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代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

著者 amlc さん

最終更新日:2021年10月05日 16:17

11月15日付けで代表取締役と社名を変更することになりました。
取締役設置会社のため、このほど臨時株主総会で決定した内容です。

挨拶状の送付時期を調べると、代表取締役変更は変更(決定)後1週間以内。
社名変更は変更の1カ月前には送るのがマナーとあります。

代表取締役変更と社名変更のお知らせ」としての挨拶状は、
変更1カ月前、変更後1週間以内、どちらで送るべきでしょうか?

もし社名変更のマナーに合わせて変更1カ月前に送るべきという場合、
------------------------------------------------------------------------
さて 私こと
このたび11月15日付けをもって代表取締役に就任することに
なりました。また 同日付けで社名変更させていただくことと
なりました。今後ともより一層のご支援ご厚情を賜りますよう
お願い申し上げます
------------------------------------------------------------------------
という、新しく就任するものからの挨拶状
(差出人名:現社名・就任者の氏名)ではなく、
今の代表からの(後任は〇○になりますというような)挨拶状
(差出人名:現社名・現代表取締役 氏名)にするべきでしょうか?

何卒ご教示ください。よろしくお願い致します。

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Re: 代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

著者いつかいりさん

2021年10月06日 16:33

きまりがあるわけではありませんが、

これが本社移転ですと、御足労いただく方々に失礼がないよう、先手必勝です。今回、社名変更と代表者変更ですので、後出しにそろえてもだれかに迷惑になることはないでしょう。そうなると差出人は新社名(旧社名併記)新代表でしょうか。

あとは「~なりました」の繰り返しでなく、素養が感じられる文章をあみだすといいでしょう。

Re: 代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

著者amlcさん

2021年10月08日 21:07

いつかいり様

ご回答ありがとうございました。
代表者変更はともかく、社名変更についても、事後報告のあいさつ状発送で迷惑になることはないのですね。。。
そうなのであれば、あいさつ内容も新社長からの文面とし、文面に記載する差出人も、封筒の裏に記載する差出人も、いつかいり様の仰るとおり、新社名・新社長で良いので、悩みは一気に解決です!
ありがとうございました!

Re: 代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

こんにちは。

ご理解と思いますが、
代表者の変更の連絡は、株主総会後、取締役会等での決定により、登記なども行います。通例では、就任後一週間以内には、取引先等への郵送連絡などで行うことがほとんどです。
ご参考までに、Hp上でご説明されてます。

起業LOGHpより
社長交代の挨拶状はどう出す?出し方・出すタイミング・文例を紹介
https://kigyolog.com/article.php?id=189

社名変更連絡については、同様に総会後となりますが、まずは、関係省庁、監督官庁、金融機関、登記変更届など時間がかかることもあります。
通常は、登記変更届け出後となりますが、取引先連絡など時間がかかりますから、念のため総会前にはその手順を決めておくことが賢明です。

更に、取引先等への連絡には、契約書なども多数ありますから、相手先等には、添付できるフォームなども一緒に送付しておく事がいいでしょう。
変更日、社名、代表者名等記載しておくことが賢明です。

ソニービズネットワークス株式会社
Sony Biz Networks Corporation(英文表記)Hp
社名変更手続きの流れを解説
https://www.somu-lier.jp/column/rename-company-name/

今回、代表者変更、車名変更などが生じてますから、代表者印鑑、社名ゴム印等のへん区なども関係してますから、これらについても早期の対応が必要でしょう。

佐伯司法書士事務所Hp
商号(社名)変更した時に代表者印の改印は必要か
http://www.saeki-net.jp/article/15159317.html

社内で、秘書室、総務、経理、人事、営業担当者などとの連絡体制も必要でしょう。
わたしも、一度経験しましたが、特に取引先等への連絡、中でも売掛金回収振りこみなどに関しては、金融機関との連絡も充分にしておくことが必要です。
通常、口座番号は絵変更とはなりませんが、社名変更などで時間を要することもありました。

Re: 代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

著者amlcさん

2021年10月09日 12:14

安芸ノ国 様

とても詳しく、わかりやすいご説明ありがとうございます。
質問したこと以外にも関連することについてもご教示下さり、
参考サイトのURLまで載せて頂き、本当にありがとうございます。
早速、参考サイトもすべて確認させていただきました。

