通勤交通費の給与計算について

> 通勤交通費(定期代)の給与計算についてご相談です。
>
> 現在弊社は、社員に6ヶ月(バスの場合は3ヶ月)分の
> 定期を購入するよう、義務付けております。
> 定期代については、下記二通りで支払いを行っております。
>
> 1.事前に会社に申請し、会社から現金を渡して本人が購入
> 　(領収書を会社へ提出)
> 2.自身で購入+申請し、翌月の給与支払い時に振込み
> 　(申請時に領収書を会社へ提出)
>
> いずれも、本人から申請があった月の分として給与計算をしております。
> ※10月～3月分の定期を9月に購入したら、9月分の給与計算時に
> 　6ヶ月(3ヶ月)分の通勤交通費を含めております
>
> ただ、上記の方法ですと、本人から何も申告が無かった場合は
> 定期代を支払うことも、給与計算に含むこともできません。
> (実際に何名か「数ヶ月前に定期券を更新したけど申請してなかった」
> と事後報告を受け、ドタバタしました)
> ※「1.」に関しては、小口現金担当が総務の私でしたので
> 　把握できましたが、今月より経理が担当することになったため
> 　経理から共有されないと、給与計算に反映できません
>
> 私のこれまで在籍していた会社は、入社時に定期代(通勤経路)を申請すれば
> 毎月、問答無用で1ヶ月分の定期代が「通勤交通費」として給与に含まれておりました。
> (もちろん、随時領収書を提出することもありませんでした)
>
> できれば、前職と同様に本人の申請は不要にして
> 自動的に給与と一緒に1ヶ月分を振り込む流れにしたいです。
>
> そこで問題なのが、
> 1.　a.6ヶ月(3ヶ月)分の定期代を6(3)で割った金額を、1ヶ月分とするか？
> 　　b.それぞれの通勤経路の1ヶ月分の金額を、1ヶ月分とするか？
> →特に規定には明記されておりません。「a.」の方が会社としては
> 　実態に即した金額なので望ましいと思います。
>
> 2.もし、自動的に1ヶ月分の通勤交通費を毎月支払う流れに切り替える場合は
> 　既に、この半年(3ヶ月)以内に定期を購入し、申請も済んでいる人は
> 　その期間が終了するまでは、適用できないと思います。
> 　が、反映させる月は更新時の開始月で問題ないのでしょうか。
> →「4/1～9/30」でも、「4/30～10/29」でも「4月分」の給与計算から
> 　1ヶ月分の通勤交通費を毎月反映させる、というイメージです。
> ※なぜこのようなことを確認するかと申しますと、上記の例ですと
> 　「4/1～9/30」の定期を購入するものは、ほとんどが3月中に購入するため
> 　3月分の給与計算に反映しておりました。
> 　「4/30～10/29」の定期を購入する場合は、4月に購入するため
> 　4月分の給与計算に反映しておりました。
>
> ここまで書いて自分で思ったのですが、前回の購入時に
> 何月分の給与計算に入れたかを確認し、そこから6ヶ月(3ヶ月)間は
> その時の通勤交通費が含まれているものとし、7ヶ月(4ヶ月)目から
> 「1ヶ月分の通勤交通費」を計上していけば、問題ないでしょうか。
> (自問自答してしまい、申し訳ございません)
>
> また、月の途中で引っ越しした場合の通勤交通費の計算ですが
> 日割りをする場合、営業日数で割るのか、カレンダーの日数で割るのか
> どちらが好ましいのでしょうか。
>
> 素人なりに色々と考えてみましたが、給与計算のルールのようなものが
> いまいち把握できず、下手に上司に提案することもできない状態です。
> ぜひ、お知恵を拝借できればと存じます。
> よろしくお願いいたします。
>


