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労務管理

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休暇届の方法について

著者 Tommy さん

最終更新日:2007年06月29日 15:11

現在の方法は、年次有給休暇等を取得する際に、会社所定の用紙によって届出をしていますが、ペーパーレス化を図る上で、メール機能による回覧メールを利用したいと考えています。
これは、申請者から取得期日(期間)や簡単な理由(詳細については特別求めない)を入力し送信することで、所属部署の職制(係長・課長・部長)を経由して最終的に総務へ連絡が来る仕組みになっています。
休暇届については、法で一年間の保存期間があることになっていますが、ペーパーレスなので紙ベースでは保存ができません。
メール形式やテキスト形式で保存することは可能ですが、このような保存形式でも問題はないのでしょうか。

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Re: 休暇届の方法について

著者む・らさん

2007年06月29日 15:33

この答えにはなっていないのですが、「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」というのがありました。
これらが参考になるかどうかは、分かりません。

http://www.taxanswer.nta.go.jp/5930.htm
http://www.h7.dion.ne.jp/~will/page023.html

Re: 休暇届の方法について

著者Tommyさん

2007年06月29日 16:24

返信ありがとうございます。
二つの内容を確認させていただきましたが、休暇届は帳簿類とは異なるので、ニュアンスが違うように思われます。
法律に関する文章を読むのが得意ではないので、どうしても安易なものを探してしまうのですが、一年間という期限を知ったのは以下の内容によるものです。

http://haken.toyosogo.jp/article/13183477.html

ちょっと質問自体がまずかったかもしれません。
メールによる届出も印刷して保管すれば、特に問題にはならないと思われますが、印刷せずにファイル形式で、パソコンなりファイルサーバーで保管することはどうなのかというところが、一番気になっています。
ちなみに、勤怠管理をする勤務届出書には休暇についての記載部分があり、紙ベースで所定の期間保管をしていますが、両方を保管しておく必要はあるのでしょうか。

Re: 休暇届の方法について

著者む・らさん

2007年06月29日 16:44

私は休暇届も保存期間は「3年」だと思っていました↓

労働基準法第109条 
 使用者は、労働者名簿賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。
http://www.houko.com/00/01/S22/049.HTM#s12

Re: 休暇届の方法について

著者経理男さん

2007年06月29日 17:38

e-文書法が施行されて電子保存の対象となっております。
http://ebunsyo.livedoor.biz/

国税関係の帳簿(請求書や領収証)等については税務署に申請する必要がありますが、労基関係の帳簿に関して申請が必要なのかわかりません。
労働局に相談されたほう無難です。

ちなみに労基関係の帳簿保存は3年ですよ。

Re: 休暇届の方法について

著者Tommyさん

2007年07月02日 11:53

労働基準監督署に確認してみました。
結論は、3年間の保存ということでした。
また、メール形式の電子媒体での保存でも問題はなく、同様に3年間保存すれば大丈夫とのことでした。

返信いただいた方々には、いろいろとお教え下さりありがとうございました。

Re: 休暇届の方法について

著者ごんちゃんさん

2007年07月03日 15:16

> e-文書法が施行されて電子保存の対象となっております。
> http://ebunsyo.livedoor.biz/
>
> 国税関係の帳簿(請求書や領収証)等については税務署に申請する必要がありますが、労基関係の帳簿に関して申請が必要なのかわかりません。
> 労働局に相談されたほう無難です。
>
> ちなみに労基関係の帳簿保存は3年ですよ。

割り込んですみません。私も労基関係帳簿の保存年数について気にかかっていたのですが、退職金関係の帳簿は5年保存がのぞましいのでしょうか?時効が5年ですよね?(115条)

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