社内印鑑は統一する必要がありますか

こんにちは。

決算や閲覧に印鑑を１つにしなければならないわけでもないので、誰が押印したのかが明確であれば、統一しなければならないということはないと思います。

ただ、例４については、代理者の押印でなく、不在となっている部長印でよいのでしょうか。印鑑が違うから、部長が押印していなく代理の者が部長を騙って押印しているという主張が通るのであれば、貴社内のルールが必要になると思います。



> 皆様のご意見をお聞かせください。
>
> 当社では、社内の経費伝票など伝票類や申請書などで押印・決裁においては、
> 未だ電子化はできておらず、書類への印鑑押印にて確認・決裁としています。
> シャチハタ印も認めています。
> そのような中、社員によっては複数の印鑑を使っている場合があります。
>
> 例１）単純に印鑑を複数持っていて、特に使い分けはないが、
> 　　　ランダムに複数の印鑑で押印をしている。
>
> 例２）部署を兼務していて、それぞれの部署で印鑑を使い分けている。
>
> 例３）決裁権限がある場合と決裁権限が無い場合（追認など）で
> 　　　使い分けている。
>
> 例４）部長が出張中などで決裁ができない場合、直部下に代理で
> 　　　押印させているが、その部下には通常使用している印鑑とは
> 　　　別の印鑑を預けている。
>
> 対外文書ではないので、法律上の問題は無いと思いますが、
> リスク管理上統一する様に指導した方が良いのかどうか、
> 判断に迷っています。アドバイスを宜しくお願い致します。

承認のために行った押印が「承認印・決裁印」なので、承認者・決裁者がどんなハンコを用いたかより、確かに本人が承認・決裁したことを証拠で残すことが重要です。
なので、会社によっては承認・決裁時に用いるハンコをあらかじめ届け出て社内で登録するところもありますし、海外の企業や日本国内の外資企業でハンコ文化がない会社でも承認・決裁時に署名する「サイン」を届け出て登録する会社もあります。

つまり、承認者・決裁者が「自分の名前の欄に何らかのハンコが押されていれば、例え自分が見ていない書類であっても承認・決裁したと考えて結構です」と言うのであれば、ハンコの届け出とかご本人が使用するハンコを統一する必要はありません。ただし、これは所謂「め〇ら判（現在は差別用語に該当するため伏字にしています）」というもので、ハンコ文化の弊害です。

これらを改善するためには承認・決裁の重みについて社内の認識を改めていただく啓蒙活動が必要だと思います。
また、きわめて重要な承認・決裁については署名捺印を求めるなどの対策もあります。

また、ご質問の文中に、ご不在時に代理の方が押印する事例がありますが、こちらについては代理決裁権を与えていない場合は、承認者・決裁者ご本人が押印していない書類は無効となる可能性があります。たとえ電話やメールで承認・決裁者に内容を説明して了承を得ていたとしても、ご本人以外が押印した書類は正しい承認・決裁の手順がなされていないからです。
こちらについては、不在時の対応を社内で取り決める必要があります。
一般的に部下や秘書に対して「分かったからハンコ押して回しておいて」と仰る承認・決裁者が多いですが、本来は「不在なので上位者（課長なら部長、部長なら担当役員など）の承認・決裁をお願いしておいて」と指示するのが正解です。
ただし、いずれにせよ貴社でルールを取り決める必要があります。

押印にしても署名にしても、それを行った時点で承認・決裁の責任を負うことになりますし、たとえ追認だとしても責任の一端を負っていることに変わりありませんので、ハンコの重みよりも承認・決裁した責任の重みを各位にご認識いただくことが大切です。

ちなみに、法人内で従業員・役員が業務上で実印の押印と印鑑証明の添付が求められることはありませんので、そういう意味ではハンコやサインの届け出は法規制に基づくものではなく、貴社内のご判断となります。

まえやんさん

> 例４）部長が出張中などで決裁ができない場合、直部下に代理で
> 　　　押印させているが、その部下には通常使用している印鑑とは
> 　　　別の印鑑を預けている。

記載の例4は、不正のもととなります。もし、資金に関するものであれば、部長の出張中に不正に支出したり、支出が伴う契約を結んでしまうなどがありえます。

どうしても、上席の不在時に必要な稟議や申請に対応するのでしたら、代行権限者を決めるように社内着規程で決めておき、決裁権限一覧などを作成し、管理しておくとよいでしょう。

以上　ご参考になるかどうか・・・。

まえやんさん

> 例４）部長が出張中などで決裁ができない場合、直部下に代理で
> 　　　押印させているが、その部下には通常使用している印鑑とは
> 　　　別の印鑑を預けている。

記載の例4は、不正のもととなります。もし、資金に関するものであれば、部長の出張中に不正に支出したり、支出が伴う契約を結んでしまうなどがありえます。

どうしても、上席の不在時に必要な稟議や申請に対応するのでしたら、代行権限者を決めるように社内着規程で決めておき、決裁権限一覧などを作成し、管理しておくとよいでしょう。

以上　ご参考になるかどうか・・・。

社内文書とのことなので、社内規定でいかように決めようといいのではと思いますが。

以前聞いた話で、多くある姓、例えば「田中」という上司と部下がいて、二人共三文判を使っていたところ、誤って部下が上司の押印位置に押してしまった。何らかの手違いでそのまま決済ルートにのってしまい、部下の押印がなくても上司が決済しているため、それで決済となった。悪気はなかったが、結果その部下は制裁の対象となった、というものです。

それ以後、その上司は作ってもらった印影とすることになったそうです。