取締役の任期満了に伴う退任について

取締役の辞任および任期による退任は、株主総会や取締役会の決議事項ではありません。

しかし、いつ、確かに退任したかを明らかにする書類がなければ、取締役の退任の登記や社会保険の喪失手続きができないので、おっしゃるように議事録を作成します。

内容的にはQ１で良いと思います。

Q2の文面ですが、任期による退任ですので、決議事項ではなく、報告事項として書くべきだと思います。

報告事項
取締役●●●●退任の件

議長●●は、
取締役●●●●は、任期満了により平成２１年６月２９日付けをもって退任とすることを報告した。

単に報告ではなく、退職慰労金支給の件など議案がある場合はその議案の文の中で、取締役の退任日も述べれば良いのですが、そのような議案がない場合は、報告事項とすべきと思います。

Q3・・Q2同様、決議ではなく報告となると思いますが、
対外的には特に取締役会の議事録は必要ではないと思いますが、取締役会議事録を作成するのであれば、出席取締役および監査役の記名、押印が必要です。

井藤行政書士事務所さま、ありがとうございます。
議事録ですが、以下のような感じでよいのでしょうか？
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
臨時取締役会議事録
平成２１年 ６月１０日午後１時００分、●●市●●●●の当社本店において、臨時取締役会を開催した。
取締役総数：５名，出席取締役数：４名
上記のとおり取締役の出席があり、本取締役会が適正に成立した旨を確認した後、代表取締役●●●●が議長席につき、本会議開催の主旨を説明後、下記報告を行った。

報告事項
取締役●●●●の任期満了に伴う退任の件
議長は、取締役●●●●が、任期満了により、平成２１年６月２９日付をもって取締役を退任する旨を報告した。

以上をもって、本日の議案審議を終了したので、議長は閉会を宣した。
上記報告事項を明確にする為、本議事録を作成し、議長及び出席取締役が下記に記名押印する。

平成２１年 ６月１０日
●●●●株式会社 臨時取締役会
議長（代表取締役）●●●●
出席取締役●●●●
出席取締役●●●●
出席取締役●●●●
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

Ｑ１．まだ退任前なので「取締役総数」には、今回退任する取締役も含めてよいのですよね？

Ｑ２．取締役会に、今回退任する取締役と監査役は出席していないのですが、問題ないでしょうか？

よろしくお願いいたします。

取締役会の議事録を作成されるのであればこんな感じでどうでしょうか？
（報告事項なので、報告内容に異議がないことに承認を得た
と言う主旨）


議案　取締役●●●●退任の報告の件

議長●●は、取締役●●●●が、任期満了により平成２１年６月２９日付けをもって退任とすることを報告し、その承認を出席取締役全員に諮ったところ、満場異議なく以下のとおり承認可決した。

以上をもって、本日の議案審議を終了したので、議長は閉会を宣した。
以上の決議を明確にする為、本議事録を作成し、議長及び出席取締役が、下記に記名押印する。

Q1、Q2　OKです

なお、外部的に提出する書類は、取締役会議事録より株主総会議事録が良いでしょう。
（取締役を選任するのは株主総会の責務ですので、退任の報告も株主総会ですべきであるからです）

井藤行政書士事務所さま、再びありがとうございます。
大変よくわかりました。
また何かありましたら質問させていただくと思いますが、その時はどうぞよろしくお願いします。