始末書に関して

はてなはてなさん　こんにちは

あくまでも一意見として申し上げます。

> ①始末書は提出しないといけないのでしょうか？
> 提出の拒否はできるのでしょうか

お書きの間違いの内容からすると始末書の提出は厳しい処分のように感じられますが、上司から命じられたのであれば従わざるを得ないように思います。
そもそも、始末書はお詫びと反省だけが目的ではありません。事実関係を明らかにする目的もあります。人によっては、詳細な事実関係は別に顛末書を添えるとする場合もありますが、今回の場合は込み入ったケースでないと思われるため、始末書に書けばよいと思います。
業務に全く支障をきたしていないとありますが、上司は他の部署に迷惑をかけたと判断したのでしょう。上司へ苦情があったかもしれません。
提出しない場合は、提出しないこと自体を問題行為とされるおそれもあります。


> ②提出をした場合、解雇の理由として証拠として使われるのでしょうか？

お書きの間違いの内容からすると、解雇になることは考え難いです。
就業規則に懲戒処分について規定されていると思いますが、始末書の提出のみで終わる場合は、譴（けん）責といって一番軽い処分です。できれば提出なしで済ませたいところですが、それにこだわってしまうと事を大きくしてしまうおそれがあります。どうしても納得できず上司や会社と争う覚悟の場合を除き、始末書の提出のみで収まるようにした方が得策です。

始末書の提出基準を就業規則に明記しなければ、始末書を書かせるような懲戒処分はできません。
また、就業規則に書かれてある懲戒事由に該当しない言動についても、始末書を書かせるような懲戒処分を行うことはできません。

秋まで始末書の提出は、謝罪や反省を伴うものであり、個人の意思の自由が尊重される事が必要でしょう。

始末書を含む懲戒処分を行いたいのであれば、最初から、就業規則に懲戒事由と懲戒処分を明記しておく必要があります。
しかし、その運用の公平性に疑問が湧くようであれば、即刻運用を見直す必要があります。

会社への貢献度如何に関わらず、就業規則に則って、速やかに始末書を書かせるような懲戒処分を実施することが、会社への信頼感を高めます。

始末書の提出は、社内の風紀の悪化の予防、将来の訴訟に対する備えにもなります。

ルール状況がはっきりしませんが、上司、役員としては一度提出した資料、およびその実施を定めている以上、社員一人の権限での変更は不可避になります。
会社としてはルールの基準を明記しておくことが必要でしょう。

akijinさん

ご指摘ありがとうございます。

「就業規則に懲戒処分について規定されていると思いますが」と勝手に決めつけて書いてしまいました。