勤務表残業時間の虚偽

会社の人事等の担当者の方からの質問でしょうか。

ザックリとの説明で状況の理解はできましたが、何とも回答しにくい内容です。

まず会社は、社員の労働時間管理を行う義務を負います。法律ではありませんが、その時の時間管理方法として、できるだけタイムカードやICカードによる客観的管理方法にて行うよう推奨されています。またこういった客観的データによらない場合でも上司等による現認にて出退勤確認をするように求めています。この点で会社は義務を果たしていないと考えられます。

次に懲戒ができるか、またできるとすればどの程度かという質問ですが、これは就業規則にどのように規定されていますか。またその規定で過去どのように運用されてきたかが重要となります。会社が義務を果たしていないことと間違いなく不正を行った事実を照らしあわせて判断することになろうかと思われます。

更にこういった処分は不公平があってはいけません。誰かを処分するなら同じことをした人全員を処分しなければなりません。会社が義務を果たしていない状況でこれらの処分を行えば、社員のモチベーションが心配です。また大量の処分者が出るようなことになればその後の会社運営にも大きな汚点となるように思われます。

はじめまして。

既に専門家の方からコメントが出ていますが実務担当者ベースでコメントしたいと思います
。

問題は大きく3つあると思います。
①勤怠管理の問題です。
会社として社員の入退者管理は重要です。
特に時間外手当を支給するような場合、明確に終了時間を把握する必要があります。
しかしながら、御社では本人の申告によって管理しているのでこれを逆手に取ったことが容易にできてしまうことが問題です。

対策としてはそもそもの入退社管理について言えば本人申告によるのではなく客観的に管理できるもの、しかも代わりが効かないものであることが必要です。
この解決手段としては指紋認証や指静脈認証での勤怠管理が有効だと思います。
タイムカードや自己申告では代わりができますし虚偽の申告ができますが指紋や静脈認証は本人がそこで認証しないと受付できない為、目の届かない営業所等でも管理が容易です。

②残業指示の問題
短い文章の中での理解の為間違っているかもしれませんが御社では残業そのものの管理がなされていないようです。これは時間の問題ではなく残業で行う中身の業務の問題です。

労基法上も残業は会社の指示により行うものでありその対価として割増賃金を支払うとしています。
であれば、その残業が必要なものなのか、それは何時までに終わらせるものなのか等を管理監督者（直接の上司、部署責任者等）が判断し残業指示をして初めて残業が実行されるものだと思います。
御社ではこの部分がない為、極論ですがお金を稼ぎたいからやることにけど遅くまで残業しようと思う人もいるかもしれません。

その意味で、御社の管理体制を改める必要があると思います。

対策としては残業を許可制にして管理監督者の事前承認がなければ残業をさせずに当日は退社させるという様に社内の勤怠ルールを改定して全部門の責任者が徹底することで無駄な残業を抑制することができます。

③虚偽の申告をした社員に対する懲罰
今回の虚偽申告の対象者は2回目ということもあり前回は注意処分で終わっていることから、今回は御社の就業規則の懲罰規定に基づいてより上位の懲罰を行わざるを得ないと思います。
ただし、それには事実関係を明確にして本人から顛末書、始末書をとって実行するべきかと思います。本人の処分と同時に周囲の社員に対しての抑止力にもなります。

特に給与を虚偽申告により過剰な支給を受けているわけですから少なからず会社に損害を与えています。
管理監督責任を酌量控除しても本人の責任はある程度追及されるべきだと思います。

専門家の方もおっしゃっていますが、今回の契機として他の社員についても実態調査を行いその上で処分することが相当かと思います。

以上3点の問題について検討検証をされればと思いますので参考になさってください。