誓約書について

こんにちは

書類の保管期限は社内で、書類ごとに決めた方が
良いでしょうね。

>期限がない場合の法的な解釈
社員との機密保持契約書は、退社後もその必要がある点を
理解させるのに必要ですが、法的な制約力はもともと
あまり強くありません。
期限があろうと、無かろうと、情報として公知になったり
一般化すれば機密自体が無くなります。
契約に有効性を持たせるには、むしろ機密の範囲を明示し
期間を限定するべきです。　これらが明確でない
機密保持契約は、大きいが粗い網のようなものです。
詳細の定めがないと却って機密や期間の勝手な解釈を
許容することになり有効性が低くなります。
内容が広すぎて期限が無い場合で公序良俗に反すると
判断されれば、契約自体が無効となる危険があります。
（網が大きすぎると破れて意味がなくなる）

また期限を定めるのは、書類を適切に管理したり、
個人情報保護の観点で定めることが望ましいと思います。
当社はＩＴ業界で動きも早いので、期限を退社後１年と
しています。（一般には２，３年が限度と思います）

> 身元保証証
退社後も管理する必然は何でしょうか？
それにより期限を定めたら如何でしょうか。
当社の場合は、個人情報保護の観点からも、
不要となった機密情報として、退社後にシュレッダーに
かけています。
不要な個人情報は、万一漏洩すると問題になりますので、
適切な時期に破棄するのが、情報管理には一番良いと
思います。

身元保証書についてですが、
「身元保証に関する法律」があり、身元保証人を保護する趣旨で次のような規制があります。
身元保証書は有効期間の制限があり、
定めがなければ3年、定める場合でも5年を超えてはなりません。
また自動更新は不可で、更新する場合は再度身元保証書を提出してもらう必要があります。
したがって、期限を定めておらず再提出もさせていない場合、
実際には3年経過した時点ですでに無効になっているということですよ。
5年以下の期限をしっかり定め、期間到来時に再度書類を提出させるようにしたほうがいいでしょう。
ちなみに、弊社では5年ごとに書類を提出させています。

【参考】
http://www.toda-office.jp/cgi-bin/toda-office/sitemaker.cgi?mode=item_detail3&page=page3&category=0&no=6&user_id=&user_pass=

機密情報保護誓約書については明確な有効期限のようなものは規制されていないと思いますが、
もし訴訟というようなことになった場合は、その内容が公序良俗にてらして妥当と言えるものかどうかが判断されます。
たとえば、機密情報保護のために無期限で同業他社への再就職を禁止するようなものは、
たとえ誓約書に書かれていても無効です。
労働者には職業選択の自由があるため、不当に長い期間を設定すると、
この労働者の権利を侵害すると見なされるためです。
逆に、じゃあどのくらいなら平気かということになると、
その人の役職や機密の内容、業界によっても違ってくるでしょうから、
ケースバイケースで、一概に何年ということはできないと思います。

Maria様

ありがとうございました。
参考にさせていただきます。