仕事の教え方について

お疲れさんです。
サワコ さん　お一人で総務人事の管理をなさってるようですね。
私自身も一時期、体調を崩し、営業店内の総務人事管理を命じられたことがあります。
総務の仕事、人事の仕事、それは多種多様にわたります。
ましてや、お話の祖医務人事管理規程、規則がない状況ですと、後任者への教育は睦ましいと思います。

総務の仕事内容ですが、コスト管理、リスク管理、在庫管理、保守管理、資産管理、備品管理、消耗品管理、印刷物管理、使用管理、文書管理、契約管理、記録管理、安全管理、規程管理などです、　人事の仕事ですと、1採用計画　2研修制度立案と実施　3人員配置計画と実施　4勤怠記録管理　5保険加入手続きなどです。
これ一つ一つを一度にとなると難しいかもしれません。
人事　総務実施案には年度計画書、築地計画書など作成し、時には社労士、税理士方々との共同作業なども求めることが賢明でしょう。

一人で何でも作ろうとするのは大変です。

既に、おしえた部分もあるのであれば、新人さんに文章にしてもらって、それを確認していくというのはどうでしょう。。。

新人にとっては、教わったことを覚えているかという確認になります。
サワコ様においては、教えたことが正しく伝わっているのか？教えたことが正しかったのかというチェックをすることも出来ます。

1人ではわからないことも2人なら見直しもできます。
ぜひ、協力体制で、次につなげていけるマニュアルを作ってみてください。

ただし、マニュアルは作りっぱなしではいけません。年に1回読み合せる、法改正があったら改正していく、また、ミスが出たらその都度見直し、追加したほうがよいのか等の確認をしていくと、最新の手続き関係のチェックや、ミスの再発防止にも役立つものになります。

頑張ってください。

「作ってほしい」ではなく、教えられたことを自分でメモしマニュアルを作るのもだと思います。
その方が本人も勉強になると思いますが…。

> いつもお世話になっています。
> 現在、総務の仕事をしておりますが、中途採用で未経験な新入社員が入社しました。
> 私自身、入社時には前任社はすでに退職しており、教えられた経験がありません。
> 私なりに、その都度教えていたつもりですが最近になって、マニュアルを作成してほしいと言われたのですが、どのようにして作成して良いのかも分かりません。PCもあまり得意ではありません。
> 途方に暮れています。なにかアドバイスがあればお願いします。
>


教育って難しいですよね。
ですが、私も先に回答がある通りマニュアルは自分で作るものだと思います。


私の場合ですが…。
入社した時、先輩から2冊のノートと小さなメモ帳を頂きました。
メモ帳には教えていただいたことをメモし、ノートにまとめる。
もう一つのノートは日誌(日記)帳として使いなさい、と。
そしてこうも言われました。

【仕事は記憶ではなく記録で習得するもの】

今でも大事にしている言葉です。

日誌はその日やった業務を箇条書き、来客者名などをメモしてます。
そうすると時が経って振り返ってみてもこの日はこういう感じだったと思い出せるんです。不思議ですよね。

ちなみに先輩は、業務用ノートは干渉するが日誌には干渉しません、というスタンスでした。


参考になれば幸いです。

私も、前任者が退社後に、引き継ぎもマニュアルもナイ状況で入社しました。
総務及び経理を全て一人で担当しています。
多少の経理関係を会計事務所の方に教わったくらいでした。

自分でノートを用意し、日々新しく発生する事案を全てノートに殴り書き状態でメモしました。
入社し、10か月経過しましたが、今だに見返しますし、追加で書き込んでいます。

やはり、皆さまがアドバイスされている通り、新人さんが自ら書き込んで自分のマニュアルを作るべきだと思います。
質問者様が出来ることは「年間予定表（職務カレンダー）」的なものを作ってあげる事くらいでは？
あと、そこに実際の実務の詳細を付け足し、書き込むのは新人さんの仕事。
というか、新人さんの言葉で新人さんが分かるように書かないと本当に理解できないと思います。
それを見ながら、仕事をし、迷ったり、間違ったりしたら指導する　というスタイルで良いと思います。

マニュアルを作ってしまうと、変更も出てきますし、ミスをした時にマニュアルのせいにされ兼ねません。

新人さんに新人さんのペースで作らせてみてはどうでしょうか？？

参考になれば幸いです。