こんばんは。私見ですが･･･
まず会社において通勤手当の支給規定はありますか。
なければそこから上司に提案する必要があるかと思います。
また非課税交通費には

『非課税となる限度額は、通勤のための運賃・時間・距離等の事情に照らして、最も経済的かつ合理的な経路及び方法で通勤した場合の通勤定期券などの金額です。』

と国税庁の説明にあります。
現在６か月定期、３か月定期を１か月定期に変更することで
「経済的かつ合理的」から外れるように思います。
また６か月、３か月を１か月に変更することで会社の経費増にも繋がります。

規定があったと仮定した上で経験則ですが

＊定期の支給月を決める
　３か月であれば４，７，１０，１月の３か月単位で４-６月分を４月給与で支給
　６か月であれば４，１０月の６か月で4-9月分を４月給与で支給。
支給月を決めることで支給漏れ、変更等のチェックがしやすくなります。
＊移転等で変更が生じた場合は速やかに変更申請書を提出し翌月から支給月の間は１か月単位、支給月後は３か月、６か月単位で支給。
＊中途採用者の場合は半月以内であれば日単位交通費、半月以上は１か月分を給与で支給。また日単位の場合定期代の方が金額が低い場合は定期代を支給。

現在御社においては個人単位購入の為どこかで給与組込みの為の一括支給となりますので早めに社内通知を出し定期購入を控えてもらう必要があるかと思います。
とりあえず。

ton様

こんばんは。早速のご回答、誠にありがとうございます。
通勤手当については「所定の交通機関を利用して通勤する者に対しては、
交通費の実費を非課税限度内において支給する」と記載しております。

「経済的かつ合理的」という観点で考えると、
1ヶ月分の定期券へ変更することは無いかと思います。
その場合、6ヶ月(3ヶ月)分の定期券金額について、6(3)で割って
毎月で均すのではなく、本人の申告に関わらず購入すべき月に
自動的に会社が「通勤交通費」を盛り込むのが、一般的でしょうか。

もしくはご提案いただいた、「定期の支給月を決める」件については
とても管理しやすいな、と思ったのですが
例えば6ヶ月分の場合、4月/10月を支給月と決めた場合、
現在の定期券が4/1以前までの場合は、一旦3/31までの定期を購入してもらう
流れになりますでしょうか。

その場合、月途中で購入している社員は、ご提案いただいた通り
> ＊中途採用者の場合は半月以内であれば日単位交通費、半月以上は１か月分を給与で支給。また日単位の場合定期代の方が金額が低い場合は定期代を支給。
→こちらを適用する、ということになりますでしょうか。
　例えば、2/21までの定期を所有している社員は、「2/22～3/21」までの1ヶ月分の定期代と
　「3/22～3/31」分の、日割りの通勤交通費を、2月・3月に支給するのでしょうか。

弊社が中途入社が多いため、中々足並みを揃えることが難しいかと思いますが
一度揃えてしまえば、ミスも減らせるかと思いました。

もし支給月を揃えることを仮定した場合の、揃え方について
ご助言をいただけると幸いでございます。

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>
>
> こんばんは。私見ですが･･･
> まず会社において通勤手当の支給規定はありますか。
> なければそこから上司に提案する必要があるかと思います。
> また非課税交通費には
>
> 『非課税となる限度額は、通勤のための運賃・時間・距離等の事情に照らして、最も経済的かつ合理的な経路及び方法で通勤した場合の通勤定期券などの金額です。』
>
> と国税庁の説明にあります。
> 現在６か月定期、３か月定期を１か月定期に変更することで
> 「経済的かつ合理的」から外れるように思います。
> また６か月、３か月を１か月に変更することで会社の経費増にも繋がります。
>
> 規定があったと仮定した上で経験則ですが
>
> ＊定期の支給月を決める
> 　３か月であれば４，７，１０，１月の３か月単位で４-６月分を４月給与で支給
> 　６か月であれば４，１０月の６か月で4-9月分を４月給与で支給。
> 支給月を決めることで支給漏れ、変更等のチェックがしやすくなります。
> ＊移転等で変更が生じた場合は速やかに変更申請書を提出し翌月から支給月の間は１か月単位、支給月後は３か月、６か月単位で支給。
> ＊中途採用者の場合は半月以内であれば日単位交通費、半月以上は１か月分を給与で支給。また日単位の場合定期代の方が金額が低い場合は定期代を支給。
>
> 現在御社においては個人単位購入の為どこかで給与組込みの為の一括支給となりますので早めに社内通知を出し定期購入を控えてもらう必要があるかと思います。
> とりあえず。

