしても指導してくれる人からの質問に質問で返すってどうなんですかね････
きつい言い方かも知れませんが、私ならこの時点で見捨てますよ。

回答をくださってる方がたくさんいらっしゃいますけど
自分で考えた答えを言わないと意味ないんじゃないですかね。
指導してくれる方との認識がずれてるならここで修正すればいいだけですし。

会社の規模や風潮によって総務の仕事内容は随分変わります。
まずは自分が引継いでる仕事がどこにどう繋がっているのか考えてみてはいかがでしょうか。

> 指導してくれる方ってのは普通に考えたら自分の上司なり先輩なりに当たると思うんですが
> 仮に嫌味だとしても指導してくれる人からの質問に質問で返すってどうなんですかね････
> きつい言い方かも知れませんが、私ならこの時点で見捨てますよ。
>
> 回答をくださってる方がたくさんいらっしゃいますけど
> 自分で考えた答えを言わないと意味ないんじゃないですかね。
> 指導してくれる方との認識がずれてるならここで修正すればいいだけですし。
>
> 会社の規模や風潮によって総務の仕事内容は随分変わります。
> まずは自分が引継いでる仕事がどこにどう繋がっているのか考えてみてはいかがでしょうか。

ナミヘイ様

おっしゃる通りです。私は謙虚さという一番大切なことを忘れていました。忙しい中指導をしてくださる方へ質問を質問で返すなんて大変失礼なことと反省しています。もう手遅れかもしれませんが、足元の業務からしっかり固めていこうと思います。
ありがとうございました。

ぽち子

> > 初めまして。私はこの度初めて総務という仕事を担当することになりました。とっかかりとして会社内の備品（文具、コピー用紙）の管理発注や、名刺の発注、簡単な作業から引き継いでいます。徐々に給与計算や社会保険の手続き等、引き継ぐ予定でいるのですが、指導者してくださる人に仕事の指示を仰いでも、その人の仕事の忙しさの具合で、指示や説明を拒否されることもあってこの先どう頑張ればいいのか迷ってます。基本的なミスをしてしまった後に、”総務の仕事って何？”というメールをもらい、私は（嫌味にしかとれなかったので）つい”あなたはどう思うのか？”みたいな（もっと丁寧ですけど）返答をしてしまったら、上司に報告されてしまいました。逆に意識の低さを指摘されてしまいました。総務の仕事って、初心者の私はどうとらえたらいいんでしょうか？教えてください。
>
>
> 総務と言っても幅が広すぎますよね。
>
> 小さな会社では経理や人事などを含めて管理事務全般を行う場合が多いです。
> 逆に経理部や人事部が他にあるような大会社では、いわゆる“庶務”といわれる雑用全般が主業務の場合もあります（ちょっと語弊がある言い方ですけど）。
>
> やっぱり総務って縁の下の力持ちだと思います。
> 基本的に目立たないし、営業みたいに直接利益を生む仕事ではありません。
>
> 私が前職で心掛けていたのは「総務のお客様は従業員」という事です。
> 人に喜ばれる事にやりがいを感じないと総務は向いていないかもしれません。
> もちろん喜ばれる為には義務的な仕事をしているだけではダメです。
> 工夫が必要ですし、頼まれなくても人に尽くす事です。
>
> 私は社会保険や給与全般を行っていたので（もちろん雑用込み）、従業員の利益になる事は必要が無くても案内していました。
> 手前味噌ですが、おかげで多くの従業員から頼られていたと思います。
>
> もちろんそれでも「経費（人件費）しかかかっていない部署のくせに」なんて陰口たたく人はごく少数いましたけど。
>
> ただ割と小さい会社だったから自分の自由にできたという、環境要因はあるでしょうね。
> 大企業なら自分の自由に動けませんから。
> あと私自身、中小企業向きの人間だと思ってますし、周囲からも言われてました。
>
> サッカーならゴールキーパー、野球ならキャッチャーのような決して花形ポジションではありません。
> でもこの仕事になんとかやりがいとか面白みを見つけてもらえたらなぁと願ってます。
>
> 回答になっているか分かりませんが、まずは自分が出来る範囲で頑張ってみて下さい。

ARIES様

回答ありがとうございます。
まだ手探りですが、自分ができる範囲で工夫しながら取組んでいこうと思います。

ぽち子

> >ぽち子様
> そもそも企業の中では、総務・庶務を担当された方々は
> それ程多くないと思います。従ってその方たちの無理解は
> 仕方の無い事であると考えます。
> 人事・人材開発・総務を中小企業で、20年担当して思う
> 事は、確かに目立たない仕事を行っておりますが、
> 実は企業にとって無くてはならない存在だと思います。
> それは、特にテナントビルに入っていれば歴然なのですが、
> 大家との家賃交渉などは、通常総務が、下準備、交渉と
> 進めていく。そして落ち着くところに持っていく。
> これはまさに交渉のプロではないでしょうか。
> それに、職場の安全衛生の確保。消防など。
> 全て、従業員の皆さんが、各々の仕事に邁進できる土壌を
> 作っているのが総務です。
> いろいろな業者と直接連絡をとって、納期管理をしたり、
> 値段交渉もやられるでしょう。
> 逆に言えば、総務は会社の顔でもあるのです。自分が
> 弱腰になれば、その分余計なコストが会社にかかります。
> 繰り返しになりますが、総務は外部や従業員に対する
> ネゴの専門家だと思います。すばらしい職務です。


坂之上様
回答ありがとうございました。
その道のプロの方からのアドバイス参考になりました。会社の土壌を作る大切な仕事、頑張ります。

ぽち子

> 初めまして。
> 私も小さい会社の総務に勤務している者です。
> ぽち子さんと同様に引継等では、教わるタイミングや意味が理解できなくて困っておりました。
> 物品の管理・発注・購入、給与計算、社会保険＋雑務。
> 異動直後は、他人の『頑張って』の無意味さに気づく位でした（笑）
> 今は時間と共に、仕事の進め方や要点のつかみ方が分かって来たので、 ARIES さんの言うように自由な感じでこなしています。
> 最初からすべてを理解しようと思っても難しいものだと思います。
> 年齢の差も障害になることでしょうし。
> 私はまだ若いほうなので、関係部署の『～長』の役職の方とぶつかることもしばしば…。
> 言葉の使い方は勉強になりました。
> 総務という職場は、とても自分のためになっている職場だと思います。
> 辛抱することもお仕事なのかも知れません。

tktk-a様

回答ありがとうございました。
そうですね、私のような素人が初めからすべてを手にいれようとしてもなかなかうまくはいかないのは当然です。でも経験をつみながら、目標をもって取組んでいけば、いつかは結果がでると考え頑張ろうとおもいます。少し肩に力が入りすぎていたかもしれません。
　
ぽち子