車両持込の際の覚書（念書）

ご質問では、自家用車両の通勤、駐車場使用規則、営業等の交通手段に関する規則をまずは設定することが必要でしょう。
通勤手段となれば、使用される車両の保険、車両点検、車検報告等を求めることも必要でしょう。駐車場使用に関しても同様な考えで良いでしょう。営業等の使用に関しては企業のイメージアップとなれば社有車の使用が一番ではありますが、企業としても使用車両数　保管場所、保険をはじめ安全点検等に関する経費管理も必要となります。
御参考になると思います。

＜ＳＲアップ２１ＨＰより＞
＝中小企業経営者への法務実務アドバイス(第43回)＝
≪会社の車で通勤、駐車違反の罰金支払と駐車場代負担は労働者だけのもの！？≫

http://www.srup21.co.jp/room/advice43_2.html

ご質問は、社員の自家用車を業務（通勤も含め）で使用するということと思い、当社の適用をお話しいたします。

「業務上の社用車、貸与車、社員保有車使用規定」で
①社用車：会社の車を業務のみで使用
②貸与車：会社の車を業務、通勤、私用で使用
③社員保有車：社員の自家用車を、通勤・業務でも使用

各車において規定しています。
全てにおいて、安全運転と、法定（定期）点検の遵守は言うまでも無いことなので、運転業務社の行動規範を渡し、遵守する旨の署名と、運行記録簿記載（と提出）と法定点検の報告を義務づけています。
③は、一定以上の任意保険加入や燃料を除く消耗品の会社負担分として、一定の手当を支払うよう規定されています。
業務上の走行距離に応じた燃料費は、公用外出届に実績を記載し、運行記録簿と一緒に上司に提出、承認をもらい月度で距離に応じてお支払いします。

基本、全社員に対し車通勤は認めていないので、車を業務に使うことを会社が認めた（命じた）社員分の駐車場は、社用車であれ自家用車であれ会社が確保します。

どの車を使っても、車両使用者（運転者）は、年2回の交通安全指導センターでの安全運転講習と、検査官の終了証（検査80点以上）が無ければ、業務上での車両使用を中止されます。

交通違反に関しても、業務上私用問わず、免許停止になれば当然、法定期間の倍を車両使用中止です。

洗車などは各人の使い方や、天候にも左右されますが、上司が抜き打ちでチェックし、著しく汚い場合は、注意されます。改善が見られなければ、やはり車両使用停止になります。
個人所有の車に、社名や商品名のプリントなどはしませんが
上記の洗車や、カタログ常備の義務は課せられます。これも抜き打ちでチェックします。

この管理体制や、自己負担分が「損」と思う社員さんは自家用車の使用を申請してきません。（必要な人に社用車を使ってもらうというスタンスです）

規程が厳しく、自己負担も多く、上司も大変なので、結果的に都市部での車両使用者はあまり多くありません。

一方地方の営業所は、車両保管場所の負担も少ないと同時に公共交通機関が不便なため、通勤も含め自家用車使用や貸与者使用の社員が多いです。

事故については、基本運転者の責任において規程以上の保険でほとんどの場合賄われます。業務中ですから会社に監督者責任が問われますが、上記のようにかなり厳しい管理体制なので、現在まで問題視はされておりません。

社用車も社員保有の車でも、運転者の研修など手間はかかります。

車両持込の理由はなんですか？
会社がそれを許可する理由は何ですか？

求める記載事項はそれにより変化します。

皆様ご回答有難うございます。
従業員の所有している自家用車を持ち込む経緯は、
・弊社所有の車より燃費がいい
・弊社所有の車より車高が高い
・本人に強い要望
の3点により、業務でも使用する事となりました。

車両持込の規定を作成した方がいいとの事ですが、
今回のみかもしれませんので、社労士に相談した所、
覚書もしくは念書を交わすのみでいいとの事でしたでの、
書き方を皆様にご相談させて頂きました。