こんばんは。

> ton様
>
> こんばんは。早速のご回答、誠にありがとうございます。
> 通勤手当については「所定の交通機関を利用して通勤する者に対しては、
> 交通費の実費を非課税限度内において支給する」と記載しております。
>
> 「経済的かつ合理的」という観点で考えると、
> 1ヶ月分の定期券へ変更することは無いかと思います。
> その場合、6ヶ月(3ヶ月)分の定期券金額について、6(3)で割って
> 毎月で均すのではなく、本人の申告に関わらず購入すべき月に
> 自動的に会社が「通勤交通費」を盛り込むのが、一般的でしょうか。

そうですね。経験則ではまず事前に本人から通勤経路と定期区間の申告をしてもらいネットや交通機関で金額を確認し支給日に支給していますね。

> もしくはご提案いただいた、「定期の支給月を決める」件については
> とても管理しやすいな、と思ったのですが
> 例えば6ヶ月分の場合、4月/10月を支給月と決めた場合、
> 現在の定期券が4/1以前までの場合は、一旦3/31までの定期を購入してもらう
> 流れになりますでしょうか。

はい。そうなります。ただ無理に3/31とせずとも４月中までの期間の１か月を購入していただきそれに繋げるように３か月、６か月の支給とされるのがベストでしょう。

> その場合、月途中で購入している社員は、ご提案いただいた通り
> > ＊中途採用者の場合は半月以内であれば日単位交通費、半月以上は１か月分を給与で支給。また日単位の場合定期代の方が金額が低い場合は定期代を支給。
> →こちらを適用する、ということになりますでしょうか。
> 　例えば、2/21までの定期を所有している社員は、「2/22～3/21」までの1ヶ月分の定期代と
> 　「3/22～3/31」分の、日割りの通勤交通費を、2月・3月に支給するのでしょうか。

現状それぞれで購入していますのでまずは支給月を定めることを通知し例えば４月支給とした場合、４月の中途まで購入されていたとしても４月分～として４月の給与に盛り込むことでクリアできます。
３か月、６か月購入で４月支給を超えそうな場合は６か月は３か月購入、３か月は１か月単位で調整してもらえばいいと思います。
最初の調整月は致し方ないかと思います。
書かれた2/21までの定期持参者の場合3/21と4/21までの定期を購入していただき４月給与時に4-6月、または4-9月の６か月分を支給することになります

> 弊社が中途入社が多いため、中々足並みを揃えることが難しいかと思いますが
> 一度揃えてしまえば、ミスも減らせるかと思いました。
>
> もし支給月を揃えることを仮定した場合の、揃え方について
> ご助言をいただけると幸いでございます。
>
中途採用者の場合４月支給として･･･
３か月の場合
４月５日採用であれば３か月支給、４月２０日採用であれば４月は日単位支給、５,６月は１か月単位支給、７月に３か月支給
６か月の場合
４月５日採用でも２０日採用でも10月支給月までが５か月以上ありますので６か月支給
5-9月までの採用者において６か月の場合は３か月の設定もあるかと思いますので一旦は１か月、３か月で支給、その後１０月から６か月支給
気になるのは「中途採用者が多い」とありますが中途退職者も多いのでしょうか。
退職時は精算も必要になりますので、そうであれば６か月支給ではなく一律３か月支給とされてもいいかと思います。
とりあえず。

ton様

おはようございます。
ご丁寧で詳細なご回答をいただき、本当にありがとうございます。

確かに、「4/1開始」にこだわらず、「4月中に開始」で調整すれば
日単位での調整は不要で、1ヶ月・3ヶ月の定期で調整は
可能になりそうですね。
(その通りにちゃんと全員が購入できるかは若干不安ですが・・・)