そのうえでさらに1点質問があります。
よろしければこちらもご教示いただけますと幸いです。

質問1
>挨拶状は「就任後1週間以内」
>社名変更の連絡については、「同様に総会後」
とのことですが、
その場合、
10/5に株主総会を開いて11/15付での就任・社名変更と決議した場合、
代取変更は「就任後」=11/15以降(1週間以内)
社名変更は「総会後」=10/5以降 になります。

社長交代と社名変更のお知らせとして1通の挨拶状で送る場合
1)就任後に合わせて、社名も変更後に送る11/15以降
2)決議された社名変更の総会後に合わせて、就任前に送る10/5以降
どちらの日に送ればよいのでしょうか?

ちなみに就任前だと文書や差出名などややこしくなってしまうので、
安芸ノ国様が教えて下さった参考URLサイトにも書いてある
「差出人は新社長の名前にする」ことができるよう、
社名変更も「○月○日に変更しました」と変更後に送って問題ないなら
そのようにしたいのですが...
安芸ノ国様ならいつ送られますか?

どうぞよろしくお願い致します。

Re: 代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

sci さん  こんにちは。

お話しの経緯ですが、社名変更と代表者変更の手続きですが、会社法上の手続きをふくことが必要となりますが、いかがですか。
下記の2点Hpを確認してください。
通常、社名変更、代表者変更については会社法需の手続きをふくことが求められます。
その中で、株主総会決議の必要事項として考えてみてください。
総会、10/5ですから、その時点で代表者の交代決議、ならびに社名変更決議を求めることが必要です。
通常、社長交代の挨拶状、社名変更の案内と分けて行うことが一番だと思います。

今や、社名変更案内などは情報誌、新聞で、総会終了後翌日などに掲載することがほとんどです。
また、自社Hpなども同様です。


≪社名変更≫手続き・
新たな社名が決まったら、まずは株主総会を開き定款の変更を行います。 定款の変更は特別決議事項となり、議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した株主議決権数の3分の2以上に賛成が必要となります。


リーガルメディア > 登記 > 役員変更 > 代表取締役はどうやって決める?選定方法を解説
https://legal-script.com/media/change-officer-18/#%E2%91%A1%E5%8F%96%E7%B7%A0%E5%BD%B9%E3%81%AE%E4%BA%92%E9%81%B8%E3%81%AB%E3%82%88%E3%82%8A%E9%81%B8%E5%AE%9A

Re: 代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

sci さん  こんにちは。

お話しの経緯ですが、社名変更と代表者変更の手続きですが、会社法上の手続きをふくことが必要となりますが、いかがですか。
下記の2点Hpを確認してください。
通常、社名変更、代表者変更については会社法需の手続きをふくことが求められます。
その中で、株主総会決議の必要事項として考えてみてください。
総会、10/5ですから、その時点で代表者の交代決議、ならびに社名変更決議を求めることが必要です。
通常、社長交代の挨拶状、社名変更の案内と分けて行うことが一番だと思います。

今や、社名変更案内などは情報誌、新聞で、総会終了後翌日などに掲載することがほとんどです。
また、自社Hpなども同様です。


≪社名変更≫手続き・
新たな社名が決まったら、まずは株主総会を開き定款の変更を行います。 定款の変更は特別決議事項となり、議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した株主議決権数の3分の2以上に賛成が必要となります。


リーガルメディア > 登記 > 役員変更 > 代表取締役はどうやって決める?選定方法を解説
https://legal-script.com/media/change-officer-18/#%E2%91%A1%E5%8F%96%E7%B7%A0%E5%BD%B9%E3%81%AE%E4%BA%92%E9%81%B8%E3%81%AB%E3%82%88%E3%82%8A%E9%81%B8%E5%AE%9A

Re: 代表取締役変更および社名変更の挨拶状送付時期と差出人について

著者amlcさん

2021年10月11日 12:22

安芸ノ国 様

こんにちは。
再度の質問にもかかわらず、ご丁寧なご説明ありがとうございました。
社長交代のあいさつ状と社名変更の案内を分けて行うこと、検討してみます。
いろいろと勉強になりました。
どうもありがとうございました!!!!

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