棚卸表へのチェックの付し方について（手書きでないとダメ？）

Ｔ．Ｏ さん

こんにちは

原始証憑としては、欠けるかと思います。

その社には社の棚卸し運用手順書があると思います。

そこには書の流れも記されているものと考えます。

原始が汚れた場合でも、読めれば宜しいのです。

その運用を決定するについても、内部統制が働いたかも知れませんヨ

良かれでなした事が還ってあだに成ることは多いですが、大体は、行動する前に確認をしていなかったと言うことが多いのも特徴です。

求めているものを提出することが一番と思います。

とここば　様

返信、ありがとうございます。

手順書には「手書きで」とは書かれていません。
なので、パソコンを使って、いわゆる「清書」をしました。

また「読めればよい」とのことですが、正直、読めません（汗）
自分の書いた字でも、時間が経過しすぎれば間違いなく読めなくなるので、すぐに清書しました。

暑い、ほこりだらけ、薄暗い、の３拍子そろった環境で、商品の膨大な数にめまいを感じながら、長々としたコメントがきっちり書けるはずもなく、どうしても「とりあえずのメモ」的な走り書きになってしまったのです。

とここばさんでも、他の方でも、J-SOX法等の法的な観点から、ご教示いだけると助かります。
よろしくお願い致します。

Ｔ．Ｏ さん

こんにちは

改めて、私の意とする事が伝わらなかった様なので投稿いたします。

双方、正を主張しても片付かないと思っています。

J-SOX法がどうのこうのではないと思いますよ。

委ねられた作業は、ひとつの組織の中で動いており、そこには縦の関係があるのは周知のとおりです。

前回にも記述致しましたが、棚卸しに於ける手順、「手書き」と書いてないとの事、逆に「パソコンで」とは記述ありましたか
・・・こうしたことは解決になりませんよね。

原始記入用紙には、調査対象の品名等と理論在庫数があったかもしれませんが、渡された用紙が正ですね

作業環境から止むを得ず、ＰＣで再入力し、きれいに打ち出したのですね

ＰＣで打出されたものが、正しいかの検証は、元原始記入用紙に書かれたものですが、それが不鮮明であれば、妥当性の検証にならないのではないでしょうか

つまり、①不鮮明な状態からＰＣへの複写的作業に入る前に、上長なりに報告と相談があって然るべきと私は考えます。
②結果からは誰でもが言えると思いますが、不鮮明な状態でもコピーやスキャンの手段があったと思います。
③要は１．実施棚卸が正しく行われたことを明かす事
２．組織でのおのおのの立場を尊重する事
と思います。

このままでは、やり直す可能性もありますよ
やり直して、前回の棚卸以降の変動は伝票を追う（実施棚卸にはなりませんが近似値にはなるでしょう）

丁寧なご返事、ありがとうございます。

まず、事実関係について、一点訂正させていただきますが、私のほうで棚卸表を新たに打ちなおしたわけではなく、もともとフォーマットとしてあったものを、該当部署から送っていただき、そこに自分でレ印なりコメントなりを記入したのです。
はじめから表を作り直すほど、私は暇ではありません。

ところで、私の知りたいのは、組織内のルールのことではありません。
自分の属する組織のルールのことは、自分で良く理解しています。
「縦の関係に従え」では、総務の森、特に労務管理のコーナーに寄せられる相談のほとんどは終ってしまいますよ。

たとえば、上司は有休をとらせないと言い、部下はとりたいと主張する。
「上司が有休をとらせてくれません」という相談に対して、「有休は労働基準法で認められた権利で、とらせないのは法違反」と回答があれば、そのことを根拠に無法な上司と渡り合うことができます。
（上記はあくまで、喩えとして簡略に書いています。　実際には有休取得の際には、周囲への気遣いが必要なことくらい承知しています。念のため）

それと同様、ＰＣで入力したものの有効性を法的に示していただきたかっただけです。

　＞J-SOX法がどうのこうのではないと思いますよ。

そんなことはありません。
私にとっては、J-SOX法（またはその他の法律）に定められているかどうかが重要なのです。
法的な定めがどうなのかを知りたいので、こちらに相談しているのです。
（組織内の縦の関係とか、報告、相談については、充分存じ上げているつもりです）

J-SOX法その他で、取り立てて言及がないのであれば、また別の観点から、組織内の改革改善について取り組んでいこうと思います。

蛇足ですが･･･

>不鮮明な状態でもコピーやスキャンの手段があったと思います。

不鮮明なものを、コピーやスキャンしたところで、不鮮明なままではないですか？

こんにちは。
昨日に初めてこの投稿を見ました。
もう解決されたことでしたら、今更むし返すみたいで申し訳ありません。

この投稿を見てから、素人なりに（一支店の経理担当にすぎないので）、内部統制の観点で･･･ということを考えていたのですが、
要するに、
作業を正しくしているか→正しくしてあることをチェックしているか　
ということが大事なのですよね。

書類は手書きでもパソコンでも有効だと思います。

ただ、今回の状況をよく考えてみると、
棚卸作業が正しく行われたチェックをリアルに示すのは先の手書きの書類で、
それを転記するということは、
転記に間違いがないことのチェックを示すものが必要だと思うのです。

当社もパソコンに転記する際のミスがあったりします。
印鑑も、極端に言えば誰でも押せてしまいますね。
（こんなことを考えていたら、すべてが信用できなくなってしまいますが）


こう考えると、
「手書きでしていたらこのようにグチャグチャになってしまったので、念のためパソコンでも作成しておきました」
と説明して、
どんな状態であれ手書きのものも一緒に提出すれば良かったのではないでしょうか。

そうすれば責任者のかたは、
「棚卸チェックを確かにした」ことに重きをおくなら手書きのほうで分かります。
何がいくつあって合っていた・どんな誤差があった等の情報を知りたいならパソコンで清書されたほうで分かります。

今更ながらの意見でした。
失礼しました。