相談の広場
現在の方法は、年次有給休暇等を取得する際に、会社所定の用紙によって届出をしていますが、ペーパーレス化を図る上で、メール機能による回覧メールを利用したいと考えています。
これは、申請者から取得期日(期間)や簡単な理由(詳細については特別求めない)を入力し送信することで、所属部署の職制(係長・課長・部長)を経由して最終的に総務へ連絡が来る仕組みになっています。
休暇届については、法で一年間の保存期間があることになっていますが、ペーパーレスなので紙ベースでは保存ができません。
メール形式やテキスト形式で保存することは可能ですが、このような保存形式でも問題はないのでしょうか。
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この答えにはなっていないのですが、「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」というのがありました。
これらが参考になるかどうかは、分かりません。
http://www.taxanswer.nta.go.jp/5930.htm
http://www.h7.dion.ne.jp/~will/page023.html
返信ありがとうございます。
二つの内容を確認させていただきましたが、休暇届は帳簿類とは異なるので、ニュアンスが違うように思われます。
法律に関する文章を読むのが得意ではないので、どうしても安易なものを探してしまうのですが、一年間という期限を知ったのは以下の内容によるものです。
http://haken.toyosogo.jp/article/13183477.html
ちょっと質問自体がまずかったかもしれません。
メールによる届出も印刷して保管すれば、特に問題にはならないと思われますが、印刷せずにファイル形式で、パソコンなりファイルサーバーで保管することはどうなのかというところが、一番気になっています。
ちなみに、勤怠管理をする勤務届出書には休暇についての記載部分があり、紙ベースで所定の期間保管をしていますが、両方を保管しておく必要はあるのでしょうか。
e-文書法が施行されて電子保存の対象となっております。
http://ebunsyo.livedoor.biz/
国税関係の帳簿(請求書や領収証)等については税務署に申請する必要がありますが、労基関係の帳簿に関して申請が必要なのかわかりません。
労働局に相談されたほう無難です。
ちなみに労基関係の帳簿保存は3年ですよ。
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