「中途入社」の社員が割合としては多いのですが、
幸い、退職者はあまり発生しない状況ですので
6ヶ月定期でも、さほど問題はなさそうです。

ただ、退職が発生した際の払い戻しルールについても
予め定めておこうかと思います。

ton様にご助言いただいた内容を自分なりに整理して
上席に提案してみようと思います。

この度は大変勉強になりました。
お時間を割いていただき、ありがとうございました！

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> こんばんは。
>
> > ton様
> >
> > こんばんは。早速のご回答、誠にありがとうございます。
> > 通勤手当については「所定の交通機関を利用して通勤する者に対しては、
> > 交通費の実費を非課税限度内において支給する」と記載しております。
> >
> > 「経済的かつ合理的」という観点で考えると、
> > 1ヶ月分の定期券へ変更することは無いかと思います。
> > その場合、6ヶ月(3ヶ月)分の定期券金額について、6(3)で割って
> > 毎月で均すのではなく、本人の申告に関わらず購入すべき月に
> > 自動的に会社が「通勤交通費」を盛り込むのが、一般的でしょうか。
>
> そうですね。経験則ではまず事前に本人から通勤経路と定期区間の申告をしてもらいネットや交通機関で金額を確認し支給日に支給していますね。
>
> > もしくはご提案いただいた、「定期の支給月を決める」件については
> > とても管理しやすいな、と思ったのですが
> > 例えば6ヶ月分の場合、4月/10月を支給月と決めた場合、
> > 現在の定期券が4/1以前までの場合は、一旦3/31までの定期を購入してもらう
> > 流れになりますでしょうか。
>
> はい。そうなります。ただ無理に3/31とせずとも４月中までの期間の１か月を購入していただきそれに繋げるように３か月、６か月の支給とされるのがベストでしょう。
>
> > その場合、月途中で購入している社員は、ご提案いただいた通り
> > > ＊中途採用者の場合は半月以内であれば日単位交通費、半月以上は１か月分を給与で支給。また日単位の場合定期代の方が金額が低い場合は定期代を支給。
> > →こちらを適用する、ということになりますでしょうか。
> > 　例えば、2/21までの定期を所有している社員は、「2/22～3/21」までの1ヶ月分の定期代と
> > 　「3/22～3/31」分の、日割りの通勤交通費を、2月・3月に支給するのでしょうか。
>
> 現状それぞれで購入していますのでまずは支給月を定めることを通知し例えば４月支給とした場合、４月の中途まで購入されていたとしても４月分～として４月の給与に盛り込むことでクリアできます。
> ３か月、６か月購入で４月支給を超えそうな場合は６か月は３か月購入、３か月は１か月単位で調整してもらえばいいと思います。
> 最初の調整月は致し方ないかと思います。
> 書かれた2/21までの定期持参者の場合3/21と4/21までの定期を購入していただき４月給与時に4-6月、または4-9月の６か月分を支給することになります
>
> > 弊社が中途入社が多いため、中々足並みを揃えることが難しいかと思いますが
> > 一度揃えてしまえば、ミスも減らせるかと思いました。
> >
> > もし支給月を揃えることを仮定した場合の、揃え方について
> > ご助言をいただけると幸いでございます。
> >
> 中途採用者の場合４月支給として･･･
> ３か月の場合
> ４月５日採用であれば３か月支給、４月２０日採用であれば４月は日単位支給、５,６月は１か月単位支給、７月に３か月支給
> ６か月の場合
> ４月５日採用でも２０日採用でも10月支給月までが５か月以上ありますので６か月支給
> 5-9月までの採用者において６か月の場合は３か月の設定もあるかと思いますので一旦は１か月、３か月で支給、その後１０月から６か月支給
> 気になるのは「中途採用者が多い」とありますが中途退職者も多いのでしょうか。
> 退職時は精算も必要になりますので、そうであれば６か月支給ではなく一律３か月支給とされてもいいかと思います。
> とりあえず。