中小企業にとって必要な文書　連絡的書類・広報・広告的書類

中小企業にとって必要な文書　連絡的書類・広報・広告的書類

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2010-03-26

中小企業にとって連絡的な社外文書（非法律的な文書）と言えば 会社案内、カタログ、広告、ホームページ、営業メールをはじめ各種交信文書、 挨拶状など。非常に多岐に渡ります。 なお、連絡的文書（非法律的な文書）と言っても、その内容に一定の責任を持 たなければならない点では法律的な適用を受けることには注意が必要です。 連絡的社外文書は、主として社外とのコミュニケーションを目的としています 効果的な情報発信は、顧客や取引先等との関係構築に不可欠でしょう これらの文書作成にあたっては、必要に迫られて仕方無しに行うのではなく、 自己アピールの機会を有効活用して行く姿勢が大切です。 連絡的文書（非法律的な文書）は非常に広範囲に及びますが、大きく分けると 2種類だと思います。 １）知らない人またはあまり知らない人に対する文書 主に新しい関係を構築して行くための文書となるでしょう 新規顧客開拓や求人用文書などは典型的な例です ２）既によく知っている人との間に関する文書 日常的な交信文書。新製品情報や既存顧客へのサービスサポートなど 受信者の立場として適切に対応して行くことと、発信者の立場として効果的に 外部の人とのコミュニケーションを構築して行くか？と言う観点で社外文書に 関する取り組みをおこなってみるのも良いでしょう。 広範囲に及ぶ、社外文書ですが、主要なものは、最低限のルール化やパターン 化は可能かと思われます。パターン化したものの活用＋個人的な心配りで最強 の文書管理体制が可能となります。 ========================================================== 起業支援、契約書・文書作成、経営改善コンサルタント 愛知県豊田市 井藤行政書士事務所 機械設計、機械加工、機械開発のフルステージ ==========================================================