退職や異動時の定期代精算について

> これまで1ヶ月毎に通勤定期代を支給してきましたが、経費削減のため、9月の給与(9/10)から6ヶ月の定期代支給(年2回）となりました。
>
> そして早速1ヶ月しないうちに、社員が退職や異動となることが続々決まり・・
> 精算をどうするか頭を悩ませています。
> 自分なりに考えたのが・・
>
> ①最終出勤日の朝に、本人に駅で精算してきてもらい、現金にて
> 　返納してもらう。帰りの通勤費は差し引く。
> ②定期はそのまま持っていてもらい、本人が帰りに駅で精算。
> 　会社は、鉄道会社の清算法にのっとって、最終給与にて控除する。
>
> どちらが一般的でしょうか？
> もしくは、もっと効率的な精算方法があれば教えてください。
> よろしくお願い致します。

こんにちは。
当社では、窓口の精算は本人任せ。ていきの精算は、窓口と同じ計算方法で、通勤費控除という項目で、最終給与から控除しています。

こんにちは
横から失礼します。

通勤費の規程は、会社で消えていいことになっているはずな
ので、常識的な範囲で御社のやりやすい方法を考えればいい
と思います。①・②ともにそれほど逸脱しているとは思えま
せん。

御社のやりやすいほうで、いずれかの方法を規定として決め
て実施すればよろしいのではないでしょうか？

基本的には、それぞれの鉄道において精算方法があると思う
ので、退職日に基づき、駅にて精算した際の費用を確認し、
それを相殺にて精算する。

異動の場合には、変更手続きを本人に行わせ、追加料金がか
かれば、支給してあげ、返金があれば戻させる方法でよろし
いのでは無いでしょうか？

定期の有効期限の管理は大変ですけど



> これまで1ヶ月毎に通勤定期代を支給してきましたが、経費削減のため、9月の給与(9/10)から6ヶ月の定期代支給(年2回）となりました。
>
> そして早速1ヶ月しないうちに、社員が退職や異動となることが続々決まり・・
> 精算をどうするか頭を悩ませています。
> 自分なりに考えたのが・・
>
> ①最終出勤日の朝に、本人に駅で精算してきてもらい、現金にて
> 　返納してもらう。帰りの通勤費は差し引く。
> ②定期はそのまま持っていてもらい、本人が帰りに駅で精算。
> 　会社は、鉄道会社の清算法にのっとって、最終給与にて控除する。
>
> どちらが一般的でしょうか？
> もしくは、もっと効率的な精算方法があれば教えてください。
> よろしくお願い致します。

会社都合での精算の場合は、払い戻しをしてもらって、証明書を提出してもらいその金額で処理しています。
ただ、朝はあまり時間がないようなので、帰りに精算している人が多いようです。
朝か帰りかは気にせず、証明書に従って処理しています。

なお、自己都合の時は、翌月から変更していますが、払い戻しは考慮していません。

> オレンジcubeさん

早々のご回答、ありがとうございました。
その後社内にて協議しておりまして、お返事が遅くなって
申し訳ありません。

オレンジcubeさんのされている手順と同様に、処理をする運びです。
初めての試みで、定期代が半年分という事で金額が大きくなる社員さんもいるため不安な気持ちがありますが、
精算ミスなどしないよう、頑張ろうと思います！

> > オレンジcubeさん
>
> 早々のご回答、ありがとうございました。
> その後社内にて協議しておりまして、お返事が遅くなって
> 申し訳ありません。
>
> オレンジcubeさんのされている手順と同様に、処理をする運びです。
> 初めての試みで、定期代が半年分という事で金額が大きくなる社員さんもいるため不安な気持ちがありますが、
> 精算ミスなどしないよう、頑張ろうと思います！

こんにちは。
一点だけ注意して下さい。
窓口と同じ精算方法とする場合は、１ヶ月単位です。１ヶ月未満は対象とはなりません。
当社では、個々に定期券を購入する日が違いますが、会社としては、あくまで１日を基準としております。

また、本人にも不利益とならないように、１ヶ月未満は切り捨てとなることを説明してあげてください。

> HASSYさん

お返事遅くなりました。
小さな会社だけに、良くも悪くもいろんな意見が社内で
飛び交い、収集がつかず混乱しておりました。

その後話し合いを重ね、精算方法が決まりました。
異動や退職の多い会社なので、今後も頭を悩ませそうですが
鉄道会社に問合せたりして、きっちり精算したいと
思います。

ありがとうございました！

>qazさん

ご回答ありがとうございました。
お返事が遅くなって申し訳ありません。

その後当社の精算方法を決定致しましたが、まだ始めたばかりの
ことなので、色々困ったことなどが出てくるかもしれません。。
しかしながら、ご意見を参考に試行錯誤しつつ頑張ろうと思います。